יזם ישראלי שגייס עשרות מיליוני דולרים פיתח שיטה שתחסוך לכם שעה ביום

אקסטרה שעה ביום מתאים לכם? בשיחה עם תומי בראב, חושף היזם הישראלי יותם כהן, שהיה בין מקימי הסטארטאפ Wibbitz, את השיטה שפיתח והכלים שבהם השתמש, כדי לפנות לו עוד שעה ביום

יותם כהן. מקור: לינקדאין

מאת תומי בראב

יותם כהן הוא אחד המייסדים של הסטארטאפ Wibbitz, אשר גייס נכון לעכשיו 30.8 מיליון דולר. כהן, שניהל את הפעילות של החברה בישראל, היה אחראי במסגרת זו על עשרות עובדים. לצורך כך, הוא פיתח שיטה ייחודית לניהול המשימות שלו בעבודה ובחיים האישיים. במקום להשתמש בכלים ספציפיים לניהול משימות הוא קודם בנה מערכת לעצמו בשביל להתמודד עם כל העומס שהיה עליו בתור מייסד סטארטאפ.

20%-40% יותר פרודוקטיביים

אחרי שראה כמה השיטה הייתה אפקטיבית בשבילו בזמן ניהול חברה צומחת, החליט כהן להטמיע אותה אצל כל העובדים ובדרג ההנהלה. לטענתו, הוא הצליח להפוך את העובדים ל-20%-40% יותר פרודוקטיביים. אבל התגובות מהאנשים שהטמיעו את הסיסטם של יותם הפתיעו אותו במיוחד: ״אני הרבה יותר מפוקס״, ״אני לא שוכח יותר דברים״, ״אני הרבה יותר רגוע״, ״אני מוציא דברים לפועל סוף סוף״.

כלים לפרודוקטיביות הפכו למאוד דינמיים אבל לא עוסקים יותר במתודולוגיה

לטענת יותם, קודם כל צריך לגבש סיסטם ומתודולוגיה לפני שמטמיעים כלי דיגיטלי. לפעמים חברות מטמיעות כל מיני כלים מבלי בכלל להבין איך להשתמש בהן, זה יכול ליצור את האפקט ההפוך. בשיטה של יותם אפשר להשתמש בכל כלי לניהול משימות או פרויקטים.

אז איך משיגים עוד שעה ביום?

צעד ראשון: לשים את כל המשימות במקום אחד

אחת הבעיות הכי שכיחות אצל אנשים זה שהם מנהלים משימות בכמה מקומות שונים. אנשים גם בדרך כלל מפרידים סביבות ומנהלים משימות בעבודה בנפרד ממשימות אישיות. יותם טוען שאנחנו משאב אחד. כל המשימות חייבות לשבת באותו מקום בשביל להחליט בצורה חכמה איך מתעדפים ומה עושים קודם.

עודף הרשימות של אנשים גורם להסחת-דעת גדולה מאד בגלל הקפיצות בין פלטפורמות שונות שיש לנו בסביבת-העבודה. לדוגמא: אנשים מנהלים משימות בתוך תיבת האימייל שלהם, דבר שלא כל-כך אפקטיבי כי זה גורם לעוד מקום שבו צריך לעבד דברים.

יותם עובד על Trello, בתצוגת קאנבאן, בשביל לרכז את כל המשימות שלו לפי הבורדים הבאים:

  • רשימות (Lists) – כאן אני שם כרטיסיות שמכילות כל מיני רשימות כמו ״דברים שאני רוצה לבשל״, או ״מסעדות בניו-יורק”.
  • בק-לוג (backlog) – יש גם אישי וגם עבודה. כאן יש משימות ארוכות טווח שהן שבועיים ומעלה. כאשר אני חושב על איזה רעיון בלילה, אני שם את זה ב-Backlog.
  • אישי (Personal) ו-עבודה (Word) כאן אני מנסה לפרק את המשימות ב- Backlog למשימות יותר ברורות, כאלה שאפשר לעכל אותם ביומיום.
  • מחר (Tomorrow) – משימות שהחלטתי שאני דוחה למחר.
  • היום (Today) – משימות שהחלטתי שאני עושה היום, לפי תעדוף.
  • סיימתי (Done) – כאן אני מתעד משימות שסיימתי לטפל בהן.

יותם יצר פאנל (משפך) לכל המשימות שנמצאות בפוקוס שלו ובעצם גורר אותן משמאל לימין לאחר שהוא החליט שהוא מטפל היום, מחר, או סיים לטפל בהן.

צעד שני: תעדוף

איך אנחנו עושים תעדוף למשימות שלנו? לפי שני אלמנטים:

א. כמה זמן לוקח לנו לעשות את המשימה?

ב. כמה אימפקט המשימה הזאת הולכת לעשות?

בסיסטם של יותם, התעדוף קורה כמו במחסנית מלמעלה למטה. כאשר בבורד של ה-Today, Tomorrow – יותם מסדר את זה לפי סדר עדיפות כאשר הכי למעלה – בעל החשיבות הכי גבוהה.

צעד שלישי: אינבוקס-אפס

רשמתי בעבר כבר על אינבוקס-אפס ואיך אני מנקה מהר את האינבוקס שלי. בסוף המטרה הכי גדולה במהלך היום זה להשיג את המקסימום אימפקט במינימום זמן. לכן, חובה לעשות תעדוף לכל המשימות שלך. אם תענה על אימייל שלוקח לך יותר מ-5 דקות במהלך היום, בזמן שאתה עושה משימות שכבר תכנתת, אתה בעצם מחבל לך בתעדוף.

לדוגמא, בשיטה של יותם, אם מטפלים באימייל חדש וזה לוקח יותר מ-5 דקות לטפל, אז הוא מעביר את זה לרשימה שהוא יצר ב-Trello ורושם משימה חדשה בשם: ״לקרוא את האימייל מתומי״ ואז לוחץ על Archive על האימייל שהוא עכשיו קרא. כך אפשר להגיע במהירות לאינבוקס-אפס. ברגע שאני מסיים לעבור על האימיילים וזיהינו משימה – ממירים אותן באופן מיידי למשימות בתוך Trello.

לאחר מכן סוגרים את הטאב של האימייל ולא חוזרים אליו רק לאחר כמה שעות בסשן הבא. כך אפשר להתמקד בביצוע משימות חשובות שמקדמות אותך ביומיום ולא על מענה מתמשך לאימיילים. אותה שיטה עובדת גם לפילטור ומעבר על WhatsApp, סלאק, ומסנג׳ר.

השינוי מיינדסט זה להסתכל על האימייל כתיקיית מיון ולא כעבודה שוטפת.

צעד רביעי: רוטינות

יותם יצר לעצמו רוטינות עם השיטה כך שכמה פעמים ביום הוא מבצע את הצ׳ק ליסט הבא

  1. הוא עובר על כל האימיילים, סלאק וערוצים תקשורת אחרים
  2. ממיין ומכניס את מה שצריך לרשימה שלו ב-Trello
  3. מסדר מחדש את ה-Today ומחליט האם לדחות משהו למחר
  4. מתעדף בתוך ה-Today את המשימות החשובות ביותר
  5. יותם חוזר על התהליך מיד ארבע פעמים ביום, בבוקר, אחרי ארוחת צהריים, בערב ולפני שהוא הולך לישון.

התהליך הזה לוקח משהו כמו 15 דקות. בשאר הזמן יותם עובד ולא נוגע באימיילים, וואטסאפ ושאר ערוצי תקשורת עם העולם החיצון.

איך השיטה עוזרת לעבוד בצוות?

יש הרבה מקרים בצוות שאנשים ״זורקים״ עליך כל מיני משימות במהלך היום בזמן שאתה בפוקוס על משהו אחר. יותם יצר בורד בשם Team שמאפשר לשים כרטיסיות עם השמות של העובדים שלו, כאשר כל כרטיס זה שם של עובד או קולגה. בתוך הכרטיסיות אפשר לשים מידע, משימות וכל מה שעולה לכם במחשבות במהלך היום. עכשיו, במקום לזרוק את אותן מחשבות לאוויר לעבר העובדים או הקולגות שלכם, אפשר לרשום את זה בכרטיסייה ולשלוף את זה כאשר אתם בשבועית/יומית או בזמן יותר נוח להעביר למישהו מידע שקשור לעבודה.

אוקי השתכנעתי, איך מטמיעים את השיטה?

  • לנקות שעתיים בלוז: לנצל את הזמן הזה לארגן את היום
  • למיין אימיילים כמו בשלב השלישי: לסדר אימיילים לפי הרלוונטיות ולהפנות אותם לארכיון אם הם לא בפוקוס שלך
  • לבנות בורד ב-Trello לפי השלב הראשון: לאחד ולארגן את כל הרשימות שלך לפי רשימה אחת
  • תעדוף: לארגן את כל המשימות לפי התעדוף שלהן כאשר למעלה זה הכי חשוב
  • לפתח את הרוטינת יום שלך סביב השיטה ולחזור לעבודה
  • להנות מעוד שעה ביום! אפשר ללכת לים בזמן הזה.

לכניסה לבורד טמפלט שיותם הכין בשבילך >> ללחוץ כאן

פורסם במקור בבלוג של תומי בראב, Supertools, כלים לעל־אנושיות.

הפודקאסט של Supertools מביא מומחים בתחום הטכנולוגיה ופרודוקטיביות לחלוק את הכוחות-על שלהם בעידן הדיגיטלי.

תומי בראב

תומי בראב מוביל את התחום של Supertools, אומנות השימוש בטכנולוגיה. תומי גם היה בצוות ההקמה ואיש מרקטינג בחברת הסייבר לעולם הרכב Argus ו-MassChallenge בישראל

הגב

14 תגובות על "יזם ישראלי שגייס עשרות מיליוני דולרים פיתח שיטה שתחסוך לכם שעה ביום"

avatar
Photo and Image Files
 
 
 
Audio and Video Files
 
 
 
Other File Types
 
 
 

* היי, אנחנו אוהבים תגובות!
תיקונים, תגובות קוטלות וכמובן תגובות מפרגנות - בכיף.
חופש הביטוי הוא ערך עליון, אבל לא נוכל להשלים עם תגובות שכוללות הסתה, הוצאת דיבה, תגובות שכוללות מידע המפר את תנאי השימוש של Geektime, תגובות שחורגות מהטעם הטוב ותגובות שהן בניגוד לדין. תגובות כאלו יימחקו מייד.

סידור לפי:   חדש | ישן | הכי מדורגים
אלון בונה
Guest

מסכים מאוד עם הרבה דברים כאן חוץ מאחד. מצוין שיש להימנע מריבוי פלטפורמות, ועדיין כתוב על שימוש בסלאק לתקשורת וטרלו למשימות. למה לא להשתמש בפלטפורמה כמו Chatway שהיא גם תקשורת וגם משימות במקום אחד?

סתם אחד
Guest

עוד יזם קואצ’ר בשקל. למזלי הרע יוצא לי לפגוש כאלו הרבה.. הם תמיד מנסים לשפר את הסובבים אותם. עד שלא נשאר להם חברים/מכרים/עמיתים שרוצים בקרבתם. זה כמו ההוא עם הפתקים הצהובים שמוכר רשימות..

סתם אחד נוסף
Guest

תודה על הכתבה.
למה אתה טורח להגיב? יש לך איזה שהיא היכרות עם היזם המדובר?
כיזם אני נהנה ללמוד מאחרים ובדרך כלל כל אחד שעבר איזה שהיא כברת דרך (בטח אחרי חברה בת 8 שנים עם מאות עובדים וגיוס של 30+ מליון דולר) אני מודה לו על שפינה מזמנו ללמד אחרים איך הוא מנהל את הזמן שלו. למרות שהוא לא היה חייב.

חבל שמפרסמים תגובות של אנשים כמוך שכל מה שהם עושים זה לשרוץ בפייסבוק גיקטיים אתרים אחרים – על חשבון המעביד שלהם. חתיכת אפס

נוצות לא שלו
Guest

אני חושב שהוא התכוון לכתב שמתפאר בנוצות לא שלו ולא ליזם האמיתי שעליו נעשתה הכתבה.

איתי
Guest

אחלה רעיון, לדעתי פשוט כל אחד צריך להבין את הדברים בדרך שלו וליישם שזה הכי חשוב!
ממליץ להשתמש באפליקצית Aloha כדי לעזור בסינון ההפרעות מבחוץ.

אהבתי
Guest

אחלה רעיונות!

משתמש אובונטו
Guest

אני גם בעד רשימות והכל אבל העבודה עם טרלו, וכלים אחרים מסרבלת ומיותרת. צריך עוד דפדפן פתוח, אפליקציות ואחר כך לך תזכור מה שמת באיזה לוח.

לי יש שיטה פרימיטיבית אבל עובדת: אני כותב לעצמי מייל בgmail. למשל: משימות למחר: לקנות חולצה לילד, לשלוח חוזה למועמד, להתקשר לסבתא ולברר עם הלקוח אם הבילד עלה לאוויר.
אחר כך, בחיפוש בגימייל מאוד קל למצוא מה רציתי.

וטוב שכתבתי את התגובה הזאת כי נזכרתי שבאמת לא שלחתי חוזה למועמד.

יאללה, ביי

החסכן
Guest

ראשית, מה שהכי צרם בכתבה זה התיאור של הכותב. מגוחך.. רק אדם יהיר בעל מודעות עצמית נמוכה יאשר זאת.
לגבי “השיטה”: רשום שמבצע התהליך 4 פעמים ביום, כל אחד צורך 15 דקות. בזבזת שעה כדי לחסוך בשעה.

תומר
Guest

*פיהוק*

עוד אחד...
Guest

הכותב הוא פורץ זמן ומוביל את התחום של סופר כלים…. נוווו פחחחח באמת??? נהנה לכתוב שהוא יזם כאשר מעולם לא יזם דבר אחד בחיים שלו. ולעשות פודקאסט או לשחק עם כלי ניהול זה לא באמת Co-Founder… חבל סתם להוסיף טייטלים בלינקדין.

רועי
Guest

מדוע גיוס של עשרות מיליוני דולרים נותן משנה תוקף לשיטת עבודה? האם במידה והחברה לפשוט רגל שיטת העבודה תיפסל? מה איכפת לי כמה כסף הוא גייס או אם הוא מנכ”ל

עעך
Guest

אני מבזבז לפחות שעה בשבוע על קריאת מדריכים בנוגע ליעילות

הלוחש
Guest

ה 5 דקות הכי מבוזבזים שהיו לי, יכלתי לעשות דברים יותר מועילים בזמן הזה.
יזם בשקל.

יוגב
Guest

עזרת מאוד, תודה!

wpDiscuz

תגיות לכתבה: