מקסימום פרודוקטיביות במינימום זמן: 5 טיפים לניהול זמן יעיל יותר

יש לכם המון עבודה ואתם כל הזמן מרגישים שהזמן הולך לכם לאיבוד? הנה 5 אסטרטגיות לניהול זמן שכדאי לכם מאוד להכיר

קרדיט צלם\תמונה: Flashpop, Getty Images Israel

מאת איתי גל

המיתוס של גלובליזציה ועולם ללא גבולות קורם עור וגידים כשאנחנו נכנסים למחצית השניה של שנת 2017. טכנולוגיות תקשורת בין-צוותית וניהול משימות משנות לחלוטין את המשחק ומביאות איתן פלטפורמות אדירות כמו JIRA, Asana ו-Trello לניהול משימות, ופלטפורמות כמו Hangouts, Slack ו-Zapier לצ’אט מיידי ושיח קבוצתי.

אף על פי שטכנולוגיות אלו נועדו להפוך אותנו לפרודוקטיביים יותר, לפתע הרבה יותר קל לחברי הצוות והלקוחות “לגנוב” לנו זמן במהלך היום ובצורה לא מתוכננת. אם זו תיבת הדוא”ל המפוצצת, הכישלון בתעדוף משימות או כמות האינפורמציה האדירה שאנחנו צורכים, מנהל טוב חייב סט של כלים ואסטרטגיות כדי לחסום את הרעש המיותר ולהתרכז בחסכון זמן ובעשייה ממוקדת.

בין אם אתם מחפשים להתחיל את הקריירה שלכם כמנהל מוצר או מחפשים טכניקות להעצים את הפרודוקטיביות ולדחוף את היכולות שלכם כמנהלים לשלב הבא, הנה כמה אסטרטגיות וכלים שכנראה תרצו ליישם:

1. פארטו ועיקרון החלוקה (80/20)

וילפרדו פארטו היה כלכלן וסוציולוג והשפעתו הורגשה בעיקר בחצי הראשון של המאה ה-20. פארטו עסק בחקר התפלגות ההכנסה וקבלת החלטות ומחקריו סייעו לגיבוש תחום המיקרו-כלכלה. במהלך מחקרו על הכלכלה הפוליטית קבע עיקרון שלימים נשא את שמו – “חוק פארטו” או עיקרון ה-80/20 שבהתגלמותו, שימש לתיאור חלוקת ההכנסה בחברה: 80% מההכנסות והעושר בידי 20% מהחברה.

היופי בנוסחה היא שהיא ישימה כמעט בכל אופן בחיים, ואנחנו משתמשים בה גם בתחומי הפיתוח והניהול. כשנתקלתי בחוק פארטו לאחר יום ארוך בו עבדתי 15 שעות, מותש ומתוסכל מעודף העבודה הבלתי נגמר, ניסיתי להבין אילו 20% מהמשימות גובות לי 80% מהזמן. אפשר להשתמש בטריק הזה גם במדדים שונים כמו: אילו 20% מהמיילים מלקוחות גובים לנו 80% מהזמן? גם כאשר אנחנו מבצעים הערכות למשימות ועוברים לבנות את תתי המשימות, אפשר לנסות ולהבין אילו 20% של תתי משימות לוקחות למתכנת 80% מזמן בפיתוח. מנהל חכם משתדל לצמצם ככל שאפשר את עיסוקו במוקדי בזבוז הזמן, מה שמפנה לו כמויות אדירות של זמן להתעסק במה שבאמת חשוב.

2. חוק פרקינסון

חוק פרקינסון הוא ספר שיצא לאור בשנת 1957 על ידי היסטוריון בשירות המדינה הבריטית. פרקינסון מדגים באופן הומוריסטי כי “העבודה מתרחבת באופן כזה, שהיא מנצלת את כל הזמן המצוי לשם ביצועה”. כלומר, ככל שנקציב למשימה יותר זמן, כך היא תמרח ותצמח ותתפוס את כל הזמן שהוקצב להשלמתה. זוכרים שהיינו משאירים את הסמינר לרגע האחרון לפני ההגשה, ואז, באופן קסום מספיקים לכתוב את הכל ביום שלפני? אם נקציב שבוע לביצוע משימה, אנחנו באופן שרירותי נוסיף ארבעה ימים של מחקר לא אפקטיבי וביצוע מזדחל למשימה של יום בודד.

א. הגבילו את המשימות לאלו החשובות ביותר (20/80).

ב. הגבילו את זמן ביצוע המשימות בכדי לבצע את המשימות החשובות ביותר בזמן הקצר ביותר (פרקינסון).

3. חיסול שודדי הזמן מתחיל בתיבת הדוא”ל

בדקו מיילים פעמיים או שלוש ביום. צמצמו את הזמן המבוזבז בבהייה אינסופית בתיבת הדוא”ל ל-11:00 בבוקר, 13:00 בצהריים ו-16:00 אחה”צ. אל תענו למיילים כשאתם מגיעים בבוקר למשרד. במקום, סיימו את המשימה החשובה ביותר לפני 11:00 כדי להימנע מלצאת לארוחת צהריים או קריאה ושליחה של מיילים כאמצעי למשיכת זמן ודחייה של משימה. מפחדים מתגובת הלקוח/מנהל? הרבה יותר קל להתנצל מאשר לבקש רשות. כדי להטמיע בקלילות את דרך העבודה היעילה והאפקטיבית שאתם סוללים, שלחו מייל כמענה אוטומטי בשבוע הראשון בשעות שבהן אתם לא בוהים ללא תכלית בתיבה וציינו כי היעדרותכם הזמנית נעשית לאור עומס רב ולצורך ייעול ושיפור המענה והשירות. השאירו את הנייד למקרים דחופים.

4. קיבוץ משימות או – משימות בסיטונאות

כשהמוכר מזמין בקבוקי משקה מחנות המשקאות, הוא משלם על כל בקבוק, כולל משלוח, כחצי מהסכום שעולה לנו אותו הבקבוק בדיוק בחנות המשקאות. קוראים לתופעה הזו “Economy of Scale”, או בקיצור, עלות היצור והמשלוח קטנה ככל שההזמנה גדולה יותר. נתקלתי בתופעה לראשונה במהלך כתיבת דוחות שעות חודשיים ללקוחות ולמנהלים. במקום לקבץ את העבודה על כל הדוחות ליום אחד או למספר שעות, הייתי כותב דו”ח אחד ביום במהלך כל השבוע. בדיעבד, עלות הזמן שלקח לי כל פעם להגיע לתיקייה הנכונה, לשכפל את הדוח הקודם ולנווט בתוכנת ניהול הזמנים שאני משתמש בה למעקב הוכפלה כאשר ביצעתי את הפעולות האלו בכל יום מחדש. היגיון זה מתקשר לנקודה הקודמת של מענה מרוכז על מיילים. יש עלות “הקמה” ממוצעת לכל משימה וביטול החזרה עליה יחסוך לכם זמן יקר רב.

5. אוטומציה – להסיר את עצמך מהמשוואה

כל יזם יודע שהדרך המהירה ביותר למעלה היא התאמה לקנה מידה. בכדי להתאים את עצמך לקנה מידה גבוה תצטרך לייצר את היכולת העצמית לקבל עומס גדול יותר של משימות. הדרך הקלה ביותר להדגים את התופעה היא עמוד ה-FAQ בו אנו נתקלים בהמון אתרים היום. עמוד השאלות והתשובות חוסך למנהל המוצר ולצוות התמיכה כמות עצומה של מיילים ואפילו שיחות טלפון. דוגמא נוספת, היא כתיבת משימות ומסמך בדיקות. כתיבת המשימה בצורה שבה גם המתכנת יבין את הדרישה, וגם ה-QA יבין את מהות הבדיקה חוסכת לכם את ההדרכה הכפולה שתצטרכו לעשות בכל שלב. שווה להשקיע עוד דקה בניסוח, לא? כשאתם פונים לביצוע משימה, קחו צעד אחורה ותשאלו את עצמכם איך ניתן לבצע את המשימה בצורה שתחסוך לנו זמן בהמשך.

הכותב הינו מנהל פרויקטים בחברת CodeOasis, המתמחה במתן שירותי תוכנה בתחומי הדיגיטל ומערכות מידע

כתב אורח

אנחנו מארחים מפעם לפעם כותבים טכנולוגים אורחים, המפרסמים כתבות בתחומי התמחות שלהם. במידה ואתם מעוניינים לפרסם פוסט בשמכם, פנו אלינו באמצעות טופס יצירת קשר באתר.

הגב

Be the First to Comment!

avatar
Photo and Image Files
 
 
 
Audio and Video Files
 
 
 
Other File Types
 
 
 
wpDiscuz

תגיות לכתבה: