5 טיפים לעבודה סופר יעילה עם אאוטלוק

רובנו משתמשים במיקרוסופט אאוטלוק ומתעצבנים עליו בכל הנוגע לכמות המיילים והפגישות. אם נזכור שמדובר בכלי שרק דורש התאמה אישית לדרך העבודה הנוחה לנו, נוכל ליהנות ממנו ולהעלות את הפרודוקטיביות. איך בדיוק? הנה 5 טיפים חשובים

 eclipse_images/ Getty Images Israel

צלם/תמונה: eclipse_images/ Getty Images Israel

מאת ארז מורביה

בעבודה היומיומית רובנו משתמשים במיקרוסופט אאוטלוק ועושים זאת לשני דברים עיקריים: קריאת ושליחת אימיילים וקביעת ישיבות. אלה שני אספקטים חיוניים בעבודה שלנו, אך לא פעם הם גם מקור כל העצבים שלנו – כולנו מתלוננים על כמות האימיילים וכולנו מתלוננים על כמות הישיבות. אבל בזה האאוטלוק כבר ממש לא אשם, והוא אפילו יכול להקל עלינו, גם אם במעט, את התפעול היומיומי.

איך עושים את זה? קודם כל צריך לראות באאוטלוק כלי עבודה, כזה שצריך להיות מותאם לדרך שבה הכי נוח לנו לעבוד, וזה מתחיל בדברים בסיסיים כמו איזה מידע מוצג איפה. בשביל להעלות את הפרודוקטיביות של העבודה שלנו ולהפוך אותה לקלה ונוחה יותר, חשוב שהמידע הרלוונטי עבורנו יהיה נגיש, אך לא פחות חשוב מזה – שהמידע שאינו רלוונטי לא יהווה מכשול. כלומר, שלא יסיט את תשומת הלב שלנו מהעיקר, ושיפסיק לתפוס מקום חיוני.

איך מתחילים ואילו פעולות הכי חשוב לעשות כדי לשנות לטובה את חוויית המשתמש במיקרוסופט אאוטלוק? הכנו לכם 5 עצות טכניות שיכולות להפוך את העבודה היומיומית לקצת יותר נעימה. יש לכם בעיות או פתרונות משלכם? שתפו אותנו בתגובות.

1. תצוגה ימנית של חלונית האימייל (Reading Pane)

מיקרוסופט אאוטלוק מגיע עם תצוגה תחתית (Bottom) כברירת מחדל. בתצוגה זו יש שני חסרונות עיקריים: הראשון, מספר המיילים שאנו רואים מתפרש על שטח של חצי מסך (שהרי החצי התחתון מוקדש לתוכן המייל); השני, המייל שמוצג במסך התחתון מראה מידע מאוד מינימלי, אך מתפרש על חצי מסך.

לרוב המיילים מכילים שורות קצרות, ולכן מעבר לתצוגה ימנית (Right) מכפיל את מספר המיילים שאנו יכולים לראות, משום שכעת אזור ההודעות מתפרש לכל אורכו של המסך. אמנם הרוחב מצטמצם פי שניים, אבל הוא מספיק כדי לראות את כותרת המייל. בנוסף, תוכן המייל גדל כך שאפשר לראות במה מדובר גם אם לא זוכרים בדיוק מהכותרת. השטח של חלונית הקריאה נשאר פחות או יותר אותו הדבר, ורק העובדה שהחלונית מתפרשת לאורך ולא לרוחב עושה את השינוי.

2. סידור מיילים לפי נושא (Group by conversation)

ברירת המחדל היא סידור של מיילים לפי תאריך וללא קיבוץ, ורובנו לא טורחים לשנות את זה. החסרונות העיקריים של השיטה הזו הם שאנחנו רואים מיילים מאותו נושא שיחה בשורות נפרדות וכך רשימת המיילים המוצגת קטנה יותר; וגרוע מכך, הזה מעלה את הסיכוי שנענה על מייל שאינו האחרון באותו נושא שיחה. לפעמים אנו קוראים מייל ורוצים להגיב אליו מיד, אך תצוגת ברירת מחדל גורמת לכך שאנו לא יודעים שיש המשך התכתבות שעוד לא קראנו. התוצאה היא מענה על מייל ישן שכולם כבר קראו והגיבו לו, ורק אתם הופכים לעצלנים לא רלוונטיים שנזכרים מאוחר מדי. הפתרון פשוט – סדרו את המיילים שלכם לפי קיבוץ על פי נושא (group by conversation).

3. צביעת האימיילים לפי חשיבות

התיישבנו ליד המחשב ומולנו 50 מיילים שמחכים בסבלנות שנקרא אותם. יש לנו רק רבע שעה לפני הישיבה הבאה, או שבדיוק סיימנו ישיבה מתישה ואין לנו כוח נפשי ליותר מ-10 מיילים. אילו מהם נקרא קודם? בחירה בסדר אקראי של מהישן לחדש או להיפך לא מבטיחה שנעבור על אלה החשובים והדחופים ביותר.  כדי לקרוא מיילים לפי סדר חשיבות אנו צריכים קודם כל להחליט מה הוא מייל חשוב. כלל האצבע שלי הוא שהמיילים הכי חשובים הם אלו שבהם אני נמצא לבד ברשימת ה”אל” (To), מהעובדה הפשוטה שאף אחד לא יענה על האימייל הזה מלבדי (ובסוגריים אציין שזה נכון רק אחרי שסיננתם ספאם), ולכן מומלץ לצבוע אותם בצבע שונה ובולט.

4. עבודה רציפה

מיקרוסופט אאוטלוק שולח התראה בכל פעם שמייל חדש נכנס לתיבה, ומסיט את תשומת הלב מהמשימה שעליה אנחנו עובדים כרגע. לכאורה, זו בסך הכל התראה שאינה מזיקה, אבל למעשה מדובר באחד הדברים ההרסניים ביותר לעבודה יעילה.

עבודה יעילה היא עבודה רציפה וממוקדת על משימה אחת. כאשר מפריעים לנו באמצע, הזמן הממוצע לחזור למיקוד ותפוקה הוא בערך 20 דקות (ליתר דיוק 23 דקות ו-15 שניות). נכון, אם לא התפתינו לפתוח את המייל ולענות עליו נוכל לחזור מהר יותר, אבל תהיו כנים עם עצמכם – כמה פעמים פתחת וקראתם אותו, כמה פעמים הצלחתם לא לפתוח אבל המשכתם לחשוב עליו, כמה התראות כאלה יש לכם בשעה? אז יותר או פחות מ-20 דקות, זה כבר לא משנה – העבודה שלנו הופרעה וייקח לנו זמן לחזור למיקוד מלא.

מה עושים? זוכרים שמייל הוא מדיום offline ושיש המון אפשרויות למי שרוצה להשיג אותנו ע-כ-ש-י-ו: טלפון, וואטסאפ, צ’אט, שיחת פנים אל פנים. בטלו את ההתראה הוויזואלית (desktop alert), ומומלץ גם לבטל את ההתראה הקולית (play a sound) ואת כל שאר סוגי ההתראות (שינוי סמן העכבר והוספת צלמית מעטפה).

5. שימוש בתיקיות חיפוש (search folders)

אם התגובה הראשונה שלכם היא “מה זה בכלל תיקיות חיפוש?”, יש סיכוי שאתם עומדים לחוות כאן מעין קסם. טוב, אולי קצת הגזמתי עם קסם אבל בהחלט טיפ מגניב ושימושי.

נתחיל בתיאור סיטואציה קצרה: קיבלתי מייל שאני צריך לדבר עליו פרונטלית עם המנהלת שלי, אבל היא עסוקה כרגע ואני לא רוצה להפריע לה. מה עושים? בדרך כלל כלום ואז שוכחים. צעד מתקדם יותר (אם כי גם הוא שייך בערך לתקופת האבן) הוא לרשום על פתק ולקוות שלא יאבד, או על פתק דיגיטלי ולזכור להסתכל בו. בינתיים אותו המייל מקבל תגובות משאר הנמענים והוא הפך רלוונטי גם לקולגה שעוד לא הגיע למשרד, אז כעת צריך לעדכן את המידע בפתקים ולפתוח חדשים עבור הקולגה.

במקרים כאלה מיקרוסופט אאוטלוק יכולה לפתור את הבעיה עם אפשרות שנקראת search folders (תיקיות חיפוש בתרגום חופשי). מדובר בתיקייה וירטואלית שמכילה מיילים (או למעשה הצבעות על אימיילים) לפי תבנית חיפוש שאנו מגדירים מראש.

למשל, כל המיילים שעליהם צריך לדבר עם המנהלת יכולים להיות זמינים במקום אחד (בתיקיית חיפוש), כדי שלקראת הפגישה השבועית איתה ניתן יהיה לעבור עליהם בנוחות. כל שצריך לעשות הוא להגדיר תיקיית חיפוש, לדוגמה בשם “המנהלת שלי”, ולתייג את המיילים הרלוונטיים בתג “לדון עם המנהלת” (אאוטלוק מאפשרת לנו ליצור תגים ככל שנרצה, בטקסט חופשי). כל המיילים שתויגו יופיעו באופן אוטומטי בתיקיית החיפוש “המנהלת שלי”, אך יישארו במקומם הפיזי בתיבת הדואר.

אם אחרי הפגישה השבועית פתרנו חלק מהבעיות וכעת יש שם מיילים מיותרים, פשוט מסירים את התיוג והמייל לא יופיע יותר בתיקיית החיפוש. חשוב להדגיש, הוא לא נמחק ולא שינה את מיקומו הפיזי, אלא פשוט לא מופיע יותר בתיקיית החיפוש (מכיוון שאינו עונה על קריטריון החיפוש). אגב, מייל יכול להופיע בכמה תיקיות חיפוש במקביל, זה תלוי רק במספר התיוגים שהצמדתם לו.

הכותב הינו מנהל פיתוח בחברת Avaya

המשרות הכי שוות בהייטק מחכות לכם ב-Geetime Insider

כתב אורח

אנחנו מארחים מפעם לפעם כותבים טכנולוגים אורחים, המפרסמים כתבות בתחומי התמחות שלהם. במידה ואתם מעוניינים לפרסם פוסט בשמכם, פנו אלינו באמצעות טופס יצירת קשר באתר.

הגב

8 Comments on "5 טיפים לעבודה סופר יעילה עם אאוטלוק"

avatar
Photo and Image Files
 
 
 
Audio and Video Files
 
 
 
Other File Types
 
 
 
Sort by:   newest | oldest | most voted
ניר
Guest

כתבה מצוינת! ישר כח

משה
Guest

עוד הצעות.
1. לסגור את האאולוק, כמה פשוט, לכמה שעות כדי להתרכז בעבודה.
2. לפתוח את האאולוק כברירת מחדל בלוח השנה.

ארז
Guest

אני מסכים עם הכיוון במובן הזה שלא צריך להסתכל כל הזמן על האימיילים. צריך להסתכל בעיקר בבוקר ולפני היציאה היציאה הביתה. במהלך היום להסתכל בין משימות/ישיבות.

Haim Behar
Member

כתבה יפה, סעיף 3 – Conditional formatting

אלון
Guest

עזבתי את אוטלוק לטובת ג’מייל לפני כמה שנים וכל יום אני מברך על השינוי

ארז
Guest

אני משתמש גם וגם. אתה יכול לשתף מהם הדברים העיקריים שאתה אוהב בג’ימייל לעומת אאוטלוק?

אורח
Guest

עדיף שהכותב יתרכז בבגים שיש במתגים של avaya מאשר יציע הצעות יעול באווטלוק..

Yatz
Guest

אחלה יציאה

wpDiscuz

תגיות לכתבה: