לעשות סדר באימיילים, עם פילטרים [מדריך]

יש לכם כמויות גדולות של מיילים נכנסים בכל יום? צריכים עזרה להתמודד עם העומס? הכנו מדריך שיעזור לכם לעשות סדר במיילים בצורה אוטומטית.

צריכים עזרה של משאית עם כל המיילים האלה?

לעשות סדר באימיילים לפעמים יכול לקחת יותר מידי זמן, ומשתמשים רבים מוצאים את עצמם קבורים תחת עשרות ומאות מייליים ביום. אז מה אפשר לעשות? אפשר לעשות סדר, עם כמה פילטרים פשוטים בתוך חשבון הג’ימייל שלכם. במדריך זה נלמד אתכם כיצד להגדיר פילטרים בתוך חשבון הג’ימייל, וכיצד להשתמש בהם כדי להחזיר את השליטה בתיבת הדואר שלכם, חזרה אליכם.

פילטרים במבט-על

ג’ימייל כוללת בתוכה את האפשרות להגדיר פילטרים אוטומטיים שהמערכת תיישם על המיילים הנכנסים שלנו. פילטרים אלה יכולים לבצע מספר מטלות שונות ומגוונות, על פי הגדרותנו. בין האפשרויות השונות הקיימות ניתן למחוק מיילים מנמען מסוים, או כאלה הכוללים צירוף ביטויים ספציפי. ניתן להוסיף תוויות למיילים לפי הקשר ולסמן אותם כנקראים אוטומטית ועוד פעולות נוספות, בהתאם לדרישה שהכי נוחה לכם.

במדריך זה אנחנו מניחים שאתם מתחברים לחשבון הג’ימייל שלכם באמצעות הממשק הוובי דרך דפדפן, ושהממשק באנגלית. אל תדאגו אם הממשק שלכם בעברית, האפשרויות עדיין שם, פשוט מתורגמות לשפת הקודש.

מוכנים? מצוין. כנסו לחשבון המייל שלכם בחלונית נפרדת של הדפדפן, ובואו נתחיל.

הגדרת פילטר

כדי להגדיר פילטר, עלינו ראשית ללחוץ על הקישור “Create a Filter”, הממוקם בחלק העליון של מסך הדפדפן, ליד שורת החיפוש שבתוך ג’ימייל, ומימין ל-“Search The Web”. שימו לב לא ללחוץ בטעות על הקישור שמעליו. לאחר הלחיצה ייפתחו בחלק העליון של המסך מספר אפשרויות חיפוש והגדרה, שבאמצעותן נגדיר את הכלל הראשון שלנו (ראו את התמונה המצורפת).

מקור: צילום מסך מג'ימייל

אם עברתם כבר לממשק החדש, יהיה עליכם ללחוץ על גלגל השיניים, המופיע בחלק הימני העליון של המסך – מעל רשימת האימיילים שלכם ולאחר מכן לבחור Settings. בחלון החדש שיפתח, עליכם ללחוץ על לשונית Filters וללחוץ על הקישור המופיע Create a new Filter.

מקור: צילום מסך מג'ימייל

לסמן לקטגוריות

נתחיל מכלל בסיסי ופשוט, לפיו אנחנו רוצים שכל מייל שמגיע מנמען מסוים יסומן אוטומטית עם תוית מסוימת (label). כדי לעשות זאת, נציין את שם הנמען בשדה המתאים (from). כדי לבדוק את הכלל, נלחץ לאחר מכן על הכפתור האמצעי, “test search”. לחיצה עליו תבצע חיפוש במיילים הקיימים שלנו, לבדוק אלו מהם עונים על הכלל החדש שלנו.

בחלק התחתון של המסך נקבל את רשימת המיילים שבתיבה שלנו, העונים על הכלל. בשלב זה, גם אם אין כאלה (יכול להיות שזה כלל חדש שיהיה רלוונטי רק בעתיד), נלחץ על כפתור ה-“Next Step”. במסך הבא מופיעות לנו מגוון אפשרויות לביצוע על כל המיילים שנמצאים מתאימים לקריטריונים שהגדרנו במסך הקודם. במסך זה תוכלו לבחור מספר אפשרויות במקביל, אך עבור הכלל הפשוט והראשון שלנו אנחנו צריכים רק אחת מהן, והיא “Apply the label”. סמנו “וי” בתיבת הסימון, ובחרו את התוית המתאימה לצרכים שלכם. אל תדאגו, אם תרצו לייצר כעת תוית חדשה, תוכלו לעשות זאת מתוך הממשק הזאת, ואין צורך לצאת החוצה מהתהליך כדי ליצור אותה.

מקור: תמונת מסך, עיבוד תמונה

לאחר בחירת התוית המתאימה עלינו לשקול האם להפעיל את הפילטר רטרואקטיבית, גם על כל המיילים שבתיבת הדואר האלקטרוני שלנו העונים על הכלל. אפשרות זאת קיימת גם אם לא עשיתם בשלב הקודם את החיפוש המקדמי, וליד הכפתור ליצירת הפילטר ממתינה לכם תיבת סימון. מי שרוצה להחיל את הכלל רטרואקטיבית, יסמן “וי” בתיבת הסימון (ראו תמונה מצורפת), ורק לאחר מכן ילחץ על כפתור ה-“Create Filter”.

לאחר הלחיצה על כפתור ה-“Create Filter”, סיימתם. יצרתם פילטר שמסמן את כל המיילים שאתם מקבלים ממקור מסוים ומוסיף לו תוית. באותו האופן בדיוק אתם יכולים לחזור על התהליך, ובמקום להוסיף תווית אתם יכולים להגדיר שהמערכת תעביר את הודעת המייל (Forward) לכתובת אחרת שלכם. למשל, אם משהו שולח לכם מייל לכתובת הזאת, וקל לכם יותר לנהל את המיילים ממנו באמצעות כתובת אחרת, פשוט תייצרו פילטר שיעביר את המיילים של אותו מוען לשם.

יש לכם טיפים נוספים לגבי פילטרים, או לגבי שימוש חכם בג’ימייל? אתם מוזמנים לשתף את כולם בתגובות.

Avatar

נדב דופמן-גור

עו"ד העוסק בתחומי דיני הטכנולוגיה, דיני פרטיות וקניין רוחני. מרצה ומנטור לסטארטאפים, ובעל ניסיון רב-שנים בפיתוח ווב (http://about.me/nadavdg).

הגב

2 תגובות על "לעשות סדר באימיילים, עם פילטרים [מדריך]"

avatar
Photo and Image Files
 
 
 
Audio and Video Files
 
 
 
Other File Types
 
 
 

* היי, אנחנו אוהבים תגובות!
תיקונים, תגובות קוטלות וכמובן תגובות מפרגנות - בכיף.
חופש הביטוי הוא ערך עליון, אבל לא נוכל להשלים עם תגובות שכוללות הסתה, הוצאת דיבה, תגובות שכוללות מידע המפר את תנאי השימוש של Geektime, תגובות שחורגות מהטעם הטוב ותגובות שהן בניגוד לדין. תגובות כאלו יימחקו מייד.

סידור לפי:   חדש | ישן | הכי מדורגים
jeff
Guest

קצת לא ברור לי כפל השירותים של גוגל??? זה מחרפן אותי.
אחרי שיש לי כבר מלא פילטרים הם מציעים לי להשתמש גם במעגלים מהפלוס בג’ימייל.
אחרי שיש לי ג’יטוק הם מוסיפים מסנג’ר לפלוס והאנגאאוט.
אחרי שיש גוגל רידר הם יוצרים דפי חברה בפלוס.
מישהו צריך להגיד להם להתחיל לאחד את השירותים הנ”ל.

בבקשה להתחיל לאחד הכל, ג’ימייל, גוגל+ וגוגל רידר.

אנשים לא הבינו שגוגל+ זה בעצם ג’ימייל אינטראקטיבי יותר וגוגל מתעכבים בלאפשר בגוגל+ מענה לצרכים בסיסיים שקיימים באבולוציה של הג’ימייל המעולה.

בקיצור סלט.

יוסי
Guest

נסיתי לעשות פילטר מסוג זה כדלהלן ונתקלתי בבעייה אשמח לעזרתכם.

הגדרתי שכל מייל שבנושא כתוב יצירת קשר שיופנה למייל אחר ואותו מייל יש לו מענה אוטומטי הבעייה היא שאת המענה האוטומטי הוא עונה לי במקום לשולח כי אני כביחכול השולח.

לכן אשמח לשמוע על פתרון מסוג זה הפיתרון מיועד לכמה סוגי מענה אוטומטי ולכן השתמשתי בפילטר.

wpDiscuz

תגיות לכתבה: