להיפרד יפה מהפקס ומהסורק: גם מילוי טפסים יכול להיות חוויה טובה ללקוח

ארגונים רבים מבינים כבר זמן מה שהמעבר מנייר למסמכים דיגיטליים טוב לכולם, אך עדיין חוששים לשלוח ללקוחות טפסים מורכבים בסלולר ומהתמודדות עם טפסים ”טיפשים” קיימים. לטכנולוגיה יש תשובה לכך

 katleho Seisa\ Getty Images Israel

צלם/תמונה: katleho Seisa\ Getty Images Israel

מאת שמעון עמית, מנהל פיתוח עסקי של המערכת לתקשורת עם לקוחות ולניהול סבב חתימות דיגיטליות בחברת Consist

ערוצי התקשורת בין ארגונים ללקוחות התקדמו מאוד בשנים האחרונות, ובמקום לחכות שעות על הטלפון כפי שנאלצו לקוחות לעשות אך לפני מספר שנים, ניתן כיום לדבר עם נותני שירות במגוון אמצעים כמו צ’אט, וואטסאפ, רשתות חברתיות או לשלוח מייל.

אבל בכל מה שקשור למילוי טפסים ארגונים רבים עדיין נמצאים הרחק מאחור, ולקוחות של ארגונים ממגוון תחומים כגון סוכנויות ביטוח, חברות ביטוח, בנקים וחברות פיננסיות ואחרים, הנדרשים למלא מגוון רב של טפסים ארוכים עם מספר גדול של שדות, יודעים עד כמה התהליך של מילוי טפסים שכאלו הוא מסורבל ומייגע. הדבר נכון שבעתיים כאשר בשם הנוחות וחוויית המשתמש הארגון שולח ללקוח טופס כזה לטלפון הנייד, והלקוח נדרש לגלול שוב ושוב – למעלה, למטה ולצדדים – כדי להגיע לשדות השונים בטופס.

הסרבול הכרוך במילוי טפסים פוגע במידה רבה לא רק בחוויה של לקוחות הארגון, אלא גם בתהליכים עסקיים בתוך הארגון עצמו: לקוחות רבים מתקשים להבין מה הם נדרשים לעשות בכל שלב של מילוי הטפסים, והניסיון מלמד שארגונים אף נדרשים במקרים רבים להקצות עובדים ולבזבז שעות יקרות כדי להשלים פרטים חסרים, חלקיים או שגויים.

 Westend61\ Getty Images Israel

צלם/תמונה: Westend61\ Getty Images Israel

הבעיה הזו מוכרת בשוק וארגונים שונים פועלים להפוך לדיגיטליים, אך רבים מהם מתקשים במציאת הטכנולוגיה המתאימה שתקל ותפשט במיוחד את תהליך מילוי הטפסים. אחד מהפתרונות החדשים הקיימים כיום בשוק הוא טכנולוגיה הנקראת SIDE BY SIDE, אשר מציגה ללקוח במסך אחד, גם בסלולר, את כל השדות שיש למלא. הלקוח רואה את השדות השונים זה מתחת לזה בצורה מרוכזת ונוחה לתפעול ולמילוי, וכל הנתונים שהוא ממלא משובצים אוטומטית במיקום הנכון בטופס הסופי. הלקוח גם יכול לעבור בקלות, בלחיצת כפתור, ממצב עריכה למצב תצוגה כדי לראות את כל הטופס באופן מלא ולוודא שכל הפרטים שהוקלדו נכונים, מלאים ונמצאים במקום המתאים. בדרך זו הלקוח יכול להיות רגוע שהמסמך המלא, שעליו הוא חותם באופן דיגיטלי על גבי מסך המגע, מכיל את כל הפרטים הנכונים והוא לא יידרש להשלמות בזמן מאוחר יותר. לאחרי החתימה יוצרת המערכת באופן אוטומטי מסמך PDF סגור הנשלח ללקוח או לסבב חתימות ואישורים בתוך הארגון.

מסמכים דיגיטליים עם טכנולוגיות מסוג זה נוחים למילוי גם כשהם מכילים מספר רב של שדות, והם גם מתאימים לכל סוגי המכשירים – סמארטפונים, מחשבי לוח (טאבלטים) ומחשבים אישיים. נוסף על הנוחות וחוויית המשתמש החיובית, הם מספקים יתרון מרכזי נוסף בדמות האפשרות לנהל ערוץ תקשורת חי, דו-כיווני ואינטראקטיבי עם הלקוחות ובכך לא רק למקסם את חוויית הלקוח ולחזק את נאמנותו למותג, אלא גם לקדם מטרות עסקיות ושיווקיות רבות באמצעות הערוץ, לדוגמה על ידי שילוב תוכן מותאם באופן ספציפי לכל לקוח על פי העדפותיו, סגנון החיים שלו ועוד.

ומה עושים עם שאר המסמכים בארגון?

יש עוד סיבה שמעכבת ארגונים רבים במעבר לפורמט דיגיטלי. חברות ותיקות מחזיקות ממילא באלפי מסמכים מודפסים על גבי נייר או כאלה שנוצרו במערכות שונות ומרובות, והמחשבה על הסבתם לדיגיטליים גורמת לא פעם לוויתור מראש על המהלך.

למעשה, זהו במידה רבה אחד האתגרים המרכזיים שעמו מתמודדות חברות רבות כיום: השקעת משאבים וזמן בהפיכת מסמכים “טיפשים” ל”חכמים”. לשמחתנו, במציאות הטכנולוגית הנוכחית, מיישמי מערכת מיומנים מסוגלים לייבא מסמכים סגורים, ובתוך זמן קצר יחסית של שעות בודדות להפוך כל טופס “טיפש” לטופס חכם ואינטראקטיבי למילוי באמצעות SIDE BY SIDE.

כשם שארגונים רבים כבר לא מסתפקים במענה טלפוני בלבד ללקוחותיהם, וגם הלקוחות כבר לא מוכנים להתפשר על שירות נגיש ונוח, כך המעבר לטפסים דיגיטליים הפך להכרחי. ואכן הטכנולוגיות הרבות שעומדות לרשות החברות יכולות לשפר לאין ערוך את הקלות והנוחות של השימוש במסמכים ארגוניים דיגיטליים וחכמים, לאפשר להשלים את המעבר המלא מנייר לדיגיטל ולהיפרד מהפקס מבלי להתגעגע אליו.

הכתבה בחסות Consist

PB Digital הינה מערכת לניהול התקשורת עם לקוחות (CCM-Customer Communication Management) המותקנת אצל למעלה מ-200 חברות מובילות בארץ ובעולם. המערכת מאפשרת לארגונים ליצור בקלות ובמהירות טפסים ומסמכים דיגיטליים חכמים ולנהל תקשורת עסקית עם לקוחותיהם בכל ערוצי ההפצה הדיגיטליים. בשילוב Doxi - מערכת החתימות הדיגיטליות החדשה מבית קונסיסט, ניתן לייעל את סבב החתימות על מסמכים ארגוניים, למקסם את חווית הלקוח והמשתמש הארגוני, לחסוך בזמן ובמשאבים ולייעל תהליכים עסקיים רבים. לפרטים נוספים לחצו כאן.

כתב אורח

אנחנו מארחים מפעם לפעם כותבים טכנולוגים אורחים, המפרסמים כתבות בתחומי התמחות שלהם. במידה ואתם מעוניינים לפרסם פוסט בשמכם, פנו אלינו באמצעות טופס יצירת קשר באתר.

הגב

4 תגובות על "להיפרד יפה מהפקס ומהסורק: גם מילוי טפסים יכול להיות חוויה טובה ללקוח"

avatar
Photo and Image Files
 
 
 
Audio and Video Files
 
 
 
Other File Types
 
 
 

* שימו לב: תגובות הכוללות מידע המפר את תנאי השימוש של Geektime, לרבות דברי הסתה, הוצאת דיבה וסגנון החורג מהטעם הטוב ו/או בניגוד לדין ימחקו. Geektime מחויבת לחופש הביטוי, אך לא פחות מכך לכללי דיון הולם, אתיקה, כבוד האדם והדין הישראלי.

סידור לפי:   חדש | ישן | הכי מדורגים
רון
Guest

מצטער, אבל זה היה ממש משעמם. המוצר נחמד, אבל ההרגשה הכללית היתה לקרוא ברושורה.

חיים
Guest

אחד שיודע! מוצר גרוע! צוות לא מקצועי

יגאל
Guest

המערכת הכי טובה בשוק. גם המיישמים מדהימים. מניסיון.
ממליץ בחום. מותקנת אצל כל החברות הגדולות – גם BMW.

דני
Guest

ישנם פלטפורמות מעולות לעולם החתימות, למשל sign2go ופרומלי

wpDiscuz

תגיות לכתבה: