10 עקרונות בניהול אפקטיבי של ישיבות יומיות בסקראם

כך תנהלו את ישיבת הסקראם היומית באופן הרבה יותר יעיל

computer screen

מאת דוד צמח

לפני שנתחיל לצלול לסט החוקים, דפוסי ההתנהגות הרצויים וההמלצות שיעזרו לכם לייצר את התנאים האידיאליים לביצוע ישיבת סקראם יומית, יש חשיבות רבה שנבין שדרך הביצוע של הישיבה הזו יכול להיות שונה בין חברה לחברה ואפילו בין צוותים שונים בחברה זהה, לכן יש חשיבות רבה להבין שישיבת הסקראם היומית יכולה אמנם להתבצע בצורה שונה אך חייבת לכלול שלושה עקרונות עיקריים שלמעשה מהווים את הבסיס לקיום הישיבה, העקרונות שצריכים להנחות אותנו הן כדלקמן:

סינכרון חברי הצוות: הישיבה היא עבור הצוות ולכן יש חשיבות עליונה שהישיבה תתמקד בסנכרון חברי הקבוצה בהקשר של התקדמות הפרוייקט.

שאלת היעד: שאלת מיליון הדולר, האם אנחנו עומדים ביעדי האיטרציה (Iteration Goal) כמו שהוגדרו בישיבת התכנון?

זיהוי בעיות: חלק אינטגרלי מהישיבה הוא זיהוי בעיות אשר מונעות מהצוות להתקדם בעבודתו ואף לסכן את היכולת של הצוות לעמוד ביעדים.

נראה פשוט בסך הכל? שמירה על שלושה עקרונות וקיומה של ישיבה מוצלחת? לא כ”כ מהר, למרות שמדובר בישיבה הקצרה (ויחסית הקלה יותר) בתשתית הסקראם, ישנם מספר דפוסי התנהגות וסט חוקים בסיסי אשר התעלמות מהם יכולים להפוך כל ישיבה כזו למכשול רציני בקידום הצוות ובמוטיבציה שלו לדבוק בשמירת סט העקרונות הבסיסי שראינו בתחילת המאמר.

במאמר זה ארצה לחלוק מנסיוני ולתאר לכם את אותם גורמים אשר יכולים לפגוע באפקטיביות הישיבה ובהגשמת יעדיה, וגם מספר הצעות אשר יעזרו לקיימה בצורה האפקטיבית והרצויה.

1. שמירת הא’גנדה

יש חשיבות רבה לכך שיעדי הישיבה יושגו בפרק זמן הקצר שמוקדש לכך, בכדי שהדבר יהיה אפשרי, הסקראם מאסטר צריך לוודא שהצוות יתפקס במה שחשוב באמת. תאורית הסקראם מציע פורמט פשוט של שלוש שאלות אשר יעזרו לחברי הצוות לספק את המידע הדרוש ביעילות ובפשטות:

  • תיאור העבודה שהתבצעה מפגישת הדיילי הקודמת.
  • תיאור העבודה אשר מתוכננת עד לישיבת הדיילי ביום שלמחרת.
  • תיאור כל גורם או מחסום אשר מונע/גורע מהיכולת לעמוד ביעדים.

למרות שמדובר (ככל הנראה) בפורמט השכיח ביותר בקיום ישיבה זו, יש מספר דרכים נוספות להעברת המידע בצורה טובה לא פחות אבל זה כבר נושא למאמר נפרד.

2. חוסר עקביות בקיום הישיבה

שם הישיבה מספק לנו את התדירות שבה היא צריכה להתבצע, וזה כמובן באופן יומי, למעט מקרים מיוחדים שבו הצוות נמצא במקום מאוד מתקדם ומסונכרן ברמה גבוה ללא צורך בקיום הישיבה, בכל שאר המקרים הישיבה צריכה להתקיים ברמה יומית בכדי לגרום לכך שהצוות מסונכרן לגבי קצב ההתקדמות, שמטרות האיטרציה עדיין מתכנסות, וכמובן לדבר על הבעיות שמונועות מהצוות לתפקד.

3. סביבה נקיה מהפרעות

כמו שרובכם יודעים, רוב הישיבות בזמננו מתקיימות כאשר לפחות חצי מהאנשים מתרכזים בטלפונים, לפטופים ושאר אמצעים אלקטרונים אשר מורידים את יכולת הריכוז שלהם. מכיוון שמדובר בישיבה של חברי הצוות שעובדים כיחידה אחת, יש חשיבות רבה שהישיבה תתקיים בסביבה שלא תאפשר את ההפרעות הללו (תתפלאו, ניתן לקיים ישיבה של 15 דקות ללא שימוש במכשיר אלקטרוני כזה או אחר) ובכך תייצר סביבה פורה לחברי הצוות להתרכז בהגשמת עקרונות הישיבה.

4. הישיבה היא של הצוות ולא של מנהל כזה או אחר

הישיבה היא בראש ובראשונה בשביל חברי הצוות ואינה מהווה ישיבת סטטוס למנהל כזה או אחר, יש חשיבות רבה שחברי הצוות יחלקו את האינפורמציה כאשר הם מדברים עם חבריהם ולא ישירות מול הסקרם מאסטר, מנהל הפרויקט או כל אדם אחר אשר אינו נמנה כחלק מצוות הפיתוח ויכול לגרום לכך ששאר חברי הצוות ירגישו פחות רלוונטים.

folders

5. כאן לא פותרים בעיות

ישיבת הדיילי אינה המקום שבו צריך או ניתן לפתור בעיות טכניות, אך היא זו שמאפשרת לעלות את אותן בעיות אשר יטופלו לאחר הישיבה כחלק מתחום אחריותו של הסקראם מאסטר.

6. שמירה על מסגרת הזמנים

לפי התאוריה הרשמית, זמן ביצוע הישיבה לא אמור לעלות על 15 דקות, לאחר מספר שנים של הטמעות ועבודה עם מאות צוותים, לעיתים יש חריגה מהזמנים בכמה דקות וזה בסדר גמור (סקראם זה לא דת), הבעיה מתחילה כאשר הישיבה הופכת למרתון של יותר מעשרים דקות מה שהופך את הישיבה ללא אפקטיבית ויוצרת תסכול והסחת דעת אצל שאר חברי הצוות.

בכדי לשמור על אפקטיביות הישיבה יש לוודא שחברי הצוות מבינים את מטרות הישיבה ואת מה שמצופה מהם, שיש הטמעה של סגנון דיווח קצר ואפקטיבי אשר יעזור להם לספק את כל המידע שחשוב להעביר תוך כדי סינון מידע שאינו רלוונטי.

7. תחילת הישיבה במועד שנקבע

סיטואציה מוכרת היא שכל חברי הצוות מגיעים בזמן ואחד או יותר מהמהנדסים אינו מגיע בזמן, אז עולה השאלה המובנת של “האם” להתחיל או להמתין? התשובה שלי היא תמיד להתחיל בזמן, אין שום סיבה שנבזבז את הזמן של שאר חברי הצוות שכן הגיעו בזמן (על סוגית האיחורים נדון בהרחבה בהמשך).

8. חוסר דיווח על בעיות מעיד בהכרח על הצלחה?

חוק חשוב שלומדים עם הזמן הוא שחוסר דיווח מצד חברי הצוות בזמן הישיבה אינו אומר שאין בעיות, לעיתים להפך הוא הנכון, בהתאם לנסיון שרכשתי במשך השנים חוסר הדיווח הסתיר בעיות שרק הלכו וגדלו לאורך זמן, בעיות כמו:

  • בעיות טכניות אשר מוסתרות במודע על ידי חלק מחברי הצוות.
  • יאוש של חברי הצוות לעלות את הבעיות מלכתחילה עקב חוסר טיפול הולם של הסקראם מאסטר (בעיות שמועלות ואינן נפתרות מהוות חלק עיקרי בחוסר היכולת להניע צוות עובדים).
  • חברי צוות שאינם מרגישים נוח לדבר אל מול חבריהם כתוצאה ממערכת יחסים אישית אשר משפיעה על יכולתם לתפקד.

דרך הפתרון לבעיה זו אינו יכול להיות מתואר במאמר אחד (אולי בתור עתידי) אבל שמירה על מספר עקרונות בסיסים יעזרו לזהות בעיות אלו ואף למנוע אותן:

  • בעיות שמועלות על ידי חברי הצוות חייבות להיות מטופלות בהקדם.
  • הבנה שחוסר דיווח אינו מבטיח את חוסר קיומן של הבעיות (כמו שתיארתי בתחילת סעיף זה).
  • להרגיש את חברי הצוות, קונוטצית הדיבור, שפת הגוף והאינטרקציה בין חברי הצוות יכולים לספר את מה שאינו מדווח במילים.

9. ויזואליות ככלי עזר

אחד מהדברים שמספקים את התועלת הרבה ביותר בקיומה של ישיבת הדיילי, זה קיום הישיבה אל מול כלי הניהול של הצוות (Jira, TFS, Scrum Board..) שעוזר לחברי הצוות לקשר בין דבריהם אל מול המשימות וקצב ההתקדמות בצורה וויזואלית שרק תגביר את יכולת ההבנה של שאר חברי הצוות.

10. איחורים הם סימפטום לבעיה חמורה יותר

ללא ספק מדובר באחת מהבעיות הקשות ביותר בכל מה שנוגע לשמירה על מסגרת הזמנים של הישיבה (אשר קצרה ממלא) ולא חשוב פחות ההשפעה השלילית שיכולה להשתמע מכך לשאר חברי הצוות שכן הגיעו בזמן.

ברוב במקרים איחורים נתפסים כזלזול מוחלט כלפי התהליך ושאר חברי הצוות, אך הסתכלות טיפה שונה והבנה של הסיבות האמיתיות אשר הובילו לאיחור יכולים להוות כלי מצוין לשיפור התהליך והגברת המוטיבציה של הצוות, להלן שתי דוגמאות שיעזרו להמחיש את הנקודה:

חוסר אכפתיות: תמיד יהיו את אותם חברי הצוות שיהוו גורם שלילי (לרוב נראה זאת בתחילת הטמעת התהליך) ויראו חוסר אכפתיות כלפי הישיבה והתהליך, אך לאחר שמבינים שמאחורי ההתנהגות הזו יכולה להיות סיבה אמיתית שקשורה דווקא לדרך שבה התהליך מוטמע או שהישיבה באמת לא תורמת להם, ולכן האחריות האמיתית היא שלנו לנתח את הסיבה האמיתית ולמצוא דרכים שיעזרו להם לבוא לידי ביטוי כחלק מהצוות.

איחורים כתוצאה משעת הישיבה: צריך לזכור שברוב המקרים חברי הצוות יהיו עסוקים בעוד מספר מטלות, ישיבות ושאר עיסוקים אשר יכולים לגרום להם לשכוח מקיומה של הישיבה או לאחר אליה (לא תרוץ, אבל מאוד שכיח). במקרים כאלה, אני נוהג לברר שתי נקודות מרכזיות:

  • ריבוי משימות: חברי צוות הסקראם צריכים להיות מרוכזים בצוות שלהם, במידה וזה לא המקרה, יש להבין מדוע זה לא קורה ולעזור להם להוריד את המעמסה שתעזור להם להתרכז בצוות והגשמת יעדי האיטרציה.
  • שעת הישיבה: במרבית הארגונים שעת הישיבה נקבעת ע”י הסקראם מאסטר בשעה מסוימת ללא בדיקה אמיתית עם חברי הצוות לגבי התאמת שעת הישיבה לנוחיותם, עירוב חברי הצוות בקביעת השעה והבנת צרכיהם יכולות לחולל פלאים בסוגית האיחורים והרמת הבמוטיבציה הכללית של הצוות.

לסיכום, חשוב לדעת שאלה רק חלק מהסוגיות וישנן עוד מספיק בכדי לכתוב מאמר נוסף בנושא, אך ישומן של הנקודות המוצגות לעיל יכולות להוות נקודת התחלה מצוינת שתגביר ללא ספק את יכולת הארגון לקיים ישיבות מסוג זה בצורה האפקטיבית ביותר תוך כדי שמירת העקרונות המנחים והגברת המוטיבציה של העובדים.

הכותב הינו מומחה לאבטחת איכות ויועץ בכיר להטמעת Agile

כתב אורח

אנחנו מארחים מפעם לפעם כותבים טכנולוגים אורחים, המפרסמים כתבות בתחומי התמחות שלהם. במידה ואתם מעוניינים לפרסם פוסט בשמכם, פנו אלינו באמצעות טופס יצירת קשר באתר.

הגב

4 Comments on "10 עקרונות בניהול אפקטיבי של ישיבות יומיות בסקראם"

avatar
Photo and Image Files
 
 
 
Audio and Video Files
 
 
 
Other File Types
 
 
 
Sort by:   newest | oldest | most voted
lmaster
Guest

מאמר כתוב יפה

David
Guest

תודה רבה!

BigD
Guest

כתבה יפה מאוד !

David
Guest

תודה רבה!

wpDiscuz

תגיות לכתבה: