10 טיפים שיהפכו אתכם למאסטרים בפגישה-מרחוק עם Zoom

למי שלא מכיר (באמת?) זום היום נחשבת לשירות הפופולארי בעולם לפגישות מרחוק מבוססות-ענן. אבל יש לא מעט טיפים שאנשים לא מכירים ויכולים לשנות דרמטית את הדרך שבה אתם נפגשים עם אנשים מרחוק. נתחיל?

1. תעלו לפגישה 5 דקות לפני בשביל לבדוק את עצמכם

כמו שאף פעם לא תיכנסו לחדר עם סלוטייפ על הפה, או מסיכה של פאוור רינג׳רס על הפנים, תחשבו כמה זה מביך להיכנס לפגישה, ולבזבז זמן יקר על זה שהמיקרופון או המצלמה לא עובדים. הפתרון: תקדישו 5 דקות לפני שאתם עולים לפגישה וירטואלית לעשות בדיקה למיקרופון ולמצלמה. ברגע שלחצתם על לינק הפגישה, זום מאפשר לעשות בדיקת ציוד בשביל לראות שהכל עובד כמו שצריך. הכי אפקטיבי זה בדיקת תקינות המיקרופון. דרך המערכת אפשר להקליט כמה שניות דיבור ולראות שבאמת הכל עובד חלק.

2. לשים מייקאפ על הפנים.

הולכים להגדרות –> Touch Up My Appearance

כל פעם שאני מראה את הפיצ׳ר הזה למישהו, התגובה תמיד זה ״ואוו״. אז מסתבר שזום מאפשרת לעשות טאצ׳-אפ קטן על הפנים. מאד רלוונטי אם קמתם עייפים לפגישה או שסתם אין לכם כוח להתאפר. זו אגב הסיבה למה אני לא נפגש עם אנשים במציאות (ששש… שלא יידעו).

3. להיראות כאילו אתם במשרד

הולכים להגדרות וידיאו –> Virtual Background

דיברתי על זה פעם, אבל זה תמיד מוכיח את עצמו כאחד מהפרו-טיפים הכי טובים בזום, ורלוונטי לכאלה שבבידוד. אז מסתבר שאפשר להחליף את הרקע שלכם מאחורה מבלי לקנות מסך ירוק. דרך ההגדרות של זום אפשר לעלות רקע וירטואלי לאיזה רקע שתרצו. תחביאו את הבלאגן שיש לכם בבית על ידי הוספת רקע של מה שתרצו. אני הכי אוהב להחליף את זה לרקע של משרד אמיתי, אבל אפשר להשתעשע במה שנראה לכם נכון. הכי טוב זה רקעים ברזולוציות של 1920×1080. הכי קריפי זה לצלם תמונה של המשרד ואז להחליף את זה בתור רקע וירטואלי לשיחה. זה נראה כאילו אתם שם, אבל בעצם אתם בבידוד מהבית.

4. לשתף יותר מהמסך.

אז מסתבר שיש לא מעט אפשרויות לשיתוף מסך משיתוף הרגיל שמאפשר לצד השני לראות על מה אתם עובדים, עד לשיתוף המסך של הטלפון שלכם דרך האוויר בלבד (Wifi), וגם דברים מגניבים יותר כמו שיתוף הסאונד של המחשב שלכם (אם בא לכם לעשות הפסקת ריקוד עם קולגה מהצד השני, וגם שיתוף ״לוח-לבן״ המאפשר לכם לצייר ולקשקש על לוח לבן כמו במשרד. השותף שלי ואני משתמשים ב-Miro בשביל לעשות סשן בריינסטורמינג יותר אפקטיבי.

5. לדעת אם מישהו לא איתך בפגישה

בהגדרות של זום אפשר להפעיל את Attention tracking ולהנות ממלשינון שמראה לכם האם מישהו לא איתכם ברגע שאתם משתפים מסך. תתארו לכם ששיתפתם עכשיו מסך אבל אחד מהמשתתפים עבר לאפליקציה אחרת ולא נמצא איתכם. אז מסתבר שזום יכול להתריע אם מישהו לא נמצא איתכם בזמן שיתוף מסך ליותר מ-30 שניות. הגדרות מתקדמות –> Attention tracking on (בפגישה תראו אייקון בצורה של שעון ליד המשתתף).

6. לשלוח למישהו פתק סודי.

לא הרבה מכירים אבל אפשר לשלוח פתק סודי דרך הצ׳אט של זום. זה אומר שאם אתם בפגישה עם קולגה שלכם ועוד לקוח, אפשר לרכל עליו דרך הצ׳אט. נכון, צריך להיות מאד זהירים עם זה ולראות שאתם באמת שולחים הודעה ״פרטית״ ולא לכל המשתתפים בצ׳אט.

7. להקליט את השיחות

זום מאפשרת להקליט את כל השיחות ישירות למחשב. זה מעולה אם בא לכם לחיות מחדש פגישות או בשביל סיכומי פגישות לאחר מכן. בהגדרות אפשר לשנות את זה להקלטה אוטומטית כברירת מחדל.

8. לתמלל את כל השיחה

אני משתמש ב-Descript ומעלה את קובץ האודיו שהקלטתי מהשיחה בזום ישירות לתוך האפליקציה. תוך 5 דקות זה מתמלל לי שיחה מלאה (באנגלית בלבד) ובקלות אני יכול לשאוב מזה מטלות להמשך.

9. להתקין את התוסף של זום לגוגל קלנדר

התוסף של זום לגוגל קלנדר מאפשר להוסיף לקלנדר שלכם לחצן יעיל, שמאפשר להפוך את אירוע הקלנדר לפגישת זום וירטואלית בשניות (במקום להעתיק כל הזמן את הלינק לתוך האירוע). להורדת התוסף.

10. בונוס: לחגוג יומולדת בזום

מסתבר שאפשר לערוך אירועים יחסית גדולים בגרסה החינמית של זום. פשוט לשנות את תצוגת הגלריה בהגדרות ל-״עד 49 משתתפים״ ואז אפשר לראות את כולם על המסך. אני חגגתי את יומולדת 31 שלי ככה (יותר נכון זו היתה מסיבת הפתעה שאח שלי הוציא לפועל דרך זום). עוד אפשרויות להעלאת המורל – אירוע חברה דרך זום (כשמנהל האירוע משתף פלייליסט מספוטיפיי ואנשים רוקדים ואוכלים פיצה).

פורסם לראשונה בבלוג Supertools של תומי בראב