בשיא סערת הקורונה הצלחנו להביא יותר מ-300 איש לוובינר. הנה הטיפים שלנו

עונת הכנסים מציבה השנה את החברות השונות בפני דילמה: לבטל או לעבור לאונליין. במאנדיי בחרו באפשרות השנייה. את הלקחים מארגון הכנס המקוון הם חולקים איתנו


בסוף חודש מרץ, בשיא טירוף הקורונה, קיימנו ב-monday.com כנס וירטואלי בנושא ׳עיצוב בפשטות׳. עם נוכחות של 322 אנשים, 70 אחוז השתתפות ופידבקים מעולים מהמשתתפים – הוובינר הוכתר כהצלחה.

המסקנות המלאות מהתכנון והטיפים שצברנו נמצאים בפרק ריקאפ 07 של הפודקאסט, Startup for Startup. אבל בינתיים, הנה טעימה מהם בחסות דריה ורטהיים, מנהלת קשרי קהילה ב-Startup for Startup.

תקשורת עם הקהל

הקו המנחה לאורך כל תהליך המעבר לאונליין היה לשאול את עצמנו מה אנחנו רגילים לקבל בחוויה פיזית של כנס, ואיך נוכל לשחזר את אותה החוויה כשכל אחד מהאורחים נמצא בביתו.

אחד האתגרים המשמעותיים שנתקלנו בהם הוא שלמנחה ולדוברים אין אפשרות להרגיש את הקהל ולכוון את ההרצאה בהתאם. לכן ניסינו ליצור כמה שיותר מעורבות של הקהל לאורך האירוע באמצעות הכלים הבאים:

מינגלינג באמצעות צ׳אט

את חוויית הנטוורקינג והסמול-טוק שיש בתחילת כל כנס שחזרנו באמצעות שלוש שאלות שכתבנו בצ׳אט כשאנשים החלו להצטרף לאירוע: מי אתה? מאיפה אתה צופה בכנס? מה הדבר הכי מגניב שיש ברדיוס של 100 מטר ממך?

כמו בכנס רגיל, הקדשנו בלוח הזמנים רבע שעה למינגלינג לפני תחילת ההרצאה. התאמנו את השאלות לרוח התקופה, ושמחנו לראות עוד ועוד אנשים עונים עליהן. התשובות עזרו לנו להבין מי המשתתפים, ולמשתתפים הן נתנו תחושה שהם לא נמצאים לבד באירוע.

סקרים

החלטנו להשתמש בפונקציית הסקרים בזום כדי להכיר טוב יותר את הקהל שלנו ולכוון את השיחות עם הדוברים בהתאם. שאלנו שאלות כמו ׳האם אתם מנהלי מוצר או מעצבים?׳ או ׳העבודה שלכם מתמקדת במובייל או בדסקטופ?׳ עם תשובות שהכנו מבעוד מועד, ומיד לאחר מכן המנחה הציגה את התפלגות האחוזים לקהל הסקרן.

המעורבות מהקהל הייתה גדולה מאוד והתגובות לסקרים היו נהדרות. עבורנו היה מדובר בדרך קלה ומהירה להבין עם מי אנחנו מדברים, במקום להיכנס להתכתבויות ארוכות בצ׳אט.

שימוש בצ׳אט לצורך שאלות

במקום לחכות לסוף ההרצאה ולתת לקהל לשאול שאלות כמו בכנס רגיל, המשתתפים יכלו לשאול שאלה בכל רגע נתון באמצעות הצ׳אט. הרגשנו כאילו יש לנו הצצה למחשבות של המשתתפים בכל שלב בהרצאה, ויכולנו לענות על כל שאלה במקום הרלוונטי לה בשיחה.

ברגעים בהם לא הצ׳אט לא היה פעיל במיוחד, פשוט שאלנו את הקהל אם הוא עדיין איתנו. שיעור חשוב שלמדנו מהתהליך הזה הוא שלא צריך להעמיד פנים שאנחנו יודעים מה קורה בצד השני – אפשר פשוט לשאול את הקהל. כמות ״הרמות הידיים״ שקיבלנו בזום אישרה לנו שהקהל אכן איתנו ומרוכז בשיחה, ועזרה לנו להמשיך באותו הכיוון.

הרצאות

בכנס פיזי המשתתפים חווים לא רק את התוכן, אלא גם את המרחב. החוויה שלהם מושפעת מהמיקום בו הם יושבים, מעיצוב הבמה ומהמיקום של הדוברים עליה. בכנס אונליין כל הדברים שמסביב נעלמים וכל מה שנשאר זה המסך. לכן אחד הדברים שביקשנו לשים עליהם דגש היה דיוק המסרים והויזואליות של המצגת, שבמקרים רגילים נמצאת איפשהו ברקע וכאן בעצם ממלאת את רוב המסך. אלה הפעולות שעשינו לצורך זה:

צמצום התוכן
שתי הרצאות ממוקדות במקום ארבע ממושכות יותר. אי אפשר לצפות מאנשים לשבת במשך שעות ולהתרכז כפי שהיו עושים בכנס רגיל.

אחידות הדוברים
בכנס פיזי היינו משקיעים בנראות שלנו, אז למה לא גם הפעם? כל הדוברים לבשו חולצות שחורות והשתמשו ברקעים ניטרליים ודומים זה לזה, על מנת לתת תחושה שכולם נמצאים באותו חלל.

הכנת תסריט ל-3-4 דקות הראשונות של כל סשן
הכניסה לכל הרצאה הרבה יותר ׳חדה׳ באירוע אונליין. היה חשוב לנו ליצור ״hook״ מיד בתיחלת ההרצאה, שימקד את הקהל וישמור על הקשב שלו. החדות של הדוברים קריטית מאי פעם, מכיוון שהקהל מוקף בהסחות דעת סביבו – החל מטלוויזיה שדולקת ברקע או האפשרות להכין ארוחת ערב תוך כדי הכנס.

כל משתתף קיבל לינק לבחירת פוסטר מתנה בחנות אינטרנטית ייעודית.

אופרציה

בכנס רגיל, לרוב תלווה אותנו חברת הפקה שתדאג לגיבויים טכניים מכל סוג אפשרי. לעומת זאת, בכנס אונליין הכל יכול להיות מתוכנן כהלכה ובסוף ליפול על הדבר הכי קטן, כמו סאונד שבור או חיבור לא מספיק חזק לאינטרנט. לכן, הטקטיקה שבחרנו בה הייתה מיפוי של כל דבר שיכול לגרום לתקלה אפשרית, והתכוננות מראש בהתאם. אלה הדברים שדאגנו להם מבחינה אופרטיבית בימים ובשבועות הקודמים לכנס:

ציוד מקצועי
הדברים היחסית קטנים, שהמכלול שלהם יכול לעשות בדיוק את ההבדל מוובינר גנרי לכנס אונליין אמיתי:
תאורה מקצועית לדוברים, מיקרופונים (במקום להשתמש במיקרופון של המחשב), גיבויים לרשת האינטרנט.

הסרת מסיחי דעת אפשריים
המרצים קיבלו הנחיה להיות בלי טלפונים בחדר בזמן ההרצאה (יכולים לצלצל או לרטוט ברקע ולהסית קשב), לחבר מראש את כל המחשבים למטענים, ולהרצות מחדרים אטומים לרעש ככל הניתן.

טסטים, טסטים ושוב טסטים
ניסינו לדמות ככל הניתן את התנאים שיתקיימו במהלך האירוע ולראות שהדברים רצים כמו שצריך. במהלך הטסטים גילינו תקלות אפשריות (עומס בחיבור לרשת, רעשים משיפוצים בבניין ליד וכן הלאה) ויכולנו להיערך בהתאם.

תמיכה טכנית גם באונליין
בכנס פיזי המנחה או הדוברים אף פעם לא יתעסקו בתקלות טכניות, אלא יתמקדו בהעברת ההרצאה, מענה על השאלות ועמידה בזמנים. לכן גם כאן עדיף שהם לא יתעסקו בדברים האלה על מנת שיוכלו להתמקד בעבודה האמיתית שלהם.

לצורך כך בחרנו איש צוות שכל תפקידו היה לנטר תקלות טכניות לאורך האירוע, מה שהוריד עומס מהמנחה. איש הצוות הטכני בדק לכל אורך האירוע את הצ׳אט בזום, את המייל שלנו וגם את המסנג׳ר בקבוצת הפייסבוק שלנו, למקרה שאחד המשתתפים מתנתק ויוצר איתנו קשר בערוצים אחרים.

מחווה אישית למשתתפים
אף פעם לא יוצאים מכנס בידיים ריקות. אז גם במקרה הזה רצינו לתת את אותה הרגשה לקהל שלנו. כל המשתתפים קיבלו לינק לחנות אינטרנטית (חינמית) שם הם יכלו לבחור פוסטר בנושא הכנס ולקבל אותו עד הבית ביום האירוע. תמורת השקעה לא משמעותית באופן יחסי, קיבלנו תגובות מדהימות מהקהל.

הגדלת אחוז המשתתפים באירוע
בעוד לכנס רגיל קיימות סטטיסטיקות קבועות בנוגע לאחוזי הגעה של משתתפים (כ-50% מהנרשמים, בדרך כלל), במקרה הזה לא היה לנו מושג כמה אנשים באמת ישתתפו בכנס המקוון – אולי המון? אולי אף אחד? על מנת להקטין את חוסר הוודאות מיפינו את הסיבות שבגללן נרשמים יכולים לפספס את האירוע, וניסינו ליצור מענה עבור כל אחת מהן: נרשמים ששכחו מהאירוע – כדי להקטין את הסיכוי שישכחו, כל משתתף קיבל זימון לאירוע מיד לאחר ההרשמה, כך שהאירוע הופיע מראש אצל כולם בלוח השנה; נרשמים שאין להם זמן לאירוע – עם תחילת ארגון האירוע הוצאנו סקר לקהילה שלנו בו שאלנו מה הן השעות בהן יהיה להם הכי נוח להשתתף בכנס. כך הגדלנו את הסיכויים לנוכחות גדולה; נרשמים שהתוכן לא רלוונטי עבורם – כדי למנוע מצב כזה, שאלנו את הנרשמים בטופס ההרשמה מה הם ירצו לקבל מהאירוע. הנרשמים קיבלו תחושת מעורבות חזקה יותר, ואנחנו יכולנו לוודא שאנחנו מפרסמים את האירוע בצורה שאכן תואמת את ציפיות הנרשמים.

שימוש בזום וובינר
לפיצ׳ר הוובינר יש כמה חסרונות, כמו העובדה שמשתתף לא יכול לראות את שאר המשתתפים שנמצאים באירוע, אבל היתרונות רבים: האפשרות לעשות mute לכולם מלבד לדובר, לעשות שימוש בצ׳אט ובפיצ׳ר שאלות ותשובות, היכולת לוודא שכולם צופים באותה מצגת באותו זמן ועוד.

הפקת כנס אונליין בהחלט הייתה חוויה שונה עבורנו, שגרמה לנו להבין שאפשר לפעמים לצאת מהקופסה ולקבל תוצאות מפתיעות וחיוביות לחלוטין.

וכדי שיהיה לכם קל יותר – הכנו לכם צ׳קליסט מלא להפקת אירוע אונליין:

 

הכתבה בחסות Startup for Startup

Startup for Startup היא יוזמה של חברת מאנדיי.קום, במסגרתה עובדים מהחברה, וגם משקיעים ויזמים אחרים, חולקים מהנסיון, מהידע ומהתובנות שלהם לגבי אתגרים מעולמות הסטארטאפים. במסגרת היוזמה מתפרסם מדי שבוע פודקאסט שעוסק באתגרים בנושאי פיתוח, ניהול מוצר, עיצוב, גיוס כספים ונושאים אחרים, לצד כתבות עם יזמים מהאקוסיסטם, ראיונות עם מומחים, אירועי ״לייב פודקאסט״ ועוד.

Avatar

כתב אורח

אנחנו מארחים מפעם לפעם כותבים טכנולוגים אורחים, המפרסמים כתבות בתחומי התמחות שלהם. במידה ואתם מעוניינים לפרסם פוסט בשמכם, פנו אלינו באמצעות טופס יצירת קשר באתר.

הגב

6 תגובות על "בשיא סערת הקורונה הצלחנו להביא יותר מ-300 איש לוובינר. הנה הטיפים שלנו"

avatar
Photo and Image Files
 
 
 
Audio and Video Files
 
 
 
Other File Types
 
 
 

* היי, אנחנו אוהבים תגובות!
תיקונים, תגובות קוטלות וכמובן תגובות מפרגנות - בכיף.
חופש הביטוי הוא ערך עליון, אבל לא נוכל להשלים עם תגובות שכוללות הסתה, הוצאת דיבה, תגובות שכוללות מידע המפר את תנאי השימוש של Geektime, תגובות שחורגות מהטעם הטוב ותגובות שהן בניגוד לדין. תגובות כאלו יימחקו מייד.

סידור לפי:   חדש | ישן | הכי מדורגים
Monday
Guest

ה300 האלו בטח נמשכו לכל הלכום ושם דבר שאתם עם כל הצבעים שלכם

500
Guest

יש להם יותר מדי כסף ליח”צ

נירית
Guest

תודה על הטיפים, חלק כבר הכרתי אבל חלק מעניינים. תודה!

אריקה
Guest

מעניין. אבל איך אני יכולה לעודד מינגלינג בזום שאני עושה לקבוצת פייסבוק שלי? לבקש מהם להיכנס חצי שעה קודם? אריקה

דריה ורטהיים
Guest

חצי שעה זה די הרבה למפגש שהוא אונליין, אבל להגדיר 10-15 דקות לפני תחילת הסשן למינגלינג זה מעולה :) כדאי להכין כמה שאלות מראש למשתתפים כדי ״להתניע״ את השיח ולעזור להם להתחיל לדבר אחד עם השני.
מוזמנת לקבוצת הפייסבוק שלנו אם יש לך שאלות נוספות – Startup for Startup

תודה!
Guest

כתבה מדהימה, עוד ביצוע מושלם.
הכנס היה ממוקד ועמוס בתוכן מטורף, תודה רבה!

wpDiscuz

תגיות לכתבה: