יצרתי את האוטומציה הפשוטה הזו, ורואה החשבון שלי מעריץ אותי
לא משנה אם אתם פרילנסרים או שכירים, קבלות עושות לכולנו כאב ראש. הנה טריק פשוט שיעשה לכם את החיים קצת יותר פשוטים
מקור: Pixabay
פעם, בסוף כל חודש הייתי מגיע אל רואה החשבון שלי עם אוסף של קבלות נייר ועוד עשרות קבלות מהמייל שהייתי עושה לו Forward אליהן. כל זה גרם לסיוט מתמשך שקורה אחת לחודש ומבזבז כמה שעות מחיי בתיוק, הורדה של קבלות ושליחה מסורבלת שלהן במייל. נשמע לכם מוכר? ככה פתרתי את זה באמצעות אוטומציה פשוטה וחסכתי לעצמי שעות כל חודש.
נתחיל מהסוף: מה האוטומציה ומה אתם צריכים כדי לעשות גם?
יצרתי אוטומציה שגורמת לכל קבלה דיגיטלית שנשלחת אליי, להיות מועתקת אוטומטית לתיקיית Google Drive. התייקיה הזו נשלחת באופן אוטומטי אל רואה החשבון שלי אחת לחודש ומכילה את כל הקבלות של החברה שלי.
מצרכים
Gmail: חשבון המייל שלכם
Google drive: ליצירת תיקייה שתכיל את כל הקבלות
Zapier: ליצירת אוטומציה
MixMax או Streak: לתזמון מיילים עתידיים
צעד אחר צעד – איך לבנות את האוטומציה?
דבר ראשון: לפתוח Label בתוך Gmail של “קבלות”. אל תוך ה-Label הזה אתם תשייכו כל מייל עתידי שמכיל קבלה.
צעד שני: לפתוח תיקיית Google drive תחת השם ״קבלות״. שמתי לכם לינק, אז תעשו את זה עכשיו ואל תהיו עצלנים.
צעד שלישי: בניית אוטומציה ב-Zapier אשר תשלוף את הקובץ מתוך כל מייל עם קבלה, ותשלח אותו לתוך תיקיית ה-Google drive שלכם. לאחר מכן נתזמן מייל שמעביר את זה לרואה החשבון שלכם אחת לחודש. הכנתי לכם וידאו בשביל זה, שלא יהיו לכם תירוצים שזה קשה.
התוצאה ואיך אפשר לסחוט מזה אפילו עוד?
מעתה והלאה, כל קבלה שתעבירו לתוך הלייבל של קבלות בג׳ימייל, תישמר אוטומטית בגוגל דרייב. רעיון נוסף שבאמצעותו מקסמתי את זה, הוא שגם קבלות מנייר צילמתי מיד מהאייפון ושלחתי לעצמי לג׳ימייל, ותייקתי אותן גם לתוך ״קבלות״ וכך נוצר מצב שגם הקבלות שלי מנייר הופכות לדיגיטליות כך שיש לי אפס דאגות בסוף כל חודש.
אם שדרגתי לכם את החיים, שתפו את זה עם עוד בן אדם אחד, או ספרו לי אישית איך זה עזר לכם. אני מת על הרגעים האלו שאנחנו מתייחסים אל עצמינו כמו אל סטארטאפ קטן.
המאמר הופיע לראשונה באתר Tochenist
נאור נרקיס
הגב
13 תגובות על "יצרתי את האוטומציה הפשוטה הזו, ורואה החשבון שלי מעריץ אותי"
* היי, אנחנו אוהבים תגובות!
תיקונים, תגובות קוטלות וכמובן תגובות מפרגנות - בכיף.
חופש הביטוי הוא ערך עליון, אבל לא נוכל להשלים עם תגובות שכוללות הסתה, הוצאת דיבה, תגובות שכוללות מידע המפר את תנאי השימוש של Geektime, תגובות שחורגות מהטעם הטוב ותגובות שהן בניגוד לדין. תגובות כאלו יימחקו מייד.
היי, נשמע מגניב לגמרי, אבל אני לא רואה את הוידאו :-(
יש אולי לינק לוידאו?
הנה הלינק
כל הקטע של לשמור קבלות די ברור, אבל לתת לחברה שאתה לא מכיר, גמו zapier גישה לכל המיילים שלך? ממש לא ברור.
zapier זו מעצמה בעולם האוטומציה, עם סטנדרטים מאוד גבוהים של ביטחון מידע. יש להם אלפי דרכים לייעל תהליכים באמצעות מתן גישה לאימייל, וזה לגיטימי לחלוטין
אני אוהב אותך!
תודה גיל! :) מקווה שגם רואה החשבון שלך יאהב אותך יותר
לא פשוט יותר לעשות scan to mail?
להוסיף את המייל של רואה החשבון שלך למכשיר הסריקה לתת הגדרה של משלוח בשם קובץ לפי תאריך ואז כשאתה שולח אתה פשוט בוחר את המייל של הרואה חשבון ועותק לעצמך ושולח..
למה צריך תוכנה ועוד תוכנה ועוד תוכנה כדי לעשות פעולה פשוטה ב 3 לחיצות על המכשיר המשולב.
יש לנו אחלה תוכנה שמייצרת קבלות ישר למייל או לדרייב וכוללת כלי ניהול למשרד ולחנות עם מערכת דוחות מגוונת להתרשמות: miki.co.il
זה לא תמיד עובד, כי יש חברות חוכמולוגיות שלא מצרפות את החשבונית או הקבלה כ-attachment למייל, אלא דורשות ממך ללחוץ על לינק, להגיע לאתר שלהן, לעשות לוגין, לחפש את החשבונית הרלבנטית ורק אז להציג אותה.
או.. פשוט להשתמש באפליקציית FOLDI:
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.app.foldi&iw=he
נאור – מעניין ברמת הטכנולוגייה אבל:
מס הכנסה מבקש את זה פיזי (צריך לשמור 7 שנים אחורה – לידיעתך כחברה). כך שלא ברור למה רואה החשבון שלך מעדיף להדפיס בעצמו ולשאת בעלויות אלה עבור כל הלקוחות כאשר הוא יכול לקבל מכולם תיקייה פיזית בסוף כל חודש. מה אני או מה אתה מפספסים פה?
ניתן להוסיף חתימה דיגיטלית כפולה ואז לא צריך לשמור את המקור … וניתן לשלוח במייל כמקור חתום דיגיטלית:
http://Www.autofont.co.il
אל תמות,
זה לא בריא.
אפשר למות מזה!