ארכוב ודואר אלקטרוני – איך, כמה ולמה?

מזה מספר שנים, חשיבות הדואר האלקטרוני ככלי עבודה ומרכזיותו בחיי כולנו רק הולכת ומתגברת. בד בבד, ההשענות המאסיבית על תשתית הדואר האלקטרוני ככלי תקשורת מציבה הפני הארגון את האתגר של התמודדות עם כמות אדירה הולכת וצומחת של פריטי דואר אלקטרוני שיש לאחסן, למיין ולבסוף למחוק ובה יחד עם החובה לעמוד בתקנים ורגולציות הדורשים את שמירת פריטי הדואר אלקטרוני ואחסונם. עומר ריף, מסביר לנו איזה פתרונות יש לבעיה הזאת ולמה יש להתחייס בעת בחינת הפתרון המתאים לארגון.

too_much_mail1מזה מספר שנים, חשיבות הדואר האלקטרוני ככלי עבודה ומרכזיותו בחיי כולנו ברורה ונהירה לכל.  בד בבד, ההשענות המאסיבית על תשתית הדואר האלקטרוני ככלי תקשורת בעל חשיבות עליונה, מציבה בפני ארגונים וגופים רבים אתגרים לא פשוטים: כמות אדירה הולכת וצומחת של פריטי דואר אלקטרוני שיש לאחסן, למיין ולבסוף למחוק ובה בעת, החובה לעמוד בתקנים מחמירים, רגולציות, ומדינות פנים-חברה הנושאות משמעויות כבדות משקל, בכל הנוגע לשמירת פריטי הדואר אלקטרוני ואחסונם.

אז מהי מערכת ארכיב דואר אלקטרוני ?
ארכוב דואר אלקטרוני הנו במהותו תפיסה או גישה שיטתית  לשמירה והגנה על מידע הנכלל בהודעות דואר אלקטרוני, באופן שיאפשר אליו גישה מהירה ונוחה במועד מאוחר יותר. בעבר, התמודדות החברות עם תופעות הלוואי של התפוצצות הדואר אלקטרוני כללה הגבלה של תיבות הדואר אלקטרוני ובכך תרמה לדחיפת המשתמשים לשימוש בקבצי הארכיב האישיים. קבצים אלו מציבים בעיות בהיבטי גיבוי, נפח אחסון, סכנת השחתה (Corruption) ועוד. חברות נסמכו על פעילותם של משתמשי הקצה אשר תחזקו את הדואר אלקטרוני שברשותם באמצעות ארכיבי דואר אלקטרוני אישיים (המוכרים כקבצי PST) המכונים לעיתים כ-ארכיבים מחתרתיים בשל הימצאותם הספוראדית, הבלתי ממופה, בלתי מנוהלת ובלתי ידועה בהיקפיה על תחנות העבודה של המשתמשים בארגון. מעורבות מחלקת ה-IT או המופקדים על מערך הדואר אלקטרוני הארגוני התמצתה בגיבוי הדואר אלקטרוני ובכלל זה גיבוי הדואר אלקטרוני המאוחסן בארכיבים האישיים (במידת הצלחה או קוהרנטיות מוגבלת). במקומות בהם נמנע השימוש בארכיבים אישיים בשל ההכרה בחסרונותיהם, תפחו מערכות הדואר אלקטרוני למימדי ענק אשר הקשו טכנולוגית על ניהול המערכת: שטחי אחסון הצטמצמו והלכו ובסופו של יום, בל נשכח כי אנו עוסקים במסד נתונים שיש להגבילו לצרכי ביצועים אופטימאליים, חלונות גיבוי ושחזור ושאר פעולות תחזוקה שונות.

אולי פנייה למשתמשים בבקשה למחוק פריטים מיותרים תועיל ?
גם אם נצליח לפנות אל ליבם בבקשתנו הצנועה, מי יבטיח שהם אינם מוחקים בשוגג פריט דואר אלקטרוני בעל משמעות מבחינה ארגונית, ובה בעת שומרים בקנאות על פריט המכיל קובץ מצורף וגדול מימדים שכותרתו 1001 מרקים מחממים לחורף קר ?  בשלב הזה, כולנו כבר מבינים כי אנו ניצבים בפני מעין “משחק סכום אפס” שכל צעד בכיוון כלשהו פותר דילמה אחת, ויוצר שלוש אחרות.

כיצד ניתן לתת פתרון הארגוני הפותר או מצמצם את האתגרים הללו?
ברמה הבסיסית ביותר, מערכות ארכוב דואר אלקטרוני משחררות את המשתמשים ומנהלי המערכת מן המשימה המייגעת של שמירת תיבות הדואר רזות ככל שניתן, על-ידי ארכוב אוטומטי (מונחה זמן או ספים) של ההודעות לאמצעי אחסון זול יותר, תוך ביצוע אינדוקס ודחיסה. כך ניתן לנהל ארכיבי דואר אלקטרוני גדולים, במקביל לפינוי שטח אחסון רב על שרתי הדואר אלקטרוני בסביבת הייצור. בנוסף, מאפשרות מערכות אלו ביצוע תהליכי E-discovery (המתייחסים לאיתור מידע המצוי בפורמט אלקטרוני, הנושאת לעיתים גוון רגולטיבי) על-ידי אנשי IT, המשתמשים או מבצעי ביקורת שונים. המערכות מאפשרות גישה ללוגים המספקים “נתיב נייר וירטואלי” לסוגים שונים של אירועים הדורשים תחקור בגופים הכפופים ומחויבים לעמוד בהתאמה לתקנות שונות (Compliance), וכן מכילות רכיב ניהול מחזור חיים המשמש כ”שוטר תנועה” לכל הפריטים הנעים דרך תשתית הדואר אלקטרוני הארגונית. “ספר החוקים” של “שוטר התנועה” מוגדרים על-ידי מנהל המערכת על-בסיס מדיניות הארגון, ונוגעים לסיווג אותם פריטי דואר שיש לארכב, הגירת פריטי הדואר לאמצעי האחסון היעילים והזולים ביותר, ומחיקת הודעות שאין בהן צורך עוד.

בחינת פתרון מתאים
כאשר מגיעים לבחון את הפתרונות השונים שיש לנושא ארכוב הדואר האלקטרוני, יש לשים לב למספר פרמטרים:
ניהול תיבות הדואר – מערכת לארכוב דואר אלקטרוני עוסקת בהנעת ההודעות והמסמכים הנלווים להודעות (Attachments) מהשרת המרכזי לשרת הארכיב, תוך הפחתת שטח אחסון נדרש בשרת המרכזי. תחת פרמטר זה, אנו מוצאים מספר פונקציות הכוללות את גיבוי ההודעות באופן שניתן יהיה לשחזרן במקרה של מחיקה בשוגג או אובדן, והעברת גוף ההודעה ומסמכים נלווים להודעה לשרת משני, תוך השארת רשומה המונה קילו-בייטים בודדים לשם שמירת מקום. עד כאן הפרופיל הטכני של התכונה, אולם הדגש בבחינה מושם על יכולתו של משתמש הקצה, ללא סיוע מנהל המערכת או אלו המופקדים על תחום הדואר אלקטרוני בארגון, לבצע פעולות עצמיות באמצעות כלים שונים לביצוע הפעולות, בדגש על ממשק נוח ויעיל. בחינה משנית בנושא זה הנה היכולת לבצע De-duplication של ההודעות המאורכבות. בעברית פשוטה, אם מסמך מצורף נשלח ל- 10 נמענים, יש לשמור עותק אחד בלבד של המסמך המצורף ולעשות שימוש בקישורים לעותק היחיד. לא כל המוצרים הצטיינו במקצה הנוכחי.
עתה, לאחר שההודעות אורכבו, עולה השאלה מהו ממשק המשתמש המאפשר לראות מהן ההודעות המאורכבות ולאחזרן במהירות, לפי צורך או דרישה. באופן כללי, חלק הארי של המוצרים הקיימים בשוק מממשים את הממשק באמצעות טכנולוגיית WEB או לחילופין, כתוסף ממשק לתוכנת ה-Outlook של מיקרוסופט. בבדיקה נמצא כי מרבית הממשקים הממומשים כתוסף ל-Outlook מעניקים פונקציונאליות דומה. לגבי מימוש באמצעות ממשק WEB, קיימת פונקציונאליות מופחתת היחס לשיטה הקודמת כאשר בוחנים את נקודת המבט של משתמש ומנהלי המערכת. פונקציה נוספת הנה היכולת לייבא קבצי PST (איתור-איחוד-ייבוא) אל המערכת. תכונה זו נמצאה כבלתי אחידה בין המוצרים השונים וחשוב לבחון את  היכולות לאיתור קבצי ה- PST  העשויים להימצא במקומות שונים ומשונים בתחנת המשתמשים ולאחדם טרם ביצוע ייבוא אל המערכת.

E-discovery: כאמור מעלה, שם נוצץ ליכולת ביצוע חיפוש מתקדם בארכיבי הדואר אלקטרוני. מאחר ומרבית המוצרים נשענים על מסד נתונים SQL, ביצועי חיפוש יהיו זהים למדי ברוב המוצרים והדבר נכון גם לגבי הממשק המשמש לחיפוש.

עמידה בתקנים ורגולציות: ארגונים המחויבים בעמידה בתקנים כגון Sarbanes-Oxley, יידרשו מן המוצר יכולת אכיפה נוחה ליישום החוקים והרגולציות המפורטים (לדוגמא, אילו מסמכים נדרש לשמור, לאלו פרקי זמן, מה קורה בתום תקופת השמירה המתחייבת וכן הלאה). היישום מתבסס על תבניות מוכנות מראש אשר ניתן לעדכנן ולהרחיבן במידת הצורך.

אכיפת חוקים ותקנות ארגוניות: מערכות ארכוב דואר אלקטרוני  יכולות להשתלב עם כלים ארגוניים נוספים בכדי לאכוף מדיניות  ארגונית הנוגעת להודעות העומדות בסתירה לחוקי והנחיות החברה, ולהעבירם לגורמים הרלבנטיים האמונים על הנושא. מרבית המוצרים הציגו ביצועים דומים.

.

לסיכום, לאור התפתחות הטכנולוגיות והגדילה של נפח המידע איתו צריכים להתמודד, הפכו מערכות ארכוב דואר אלקטרוני בשנים האחרונות למרכיב חיוני ואף קריטי בתשתית הדואר אלקטרוני הארגונית.


עומר ריף הוא רפרנט תשתיות טכנולוגיות ברשות שדות התעופה, שימש במשך שנים רבות כמנהל פרויקטים בכיר, ועוסק בייזום ומימוש פתרונות טכנולוגיים במגוון רחב של תחומים ומגזרים.

פוסטים נוספים בנושא טכנולוגיות ו-IT

התאוששות מאסון באופן לא תיאורטי
שליטה ובקרה בעולם הארגוני
מה מסתתר מאחורי הענן – על Cloud Computing


עומר ריף

עומר ריף הוא רפרנט תשתיות טכנולוגיות ברשות שדות התעופה, שימש במשך שנים רבות כמנהל פרויקטים בכיר, ועוסק בייזום ומימוש פתרונות טכנולוגיים במגוון רחב של תחומים ומגזרים

הגב

Be the First to Comment!

avatar
Photo and Image Files
 
 
 
Audio and Video Files
 
 
 
Other File Types
 
 
 
wpDiscuz

תגיות לכתבה: