סקר מגלה כי שימור נתונים לאורך זמן מוביל לשגיאות ניהול מידע

מוקדם יותר השבוע פרסמה סימנטק את הממצאים של סקר תקינות ניהול המידע שלה לשנת 2010 ממנו עולה כי מרבית הארגונים אינם עוקבים אחרי דעותיהם שלהם כאשר מדובר בניהול מידע.

מוקדם יותר השבוע פרסמה סימנטק את הממצאים של סקר תקינות ניהול המידע שלה לשנת 2010 (2010 Information Management Health Check Survey), ממנו עולה כי מרבית הארגונים אינם עוקבים אחרי דעותיהם שלהם כאשר מדובר בניהול מידע. לפי תוצאות הסקר, 87% מהמשיבים מאמינים בערך של תוכנית שימור מידע רשמית, אך רק ל- 46% יש תוכנית כזאת בפועל.

הסקר, אשר בוצע בחודש יוני 2010 ומבוסס על תשובות של 1,680 מנהלי IT ויועצים משפטיים ב- 26 ארצות, מגלה כי הרבה מאוד ארגונים שומרים מידע לאורך זמן ללא התייחסות לחשיבותו, במקום להטמיע מדיניות המאפשרת להם למחוק באופן מאובטח נתונים או רשומות לא חשובים. לפיכך, סובלים אותם ארגונים מזינוק בגודל האחסון, חלונות גיבוי שלא ניתן לעמוד בהם, סיכונים גוברים לתביעות משפטיות, ותהליכי גילוי נתונים (Discovery) יקרים ובלתי יעילים.

בין הנתונים ספורסמו בסקר, נמצא כי קיים פעם משמעותי בין יעדי ניהול מידע ארגוני ומצב בפועל. מרבית הארגונים (87%) מאמינים כי אסטרטגיית שימור מידע נכונה תאפשר להם למחוק מידע לא נחוץ. עם זאת, לכמחציתם בלבד (46%) יש בפועל תוכנית שימור מידע קיימת. כמו כן, נמצא כי 25% מהנתונים המגובים באופן שוטף אינם נתוונים שכלל צורכים גיבוי. חלק גדול מהבעייה נובע עקב ניהול לא נכון ולעיתים אי קיום של נהלי גיבוי, אחזור וארכוב מסודרים. כ-70% מהארגונים טענו כי הם משתמשים בתוכנות הגיבוי שלהם להטמעת דרישות משפטיות, ו-25% ציינו כי הם משמרים את כלל מערך הגיבויים שלהם ללא גבול. בנוסף ציינו ארגונים כי בממוצע, 40% מהמידע השמור מסיבות חוקיות אינו רלבנטי ספציפית לדרישות אלה. שימוש משולב בארכוב וגיבוי מספק גישה מיידית למידע המתאים ביותר, תוך שהוא מאפשר לארגונים לשמר פחות נתונים.

בעייה מרכזית נוספת שעלהת מהסקר היא שכמעט מחצית מהארגונים אוסרים על ובדים ליצור ארכיונים משלהם במחשבים המקומיים שלהם ובכוננים משותפים, הרי 65% מודים כי עובדים עושים זאת בכל מקרה באופן רוטיני.

כתוצאה מהבעיות הללו, ארגונים סובלים מעלויות אחסון מרקיעות שחקים כאשר שימור-יתר יצר סביבה בה יקר עתה פי 1,500 לצפות בנתונים מאשר לאחסן אותם, מה שמדגיש את העובדה כי מדיניות מחיקה נכונה ויכולות חיפוש יעיל הנן קריטיות עבור ארגונים גדולים. בנוסף, נוצרה בעייה של חלונות גיבוי הולכים ומתארכים, בעוד זמני התאוששות הופכים לבלתי הגיוניים ולסיכום, כמויות המידע המאוחסן בקלטות הגיבוי הופך לקשה לגישה וכך תהליך השחזר הופך לממושך, בלתי יעיל ויקר.

יחד עם תוצאות הסקר, פרסמה סימנטק מספר המלצות הנוגעות ליישום תוכנית לניהול המידע בארגון:

  • גיבוי אינו ארכיון, כך שיש להפסיק לגבות למטרות ארכוב ומטרות משפטיות. ארגונים צריכים לשמר פחות שבועות של גיבוי (30-60 ימים), ואז למחוק או לארכב נתונים בדרך אוטומטית לאחר מכן.
  • על ידי שימוש בגיבוי רק לזמן קצר ולמטרות התאוששות מאסונות, ארגונים יכולים לגבות ולאחזר מהר יותר, תוך מחיקת מערכי גיבויים ישנים יותר בתוך חודשים במקום שנים. מדובר בכמות עצומה של אחסון הניתן למחיקה או ארכוב עבור אחסון לטווח ארוך.
  • יש להטמיע ביטול כפילויות נתונים (deduplication) בכל מקום בתוך יישומים ובתוך סביבת גיבוי. ארגונים חייבים להשתמש ב- deduplication קרוב ככל האפשר למקורות המידע על מנת לשחרר משאבי רשת, שרתים ואחסון. כאשר deduplication משולב עם תקופות שימור קצרות יותר, ארגונים מאפשרים התאוששות מאסונות ללא טייפ (tapeless) דרך שכפול עבור SLA טוב יותר.
  • ארגונים צריכים גם לפתח ולאכוף מדיניות לשימור מידע אוטומטי (מה יכול להימחק ומה לא, ומתי). מחיקה אוטומטית מבוססת-מדיניות יוצרת פחות סיכונים מאשר מחיקה ידנית אד-הוק. 46% מהמשיבים אשר להם יש מדיניות שימור, צריכים לנקוט בצעדים מיידיים ולהתחיל בביצוע מדיניות זאת. מדיניות על נייר שאינה מבוצעת הנה סיכון משפטי.
  • יש להשתמש במערכת ארכוב עתירת-תכונות כדי להפוך Discovery ליעיל ככל האפשר. כך יכולות חברות לחפש מידע באופן מהיר יותר – ובאופן נקודתי יותר מכפי שהיו עושים בסביבת גיבוי. זה יפחית את הזמן והעלות הנדרשים להערכת סיכונים משפטיים, ביצוע חקירות פנימיות, ותגובה לאירועי ציות (compliance).

מערכת גיקטיים

גיקטיים, שהוקם בגלגולו הקודם כניוזגיק במרץ 2009, פונה לאנשי טכנולוגיה ואינטרנט בארץ הרוצים לקבל חדשות, עדכונים וכתבות בתחומים אלה בעברית. בנוסף לסיקור טכנולוגי לקח על עצמו גיקטיים לקדם את תעשיית ההיי טק בארץ.

הגב

1 תגובה על "סקר מגלה כי שימור נתונים לאורך זמן מוביל לשגיאות ניהול מידע"

avatar
Photo and Image Files
 
 
 
Audio and Video Files
 
 
 
Other File Types
 
 
 

* היי, אנחנו אוהבים תגובות!
תיקונים, תגובות קוטלות וכמובן תגובות מפרגנות - בכיף.
חופש הביטוי הוא ערך עליון, אבל לא נוכל להשלים עם תגובות שכוללות הסתה, הוצאת דיבה, תגובות שכוללות מידע המפר את תנאי השימוש של Geektime, תגובות שחורגות מהטעם הטוב ותגובות שהן בניגוד לדין. תגובות כאלו יימחקו מייד.

סידור לפי:   חדש | ישן | הכי מדורגים
סער
Guest

הבעיה השניה היא שבארגונים בהם יש גיבויים BY THE BOOK ותוכניות DR אף אחד לא מבצע שיחזור מידע מפעם לפעם לבדיקת תקינות הגיבוי ובדיקת היתכנות של תוכנית הDR שלהם. הפועל היוצא הוא שבמקרה של מידע שצריך לשחזר, או שלא מוצאים את הגיבוי, או שהוא חלקי או שהוא לא תקין. מעטים המקרים בהם נתקלתי ששחזור עבר בהצלחה מלאה.

wpDiscuz

תגיות לכתבה: