המדפסות החדשות: ארגונים כבר לא צריכים להוציא הרבה כסף יותר

מכונות גדולות, החלפות נשנות של טונרים ומחסניות ואי ידיעה מי מדפיס וכמה הן נחלת העבר. היכולות של המדפסות המודרניות מאפשרות תחזוקה קלה ויעילה יותר לצד חיסכון בעלויות

printing, savings

צלם/תמונה: Image Source/ Getty Images Israel

מאת שרון שפר

העידן הטכנולוגי בו אנו חיים מספק לנו כלים נוחים מאי פעם לחיסכון בזמן ובמשאבים. המשרד המודרני משופע באמצעים טכנולוגיים רבים שמטרתם לייעל את תהליכי העבודה ולאפשר לצוות העובדים תנאים אופטימליים לעמידה במטלות השוטפות, ואכן מנהלים העוסקים בתחום מבינים כי בין העיסוק השוטף באבטחת מידע, סוגיות תקשורת וענייני תוכנה, לא נפקד מקומו של מערך ההדפסה בארגון.

למרות שהתלונה המתסכלת ביותר כנראה היא תקלה בהדפסה רגע לפני פגישה או דיון חשוב, קצב הדפסה מהיר הוא אלמנט קטנטן ביחס למה שמדפסות מודרניות יודעות להציע לארגונים וחברות. המדפסות החכמות של כיום כבר משתלבות עם שירותי הענן ומאפשרות חיסכון משמעותי בהוצאות העסק, וטרנדים חדשים הקשורים בניהול משאבי ההדפסה והקפדה על הדפסה ירוקה משנים את האופן בו מתייחסים העובדים למשאב הנפוץ הזה ומוזילים משמעותית את השימוש השוטף.

ולמרות זאת, לרוב החברות הגדולות פשוט אין מושג כיצד מתנהל תהליך ההדפסה – מי מדפיס, מה מדפיס וכמה? תארו לעצמכם ארגון גדול, שבכל קומה פזורות ארבע או חמש מדפסות המשרתות עשרות או מאות עובדים. פרט לקנייה מופרזת של טונרים, עולים גם השימוש העודף בנייר, הבלאי המוגבר של חומרה ושעות העבודה נוספות של צוות ה-IT המטפל בנושא.

ועדיין זה לא מפתיע – ניהול נכון של משאבי ההדפסה בארגונים ובחברות אינה עניין פעוט. ברמה התפעולית נדרש עיסוק בהגדרת משתמשים, התקנת דרייברים ועדכונם וטיפול בשרתים הרלוונטיים. לעומת זאת, המעבר לשימוש בשירותי הדפסה מודרניים הופך את התחזוקה לפשוטה יותר ומוביל לחיסכון המורגש היטב בשורת ההוצאות.

המצב הזה הביא חברות רבות לקבל החלטה שהן מנהלות כהלכה את מערך ההדפסה בארגון. הן הזמינו מומחה שהעריך את המשאבים המושקעים בעניין, וקיבלו פירוט מסודר של מספר המדפסות ואופן השימוש בהן, וכן המלצה לבחירה של מדפסות המתאימות לצרכים הנקודתיים. חשוב לזכור שתחזוקת מדפסות אינה מסתכמת רק בתחזוקה פיזית ובפתרון בעיות רשת למיניהן, ולכן מומלץ לבחור בפתרון המסוגל להנפיק דו”ח שמפרט את הרגלי השימוש ואת העלויות הכרוכות בו. כך יכולים אנשי המקצוע לקבל תמונת מצב עדכנית וקבועה ולקבל החלטות הנוגעות לרכש ולתחזוקה השוטפים.

לפנות מקום ולייעל את העבודה

איפה עוד אפשר לחסוך בעלויות ולהקל על התחזוקה? למדפסת משולבת רב תכליתית אחת יכולה וצריכה להחליף שתיים או שלוש מדפסות מן הדורות הקודמים. כך חשבון החשמל מצטמצם ומתפנה מקום נוסף במשרד. רוב המדפסות החדשות גם מצוידות במנועי הדפסה מתקדמים, המפחיתים משמעותית את השימוש במתכלים ומצמצמים את ההתעסקות במחסניות דיו למשל.

בנוסף, שימוש נכון בתוכנות ייעודיות ובממשקים אפליקטיביים המוצעות על ידי היצרנים משנה לחלוטין את הרגלי ההדפסה בארגון. מיפוי המדפסות וניהול המשאבים שלהן משתלב עם יישומים ארגוניים נוספים דוגמת מערכות לניהול לקוחות ולתכנון עסקי (CRM+ERP) וניהול מסמכים ודואר. אחד התוצרים הבולטים הוא היכולת לאתר טכנולוגיות ישנות ובזבזניות כמו משלוח פקסים או שכפול מסמכים ובמקביל תורם גם לאבטחת המידע.

ופן נוסף שמקל על העובדים והופך את העבודה עצמה ליעילה ופשוטה יותר הוא העובדה שכבר לא צריך להיות ליד המדפסת כדי להדפיס. מסמארטפונים, מכשירי טאבלט ומחשבים ניידים. ההתפתחות המהירה של שירותי הענן מאפשרת לחלוק מסמכים המיועדים להדפסה עם מכשירים אחרים ועם משתמשים שונים ולהדפיס מכל מקום, בכל זמן, מכל מכשיר וכל סוג של מסמך. במקביל, הקבצים שנשלחים ישירות להדפסה מהענן לא תופסים נפח מיותר של זיכרון במכשירים שלנו או בשרתי החברה.

Avatar

כתב אורח

אנחנו מארחים מפעם לפעם כותבים טכנולוגים אורחים, המפרסמים כתבות בתחומי התמחות שלהם. במידה ואתם מעוניינים לפרסם פוסט בשמכם, פנו אלינו באמצעות טופס יצירת קשר באתר.

הגב

2 תגובות על "המדפסות החדשות: ארגונים כבר לא צריכים להוציא הרבה כסף יותר"

avatar
Photo and Image Files
 
 
 
Audio and Video Files
 
 
 
Other File Types
 
 
 

* היי, אנחנו אוהבים תגובות!
תיקונים, תגובות קוטלות וכמובן תגובות מפרגנות - בכיף.
חופש הביטוי הוא ערך עליון, אבל לא נוכל להשלים עם תגובות שכוללות הסתה, הוצאת דיבה, תגובות שכוללות מידע המפר את תנאי השימוש של Geektime, תגובות שחורגות מהטעם הטוב ותגובות שהן בניגוד לדין. תגובות כאלו יימחקו מייד.

סידור לפי:   חדש | ישן | הכי מדורגים
תומר
Guest

הכתבה (סליחה, מודעה פרסומית) הכי משעממת שקראתי פה אי-פעם, מאז שהתחלתי לקרוא.

תומר
Guest

הכתבה בחסות Brother

wpDiscuz

תגיות לכתבה: