5 סופר-כלים שיעזרו לך לשמור על פוקוס בחללי עבודה משותפים

הם הטרנד הלוהט ביותר בעולם ההייטק, אבל הם עלולים לגבות מכם מחיר יקר בעיקר בכל הנוגע לפוקוס שלכם. כך תמקסמו את היכולות שלכם במתחמי עבודה משותפים

תמונה: Pexels

זה כבר יותר משנה שיצאתי למסע אופטימיזציה לסביבת העבודה שלי בשביל לעבוד ביעילות מהבית. זה התחיל מזה שבניתי לעצמי משרד עבודה בבית עד לפרטים הקטנים ביותר. מסוג העץ שהשתמשתי בו בשולחן החשמלי, המעמד למחשב וכל האקססוריז הנלווים. המשרד הזה זכה לכינוי ״הסטיישן״. חברים עדיין עולים אליי לרגל לראות את היצירה במציאות. אבל שאלה אחת תמיד נזרקה לאוויר: אבל מה אתה עושה עם התינוק שלך שרק נולד? זה לא מפריע? ״מה פתאום מפריע, אני שם אוזניות עם ביטול-רעשים ולא מרגיש אותו בכלל״.

ואז יהלי התחיל ללכת.

זה היה הרגע שהבנתי שאני חייב לעשות מעשה פופוליסטי ולהשכיר לי משרד ב-WeWork. למזלי, בדיוק פתחו אחד כזה ממש מול הבית שלי. כך שאני עדיין יכול לעשות ארוחות צהריים עם המשפחה.

שמעתי רבות על חללי עבודה משותפים עם חברות שאני עובד איתם. היתרונות הם מובהקים ומצדיקים את הטרנד. אחלה נטוורקינג, מכירים אנשים חדשים, קפה וסודה ללא הפסקה. מישהו דואג לכל הצרכים שלך, בעוד שכל מה שאתה צריך זה להיכנס בדלת ולהתחיל לגרום לשיט לקרות. אה… לעבוד.

בתור מי שרגיל לעבוד מהבית, גיבשתי לעצמי כבר תורת לחימה. אני קם מוקדם בבוקר, קורא משהו מעניין, עושה מדיטציה קלילה דרך Headspace, מתלבש (חשוב), מכין לעצמי קפה ומתישב על המחשב. לאחר מכן אני שם אוזניות עם ביטול-רעשים, פותח קלנדר ו-Notion, רואה איך היום שלי נראה. אז אני מתחיל לעבוד על המשימה הכי חשובה שלי היום תוך שאני שם טיימר לקחת הפסקות מזדמנות (פומודורו). מסיים שעתיים כאלה. רק אז אני פותח את האימייל ושאר ירקות (וואטסאפ, מסנג׳ר וכו׳) ועושה ניקיון דיגיטלי לכל האינבוקסים שלי. לוקח עוד הפסקה. חוזר לעוד סשן של פומדורו והפעם עם המשימות הבאות בקנה. יוצא להפסקת צהריים עם טולי ויהלי. לאחר מכן אני בדרך כלל מתחיל להיפגש עם אנשים בבית קפה מחוץ לבית שלי. משהו כמו שעתיים של פגישות. חוזר ועושה ניקיון דיגיטלי של אינבוקסים. ארוחת ערב, מקלחת ליהלי והולך לישון. הזרימת-עבודה הזו מובילה אותי לסיים שיט מהר ולמקסם את הפוקוס שלי על הדברים החשובים באמת.

אבל שום דבר לא הכין אותי לעבודה בחלל משותף.

היום הראשון בוויוורק הרגיש כמו היום הראשון בכיתה א׳. אתה נכנס, רק המורה אומרת לך שלום ושאר התלמידים לא מדברים איתך. אה, זה רק אצלי היה ככה? הכל הרגיש נוח. הריהוט המינימליסטי, הבריסטה שעושה לך קפה בהתאמה אישית, המדפסות שעובדות בצורה קסומה וחלקה (״למה כל פעם שנגמר הדיו יותר זול להחליף מדפסת?). הכל הרגיש פשוט יותר נוח.

ואז התחלתי לעבוד.

הייתי חסכן ולקחתי משרד משותף עם עוד כמה אנשים רנדומליים שאני לא מכיר. זה הרגיש כמו להיכנס למשרד של קולגות ששונאות אותך, אחרי שנים של עבודה משותפת. אף אחד לא אמר לי שלום. האמת, שזה מובן – אנחנו עדיין לא ממש מכירים. בא לקחת קפה מהבריסטה (״תדע שחלב שקדים לא מתערבב טוב בהפוך״). בתור לקפה אני מכיר כמה אנשים נחמדים:

מישהו: ״היי, מה אתה עושה?״.
אני: ״יש לי קבוצה כזאת בפייסבוק, נקראת Supertools״.
מישהו: ״אה, הייתי בטוח שאתה יזם״.
אני:

הולך בתחושת גאווה למשרד המשותף שלי ופותח סוף סוף את המחשב, פותח שעון פומדורו ומתחיל לעבוד על המשימה החשובה של היום. מוצר ידע חדש לסופרטולז. נכנס אחרי חמש דקות למצב עבודה עמוקה וריכוז. פתאום אני שומע מישהו מתחיל לדבר בטלפון בקולות במשרד. כן כן, במשרד שלי. פאק, איבדתי את זה.

פניתי אליו בפסיב-אגרסיב: ״אתה יכול לקחת את זה החוצה בבקשה?״. זרם איתי. אז נכנס עוד מישהו למשרד. בלחיצת כפתור החליט לסגור את כל התריסים החשמליים כי זה מחזיר לו אור על המסך של המחשב. מאבד ריכוז ואת הנוף האורבני מולי. חוזר לריכוז שלי, פתאום אני שומע מישהו מקליד במקלדת מכנית של גיימרים. רעש בלתי נסבל. אלוהים ישמור איך אפשר להיכנס לריכוז ככה.

יוצא החוצה עם המחשב ללובי. שם אוזניות עם ביטול-רעשים, מכוון את האלגוריתם שלהן לדרגת ״השתקת האנושות״. אוי טכנולוגיה, את כל כך טובה אליי. אני לא שומע כלום. נכנס למצב עבודה עמוקה. דופמינים זורמים לי בכל הגוף בזמן שאני מרגיש כוחות-על שנותנים לי בוסט לתפוקה שלי וגורמים לי לסיים את הפרק הראשון של המוצר שלי. ואז קרה הבלתי-יאומן. אני מרגיש מישהו מאחורה מוריד לי את האוזניות ומוציא מילים מתוך הפה שלו ישירות לאוזן שלי: ״היי תומי, אתה מסופרטולז נכון? יש לך דקה? אני ממש חייב להתייעץ על משהו״.

אהההההההה!!!

סיפור מוגזם, אני יודע. אבל אני בטוח שחלקכם יכולים להתחבר לסיטואציה. חלל עבודה משותף כאן להישאר. זה לא סתם טרנד כל כך מוצלח. מדובר בסביבה שיכולה לאפשר לאנשים לפתח את היצירתיות שלהם, להכיר אנשים חדשים וליצור הזדמנויות לעסק שלהם. אבל, ויש כאן אבל גדול – אנחנו חייבים לגבש כלים ותרבות אחרת אם אנחנו רוצים לעבוד בחלל עבודה משותף.

איך בדיוק עבודה במשרדים משותפים יכולה לפגוע בפרודוקטיביות?

א. עומס חושי. חללי עבודה משותפים עוצבו על ידי מעצבים, לא מומחים לפרודוקטיביות. הם גם עוצבו להיות שיתופיים, פתוחים, ליצור ניצוץ של הפרייה הדדית וכל הלאבי דאבי הזה. זה מוביל לכך שהמון דברים קורים בחלל עבודה משותף. אנשים נכנסים ויוצאים כל הזמן, האורות נכבים ונדלקים, יש מוסיקה, יש רעש של מכונת קפה, דלתות נפתחות ונסגרות. אבל לא רק זה, רוב החדרים בחללי עבודה משותפים הם שקופים לחלוטין. מה שהופך את החדר טלפון הקטן הזה, שניתן להיכנס אליו במקרה שלא אכלת לאפה שווארמה לארוחת צהריים, לחדר הכי פרודוקטיבי בחלל עבודה משותף.

ב. נוטיפקציות ללא הפסקה. בעוד יש לי משמעת עצמית לבטל נוטיפקציות כאשר אני עובד, קשה לי מאד לשלוט על נוטיפקציות שמגיעות מאנשים אחרים. זה גורם להסחות דעת דיגיטליות וכמובן למחיר התאוששות מאותן הסחות. לפי מחקרים, זה יכול להגיע לשעתיים ביום בממוצע פר עובד, רק על התאוששות מהסחות דעת.

ג. אנשים. אנחנו חיות סוציאליות. הטבע שלנו זה להתערבב, להתמנגל, להתקרב, להסתקרן, לנגב חומוס עם טחינה. זה נפלא והכל, אבל מה קורה שאתה יותר מידי חברותי? כאשר יותר מידי אנשים צריכים את הזמן והקשב שלך? איך ניתן לפתח יכולת-על לעבוד על הדברים שחשובים לך באמת, במקום לחיות את סדר העדיפויות של מישהו אחר.

יש לזה פתרון

תאהבו או תשנאו את זה, חללי העבודה הן הדרך החדשה לעבוד וזה ככל הנראה הרע במיעוטו. יש המון יתרונות לעבודה בחללי עבודה משותפים. אני מודה שבשבוע אחד הצלחתי ליצור הזדמנויות לסופרטולז יותר מאשר בחודש שלם של עבודה מהבית. חללי עבודה מציעים מגוון אופציות ישיבה – ממשרד משותף ועד משרד פרטי. אבל הסחות-דעת למעשה נמצאות בכל מקום. לכן, זה פחות משנה מאיפה אתם עובדים, לא איזה סופרטולז אתם מטמיעים בשביל לשמור את הל הפוקוס שלכם.

מעכשיו גיקטיים גם בטלגרם מעכשיו גיקטיים גם בטלגרם להצטרפות לערוץ הטלגרם שלנו לחץ כאן

הנה כמה טיפים שהתחלתי להטמיע על עצמי מאז שעברתי לעבוד בחלל עבודה משותף, וכך הפכתי את הפינה שלי במשרד ל-׳סופרטולית׳:

1. אני שם את הטלפון במגירה.

לפני כמה זמן נתקלתי ב-מחקר אחרון של אוניברסיטת שיקגו שמראה שגם אם הטלפון כבוי, עם המסך כלפי מטה, עצם הנוכחות שלו מורידה לנו את היכולת הקוגניטיבית להיכנס לפוקוס ולבצע משימות מורכבות בסביבת העבודה. לכן, כאשר אני רוצה להיכנס למצב של עבודה עמוקה ולבצע משימות מורכבות במיוחד, אני מכניס את הטלפון לפאוץ׳ מיוחד שנמצא בתוך המגירה בפינה שלי במשרד. אפשר להכניס אותו גם לתיק.

כאן אני מכניס את הטלפון שלי שאני רוצה להיכנס לפוקוס. המטרה שאני לא אראה אותו בזמן שאני עובד.

יש כמה דברים שחשוב לי להדגיש:

א. אני לא נזיר טכנולוגי, ההפך הוא הנכון. אבל אני מאמין שצריך להיות גם מחובר לעולם אבל לא מוסח-דעת. זה למה אני מגביל גם את זמן העבודה שלי ל-35 דקות ואז לוקח הפסקה של 7 דקות להתחרע על הטלפון שלי ולחזור לאנשים. אבל הטרייד-אוף הוא לא יאומן.

ב. מה קורה אם אנשים חשובים מחפשים אותי? בקרוב אני אכתוב על קונספט של שעון חכם שנקרא Hybrid Watch. מדובר בשעון אנלוגי שמאפשר לי לקבל אינדיקציה אם מישהו חשוב מתקשר אליי (כמו בת הזוג שלי, ההורים או גיא קצוביץ׳). אם טולי מתקשרת אליי, המחוגים של השעון מראים את השעה 3 ואני מקבל פידבק-רטט על הזרוע שלי. כך אני יכול להיות בטוח שאני לא מפספס שום דבר חשוב.

2. אני לוקח הפסקות מפוקוס ולא הפסקות מהסחות דעת.

חוק האצבע אומר שעל כל עבודה של 75-90 דקות, תקחו 15 דקות הפסקה. יש כאלה שמתמשים בשיטה שנקראת פומדורו, שכתבתי עליה כאן בעבר. אני בדרך כלל עושה 35 דקות עבודה, ואז לוקח הפסקה של 7 דקות. זה מצד אחד מאפשר לי להרגיש בנוח להתנזר דיגיטלית לזמן מוגבל ולקבל את הפוקוס שלי חזרה, ומצד שני להרגיש רגוע מהידיעה שעוד 35 דקות אני אוכל לחזור לכל אותם אנשים שחיפשו אותי. בשיטה זו אני בעצם לוקח הפסקות מהפוקוס שאני נמצא בו להסחות דעת, ולא הפסקות מהסחות דעת לצורך פוקוס – כמו שקורה הרבה פעמים במשרד עבודה משותפים.

אני ממליץ להשתמש ב-Forest, תוסף לכרום שמאפשר לכם לגדל עץ ויטואלי כל עוד לא תיכנסו לאתרים גוזלי-זמן ותשמרו על מונו-טסקינג.

 

3. אני מזמין אוכל למשרד כשעה לפני ארוחת צהריים

ארוחת צהריים זה דבר חשוב. צריך לעשות הפסקה ארוכה, אני לא אומר שלא. אבל לצאת החוצה מהמשרד, ללכת ברגל בחום עד למסעדה, לחכות כמה דקות טובות בתור להתיישב, להתעצבן על המלצרים, לחכות לתשלום, לתת למלצר את הכרטיס תן ביס ולחכות לקבל אותו חזרה. כל הדבר הזה לוקח זמן, מעצבן, ולא יעיל. מה אני ממליץ לעשות במקום? בשעה 11:30 להיכנס לאתר של תן-ביס או לאפליקציה של Wolt (עובדת רק בשירותים נבחרים בתל-אביב). השירותים האלה מאפשרים להזמין משלוח מלא מעט מסעדות (אני בוחר באפשרות סינון של עד 35 דקות). כאשר אני יוצא להפסקה, האוכל מחכה לי בלובי, ואני יכול לאכול ביחד עם אנשים שאני לא מכיר וליהנות משיחה טובה.

4. אני שם אוזניות עם ביטול רעשים + מוסיקה למוח

אוזניות עם ביטול-רעשים הפכו להיות פריט חובה בכל משרד לטעמי. האפשרות לשלוט על הצלילים שמגיעים מהסביבה היא לא פחות מהתערבות אלוהית לפוקוס שלי. זה מנגנון הגנה שמאד אפקטיבי ברגע שאתם נכנסים למצב של עבודה עמוקה. אני יודע שיש כאלה שחושבים שהם עובדים די טוב שיש רעש מסביב, הבעיה שאנחנו לא שולטים בסוג הרעש. מספיק שהרעש הזה יגיע בדמות של צלילי התראות והפוקוס שלנו הלך. לכן, אני שם אוזניות שמבטלות לחלוטין את הרעשים מהסביבה ומשתמש ב- Brain.fm או ב- Noisli בשביל להרכיב לי פלייליסט של מוסיקה שטובה לי למוח. אני אעשה בהמשך סיקור נרחב על כמה סוגי אוזניות: Bose, Sony ו-Skullcandy (הבחירה היותר ברת-השגה בשוק מבחינת המחיר).

5. אני מראה לאנשים שאני במצב של עבודה עמוקה.

אחד מהדברים הכי מתסכלים זה בסביבת העבודה זה שלא משנה איזה מנגנוני-הגנה אתם שם עליך, אנשים עדיין מרגישים בנוח להפריע לך ולתקוע את הזרימה שאתה נמצא בו. ״יש לך דקה״ זה המשפט הכי נפוץ שאני שומע בסביבת עבודה משותפת. זה אף פעם לא דקה, אף פעם אין לי באמת דקה, ותמיד זה תוקע לי את הזרימה שהייתי בה לפני ההפרעה. אני לא חושב שזה נעשה בזדון. הבעיה מתחילה בתרבות של סביבת עבודה משותפת. קשה לאנשים להבחין מתי מישהו נמצא במצב של ריכוז, והם גם לא כל כך מודעים לנזק שהם עושים בזה שהם תוקעים לי את זרימת העבודה. כל הפרעה כזאת גונבת לי עד 20 דקות בממוצע של זמן התאוששות מהפוקוס שבו הייתי.

מצאתי מוצר מגניב באמזון שמאפשר לתקוע באמצעות מגנט דגל קטן על המחשב שמצויד בנורות LED והופך לצבע אדום ברגע שאתם נמצאים במצב של עבודה עמוקה. אם אתם לוקחים הפסקה, הצבע הופך לירוק. כך אנשים מסביבכם מקבלים אינדיקציה האם אתם בעבודה עמוקה ולא יכולים לקבל הפרעות, או האם אתם עושים משימות פשוטות, כמו לקרוא אימיילים, וזה נגיד זמן מצוין לקבל הפרעות, שאלות, טענות וכו.

אז מה אתם חושבים?

תומי בראב

תומי בראב מוביל את התחום של Supertools, אומנות השימוש בטכנולוגיה. תומי גם היה בצוות ההקמה ואיש מרקטינג בחברת הסייבר לעולם הרכב Argus ו-MassChallenge בישראל

הגב

7 תגובות על "5 סופר-כלים שיעזרו לך לשמור על פוקוס בחללי עבודה משותפים"

avatar
Photo and Image Files
 
 
 
Audio and Video Files
 
 
 
Other File Types
 
 
 

* היי, אנחנו אוהבים תגובות!
תיקונים, תגובות קוטלות וכמובן תגובות מפרגנות - בכיף.
חופש הביטוי הוא ערך עליון, אבל לא נוכל להשלים עם תגובות שכוללות הסתה, הוצאת דיבה, תגובות שכוללות מידע המפר את תנאי השימוש של Geektime, תגובות שחורגות מהטעם הטוב ותגובות שהן בניגוד לדין. תגובות כאלו יימחקו מייד.

סידור לפי:   חדש | ישן | הכי מדורגים
סיון
Guest

מעניין.
אתה אמור לפרסם דעתך על האוזניות השונות בקרוב?

האקדמאי ללשון
Guest

“ולהשכיר לי משרד ב-WeWork.” למי השכרת?

אורח
Guest

למי שלא שמת לב, אין הגהה בגיקטיים.

נחמני
Guest

יותר כתבות כאלה .
גם אם ש כאן פרסום כלשהו ( לכלים שלו, למשרד עבודה משותף)
עדיין יש המון מידע *שאפשר ללמוד ממנו*, חלק יותר, חלק פחות ולכן הכתבה הזו היא WIN WIN.

*עוד* כתבות כאלה.

אורן
Guest

האק לopen space – לשים אוזניות ועדיין להשאר חברותי: http://www.beatsense.com

אהרון
Guest

הקטע של התרחקות מהסמארטפון טוב בכל מקום, לא רק באופן ספייס

just me
Guest

באיזה אוזניות לביטול רעשים אתה משתמש?

wpDiscuz

תגיות לכתבה: