לגזור ולשמור: כך תעצבו דוחות מעולים, וכולם יהיו מרוצים

דוחות הם דרך חשובה ויעילה לספר סיפור ולפשט נתונים. הנה כמה טיפים שיעזרו לכם ליצור כאלו שגם יהיו מוצלחים מבחינה ויזואלית, אבל לא פחות חשוב מכך – יעבירו את המסר באופן המדויק ביותר

חלק מהדוחות של גיקטיים. עיצוב: הדס שיזף

כמעצבים, עבודה על דוח היא מורכבת וסיזיפית, ומדובר בפרוייקט סבוך וארוך. המסמך שאנחנו מקבלים מכיל המון טקסט, מספרים, טבלאות אקסל ושפע של נתונים. אז איך בדיוק מתמודדים עם כל זה? איך לוקחים גוגל דוק של עשרות עמודים, והופכים אותו לדוח מוצלח ובזמן קצר? בתור המעצבת של גיקטיים התנסתי בלא מעט דוחות מסוגים שונים, והחלטתי לשתף אתכם במספר טיפים שיעזרו לקחת את הדוח שלכם ולהפוך אותו למוצר שיהיה מובן, נוח לקריאה ויספר את הסיפור שלשמו הוא נוצר.

1. לקרוא

זה אולי נשמע טריוויאלי, אבל מתברר שלא כל כך. את הדוח האחרון עליו עבדתי קיבלתי ממחלקת המחקר שלנו. מדובר היה בגוגל דוק ארוך ומסועף, שכלל עשרות עמודים של טקסטים וטבלאות. לקחתי אותו בלי לקרוא, ופשוט העתקתי את הטקסטים לתוך layout שבניתי מראש באינדיזיין, נתתי טאצ’ עיצובי פה ושם – ויצא יפה. התהליך היה די מהיר, ובשלב ההוא לא כל כך עניין אותי כתוב שם, וגם לא היה לי יותר מידי זמן להיכנס לעומק הדברים. מה שכן, היה לי חשוב שהוא יהיה הכי יפה שיש, עם גרפים גדולים ומרשימים, וכך היה.

אז זהו שלא….

לפני תחילת העבודה על הדוח השני או השלישי שעיצבתי בגיקטיים, היתה לי שיחה עם ראש מחלקת המחקר שלנו ששינתה את הגישה שלי לנושא, ובמקביל קידמה משמעותית את רמת הדוחות שלנו. הוא אמר לי בצורה שאינה משתמעת לשתי פנים: “הדס, הפעם את קוראת את הדוח לפני שאת מתחילה עם העיצוב. חשוב לי שתביני לעומק במה הדוח עוסק, ואשמח לקבל את הפידבק שלך על המבנה ואיך אפשר לשפר אותו”. בהתחלה התבאסתי, כי היי, למה אני צריכה לבזבז את הזמן שלי על זה? אני מעדיפה לנצל את הזמן בלבחור צבעים שיעבדו ואיקונים מגניבים. אך הוא ביקש, והתחלתי לקרוא.

השיחה הבאה שלנו כבר התנהלה ברמה אחרת לגמרי. היא התעסקה בתוכן עצמו ולא רק בנראות. העליתי את הפידבקים שהיו לי: איפה צריך להבהיר תהליכים, איזה מושגים לא מספיק ברורים, המבנה של הדוח, איך לספר את הסיפור נכון, מה להציג קודם, איך אפשר לשפר את סדר הפרקים וכו’. ובמקביל דנו גם בפתרונות ויזואלים כדי להקל על הסבר תהליך מורכב, מציאת נתונים נוספים שיגבו את התוכן ואופן הצגתם הגרפית.

בשורה התחתונה: כמעצבים, לקרוא את תוכן הדוח לעומק מאפשר לכם לקיים דיון מעמיק ומקצועי יותר עם כותבי התוכן. במקביל, זה גורם להם להעריך אתכם יותר, משפר את עבודת הצוות – והכי חשוב – מייצר מוצר איכותי ומדויק יותר. 

2. לשאול כמה שיותר שאלות ולהתעקש על התשובות

קראתם את התוכן? מעולה. עכשיו צריך לפתח את יכולת ה-“למה? מה? איך? כמה?”. כמה שיותר שאלות, ככה יותר טוב. לא להתבייש, ככל שתבינו יותר, כך תעלה רמתו של הדוח.

לדוגמא, כאשר קראתי את דוח הבלוקצ’יין שלנו בפעם הראשונה, דברים רבים נראו כמו סינית בעיניי. תהליכים מורכבים, מילים גדולות, כל כך רחוק מעולמות התוכן שהכרתי עד כה. אז הלכתי וישבתי עם מחלקת המחקר שלנו ופירקנו לעומק את כל התוכן של הדוח. הם היו סבלניים וענו לי על כל שאלה, בסיסית ככל שתהיה – וכך הצלחנו לייצר גרפיקות פשוטות הממחישות תהליכים מורכבים (כמו תהליך העברת ביטקוין בין שני אנשים, תרחישי שימוש עתידיים ברשת הבלוקצ’יין: העברת סחורות ימיות, שיפור תהליכי אבטחה וכו’). ללא שיתוף הפעולה שלהם, לא הייתי מצליחה להגיע לתוצר מדויק כל כך.

לעיתים אנשי המחקר לא מעוניינים להשקיע זמן בשיחה עם המעצב. אז תתעקשו, תדגימו להם כמה המוצר הסופי ישתפר פלאים ע”י שיתוף פעולה מצידם. אל תוותרו על החלק הזה – הוא מהותי.

ויזוליזציה: איך עובר ביטקוין, נוצרה בזכות שיתוף פעולה עם אנשי המחקר. עיצוב: הדס שיזף

3. לסדר את הנתונים

רגע לפני שאנחנו מתחילים עם הגרפים, סיקרו במהירות את הנתונים (מעבר רציני עליהם עוד יגיע, בסעיף הבא). וודאו איפה הם נכנסים בגוף הטקסט, האם ברור מה הקשר שלהם לתוכן, האם יש להם כותרות, האם הטבלאות נקיות – כלומר, האם הטבלה מציגה רק את הנתונים הסופיים שנרצה בגרף או הרבה נתונים אחרים שיבלבלו אותנו, ויגזלו מאיתנו זמן עבודה ארוך ומיותר. אחרי סריקה מהירה של המידע, שבו עם אנשי המחקר שאספו את הנתונים ווודאו שאתם מבינים שאלו הגרפים שהם רוצים, ואלו המיקומים הנכונים. בידקו שאתם יודעים מה מודדים בכל גרף (משקל, אורך, כמות וכו’) ובאילו יחידות מידה (קילו או טונות, מטרים או קילומטרים, מיליוני דולרים או מילארדי שקלים וכו’).

השקיעו בשלב הזה – זה יחסוך לכם המון זמן עבודה על גרפים לא נכונים או נתונים לא מדויקים.

4. לחשוב טוב על הנתונים, ולדייק אותם. גם אם זה דורש הרבה זמן

קראנו, שאלנו וקיבלנו תשובות, עכשיו מגיעים המספרים. טבלאות של נתונים לרוב מגיעות בגליונות אקסל בלתי נגמרים. אפשר לקחת אותם ולעשות מהם גרפים יפים – אבל כבר אמרנו שרק יפה, זה לא אנחנו יותר. צריך להפעיל קצת מחשבה; כל טבלה קטנה או גדולה, דורשת שאלה אחת משמעותית: מה אנחנו רוצים להציג פה? למה אנחנו מציגים את הנתונים הללו? התשובה לשאלה הזאת תעשה את ההבדל בין גרף יפה ומגניב לבין גרף נכון, שמעביר בדיוק את המסר שלשמו הוא מוצג.

כל דוח יכול להציג המון נתונים, אבל לפעמים העומס הויזואלי מבלבל ומפספס את המטרה. לכן כדי להתמקד במה שאנחנו רוצים להדגיש, במה שחשוב. דוגמא טובה היא בהצגת ה-ICO של דרום קוריאה, כפי שניתן לראות בתמונה מטה. עברתי מספר גרסאות עם אנשי הדאטא כדי עד שהבנו בסוף מה המטרה שלנו בהצגת הנתונים הללו, מפה הדרך היתה מאוד מהירה להבין שמפה הינה הפתרון המתאים ביותר (טוב נו, וגם הרבה יותר יפה).

תחשבו טוב על הנתונים, תעבדו אותם, תנסו מספר אופציות לתצוגה, תבדקו מול אנשים מה הם מבינים ומה יותר נוח להם לקרוא. אל תסתפקו בגרף ברירת המחדל הראשון שיוצא לכם.

תהליך העבודה על אינפוגרפיקה, חשוב להתפקס על המטרה. עיצוב: הדס שיזף

המטרה שלנו כמעצבים היא לעזור לקוראים להבין את התוכן ואת הנתונים שמופיעים בדוח, לפשט ולהנגיש מידע סבוך ומורכב וכמובן שגם לייצר מוצר נעים לעין ואסתטי. אז תשקיעו את הזמן בלקרוא, לשאול שאלות, להתעקש לקבל תשובות ולחשוב – זה מה שיהפוך את הדוח למוצלח הרבה יותר ויגרום להערכה גבוהה של הסובבים אתכם.

אם אתם כבר פה, אתם מוזמנים לקרוא את הדוח שלנו שמסכם את שנת 2018 באקוסיסטם הישראלי כאן

הדס שיזף

ה-מעצבת והמאפיינת של גיקטיים, יזמת ומעצבת אינפוגרפיקה במיל’. אוהבת עיגולים, גרדיאנטס וארטבורדס (לאו דווקא בסדר הזה). בעלת תואר ראשון בפסיכולוגיה ותקשורת חזותית.

הגב

2 תגובות על "לגזור ולשמור: כך תעצבו דוחות מעולים, וכולם יהיו מרוצים"

avatar
Photo and Image Files
 
 
 
Audio and Video Files
 
 
 
Other File Types
 
 
 

* היי, אנחנו אוהבים תגובות!
תיקונים, תגובות קוטלות וכמובן תגובות מפרגנות - בכיף.
חופש הביטוי הוא ערך עליון, אבל לא נוכל להשלים עם תגובות שכוללות הסתה, הוצאת דיבה, תגובות שכוללות מידע המפר את תנאי השימוש של Geektime, תגובות שחורגות מהטעם הטוב ותגובות שהן בניגוד לדין. תגובות כאלו יימחקו מייד.

סידור לפי:   חדש | ישן | הכי מדורגים
רני
Guest

לא הבנתי למי מיועדת הכתבה?
מהכותרת “גזור ושמור” ציפיתי ללימוד איך משתמשים בכלי.
טיפים כמו “קרא את הדוח קודם” ו”שאל מה שיותר שאלות” הם די obvious.
הכתבה פוספסה לא נתנה לי כלום וחבל כי עושה הרושם שנעשה מאמץ להסביר פה משהו שלטעמי פוספס.

מילי
Guest

הייתי שמחה לדעת באילו כלים השתמשתם

wpDiscuz

תגיות לכתבה: