ניהול פרויקטים – איך עושים את זה ולמה הדגש האישי כל כך חשוב ?

מהו סוד ההצלחה בניהול פרויקטים? כיצד גורמים לפרויקט לעמוד בזמנים, תקציב והכי חשוב, שביעות רצון הלקוח? רן פלדמן, מנהל פרויקטים וותיק, מסביר לנו כמה מסודות המקצוע.

רוב ספרי הלימוד הקלאסיים בתחום ניהול פרויקטים נותנים דגש רב לניהול פורמאלי ומתודולוגיות ניהול (אפרט בקצרה בפוסט זה) ומשום מה כמעט ולא מדברים על ניהול בלתי פורמאלי.

מקצוענות טכנית ומתודולוגיות ניהול הכרחיות ללא צל של ספק להצלחת הפרויקט, אבל החלק הבלתי פורמאלי בניהול הפרויקט הוא זה שעושה את ההבדל הגדול, בין קניית נאמנותו של הלקוח לאורך זמן לבין ניהול פרויקט (ומנהל פרויקטים) שגרתי שישכח עוד לפני סיומו.

החלק הפורמאלי בפרויקט

החלק הפורמאלי בפרויקט בנוי מ – 4 חלקים:

  1. התנעת הפרויקט –  השלב שבו כבר יש לנו את הפרויקט ביד ועכשיו צריך להתחיל לבנות את צוות הפרויקט, הבנת ההיסטוריה של הלקוח (במידה ויש), תיאום ציפיות עם אנשי המכירות, מדניות ארגונית והגדרת גבולות גזרה של הפרויקט.
  2. תכנון הפרויקט – תכנון נכון יכול להבטיח לנו הצלחה כמעט וודאית בפרויקט. בשלב זה אנחנו בונים את תוכנית העבודה, מבצעים פגישות פנימיות עם צוות הפרויקט, מנהלים סיכונים, מטייבים לוחות זמנים ומיישרים קו עם הלקוח בפגישת ההתנעה.
  3. ביצוע ובקרת הפרויקט – הפעלת צוות הפרויקט על פי תוכנית העבודה שתוכננה בקפידה. בקרה מתמדת על ידי מנהל הפרויקט (פגישות סטאטוס וכו’) עם צוות הפרויקט וכמובן עם הלקוח, כאשר המטרה לדגום ולמקסם ביצועים בכל עת, במידה וקיימות סטיות, יש לתקן את המצב ולהחזירו למסלול של הצלחה.
  4. סגירת הפרויקט – השלב האחרון בפרויקט, כולל פגישת סיכום ווידוא שכלל משימות הפרויקט בוצעו והושלמו במלואן.

החלק הבלתי פורמאלי בפרויקט – הכול אישי.

במידה ואתה מצליח להעביר ללקוח את התחושה שהוא באמת אבל באמת חשוב לך, שאתה תעשה הכול בשבילו, שאתה מקצוען ואין סיכוי בעולם שתיתן לפרויקט להיכשל הוא ירגיש מחויב אליך (אגב, חשוב שזה יהיה הדדי). אין דבר חזק מזה. הכול אישי ומי שאי פעם אמר לכם אחרת או שהוא שיקר לכם או שאין לו מושג בסיסי, לא רק בעסקים אלה בכלל, אך מתנהלים החיים.

איך להפוך את הפרויקט לאישי יותר?

  1. תגיע לפחות חצי שעה לפני כל פגישה, על מנת לשבור את הקרח ולדבר על נושאים שלא בהכרח קשורים לעבודה בפינת הקפה או פינת העישון (למי שמעשן).
  2. הלקוח חייב להבין כבר מהפגישה הראשונה שהצלחת הפרויקט מאוד חשובה לך והחל מרגע זה אתם צוות אחד.
  3. תן ללקוח תחושה שהוא הפרויקט המרכזי שאתה מנהל ע”י מתן שירות מהיר ואיכותי בכל זמן נתון. חשוב שהוא ירגיש שהוא יכול לסמוך עליך בעיניים עצומות.
  4. חשוב להבהיר ללקוח שהמטרה שלך כמנהל הפרויקט זה לגרום לו להראות טוב מול ההנהלה שלו וכישלון הוא ממש אבל ממש לא אופציה.
  5. לפחות פעם אחת בשבוע דבר עם הלקוח, במיוחד בשבועות שהפרויקט נמצא בשבוע שאין פעילויות קריטיות או פעילות בכלל.
  6. במידה ויש עבודה בשעות לא שגרתיות, סע לאתר (למרות שלא תמיד יש לך שם ערך מוסף), תראה נוכחות ואיכפתיות, במידה ומדובר על פעילות ארוכה רצוי להגישה עם מגש פיצה או איזה כיבוד לילי אחר.
  7. יש תקלה לא מתוכננת (לא עלינו) בפרויקט? עזוב הכול! תתרכז במתן פתרון מהיר יעיל ואיכותי. פתרון שכזה יגרום לך לרכוש את אמון הלקוח לאורך זמן רב.
  8. בסיום הפרויקט, פנק את צוות הפרויקט המורחב בארוחת צהרים, זה ישאיר טעם טוב בפה ללקוח ולצוות הפרויקט.

לאחר הצלחת הפרויקט וכמובן קניית נאמנות הלקוח, זה הזמן שאיש המכירות צריך כמובן למנף למנף ושוב למנף על מנת להתחיל ולעבוד על העסקה הבאה. אבל על זה נדבר כבר בפעם הבאה.

רן פלדמן

מנהל תחום ניהול פרויקטים בחברת Glasshouse טכנולוגיות.

הגב

8 תגובות על "ניהול פרויקטים – איך עושים את זה ולמה הדגש האישי כל כך חשוב ?"

avatar
Photo and Image Files
 
 
 
Audio and Video Files
 
 
 
Other File Types
 
 
 

* היי, אנחנו אוהבים תגובות!
תיקונים, תגובות קוטלות וכמובן תגובות מפרגנות - בכיף.
חופש הביטוי הוא ערך עליון, אבל לא נוכל להשלים עם תגובות שכוללות הסתה, הוצאת דיבה, תגובות שכוללות מידע המפר את תנאי השימוש של Geektime, תגובות שחורגות מהטעם הטוב ותגובות שהן בניגוד לדין. תגובות כאלו יימחקו מייד.

סידור לפי:   חדש | ישן | הכי מדורגים
אמיר דגן
Guest

תודה רבה !
מחכה להמשך
אמיר

בועז
Guest

האב הרוחני שלי יתותח

בועז
Guest

בועז הפנתר

טל
Guest

סגרת לי כמה פינות..טוב שיש ותיקים שחולקים ידע ..

Adam
Guest

Hi,

I’d like to pay my respects to the literary genius behind this article. Not only is it well written, it also offers some interesting insights about best practices for project mangement in the modern workplace environment.

I’d like to see other articles from Ran, that discuss how to deal with sudden changes in the plan…

אופיר
Guest

מסכים עם כל מילה!
בסופו של יום כולנו בני אדם, בין אם לקוח או נותן שירותים וכולנו יודעים להעריך יחס אישי.

יועד דביר
Guest

כתבה יפה ומעניינת. משאירה טעם של עוד. אכן, לא נכתב מספיק בספרות המקצועית למנהלי פרויקטים עד הפן האישי, ואתה מוסיף זאת בחן.
הייתי מפרק את הפרויקט ל5 חלקים, תוך פיצול בקרת הפרויקט וביצועו לשני תהליכים מקבילים.

יניב
Guest

מעולה! כל הכבוד על מתן דגש ליחס אישי שבעיני הכי חשוב בכל סוג עבודה ובטח שבניהול פרוייקט.
מחכה לעוד כתבות המשך

wpDiscuz

תגיות לכתבה: