גם לעובדים, גם למנהלים: 4 טיפים שיעזרו לכם לבחור כלים לעבודה מרחוק

החודשים האחרונים חוללו שינויים באופן בו עבדנו כל חיינו. מנהלים בחברות אמנם הצליחו להעביר את כל הפעילות לעבודה דיגיטלית מרחוק, אך רבים מהם לא התעמקו באופן שבו המהלכים הללו השפיעו על העובדים, עבודת הצוות והתהליכים. הכנו לכם כמה טיפים וכלים שיעזרו להפיק את המירב מעבודת הצוות ולנהל את הפעילות בצורה משותפת ויעילה יותר גם מרחוק

תמונה: Pexels

מאת שרית כהן, Matrix DevOps, Head of Agile & Methodologies; והילה טל, Matrix Global Services – Eastern Europe ,VP HR

בחצי השנה האחרונה נאלצו ארגונים רבים לעבור למודל עבודה מרחוק, חלקם היו מורגלים בעבודה חלקית מהבית ורובם כלל לא. בבת אחת נאלצו מנהלים רבים להתמודד עם שאלות כמו: איך מנהלים ויוצרים שיתוף פעולה בצוות כאשר עובדים בקושי מגיעים למקום העבודה, וברוב המקרים לא מגיעים כלל?

רבים מן העובדים שעברו לעבוד בבית מעידים כי הם אמנם מרגישים יותר פרודוקטיביים וחוסכים עלויות של נסיעה או בזבוז זמן בפקקים, אבל הם גם מרגישים קושי בהתנהלות בתוך הצוות, וחלקם אף מדווחים על תחושת בדידות ומחסור ממשי באינטראקציות בינאישיות. המנהלים מצידם לא ממש יודעים להגיד כיצד השינויים הללו השפיעו על העובדים ואם הם מרוצים או שיבחרו לעזוב את החברה.

השוק רווי בפתרונות לניהול עובדים מרחוק, ומנהלים רבים תוהים בחודשים האחרונים מהו הפתרון הנכון ביותר לארגון, זה שיעזור לצלוח את התקופה הנוכחית ולהסתגל למציאות החדשה. המנהלים שיצליחו בתפקידם הם אלו שישכילו לראות בשינוי כהזדמנות מצוינת לשפר תהליכים פנים ארגוניים לעבודה מרחוק, תהליכים שיעזרו לחזק את הקשרים עם העובדים, ישפרו את עבודת הצוות וייעלו את התפוקות.

מצב שלא הכירו קודם

המעבר לעבודה מהבית תפס חברות וארגונים לא מוכנים למצב חדש, שלא הכירו קודם לכן. הן יכולות לשמוע וללמוד מחברות שכל השנה עובדות מרחוק – לא רק בישראל, אלא מנהלות צוותים במדינות ויבשות שונות ואפילו ב-time zone שונה. על בסיס ניסיוננו, ריכזנו עבורכם מספר טיפים למתודולוגיות וכלים פרקטיים שיסייעו לכם להבטיח עובדים מרוצים, עבודת צוות יעילה ושיפור תפוקות גם מרחוק.

1. מתודולוגיות אג’יליות (Agile)

המציאות הנוכחית אינה דומה לזו שהכרנו לפני, ולכן נדרש שינוי תפיסתי במתודולוגיות ניהול על מנת להעצים את העובד ולתת לו תחושת שייכות. שימוש בעקרונות עבודה אג’יליים יאפשר לעובד גמישות בכך שהוא מודד אותם לפי תפוקות, ולא על בסיס שעות העבודה שהשקיעו. כלומר, עובד יעיל הוא זה שישלים תוצרים ולא מי שיעבוד שעות רבות וישלים משימות לאט.

באופן כללי, ובמיוחד בתקופה של מרחק דיגיטלי, לא ניתן לראות מה העובד עושה בכל רגע, ולכן ממילא מעקב אחר תפוקה נחשב להרבה יותר אפקטיבי למעקב ומדידת ביצועים. בנוסף, מתודולוגיה זו מעצימה עבודה בצוות, משפרת את התקשורת בין אנשי הצוות, יוצרת מצב של מחויבות קבוצתית ואישית של כל עובד כלפי היעדים שהוא מתחייב אליהם (shared responsibility) ומאפשרת עבודה עצמאית ללא צורך בניהול צמוד.

כך נוצר מצב של win-win בין העובד והמנהל – מדידת הביצועים של העובד אובייקטיבית יותר ואפשר להפחית בישיבות סטטוס ותלות בינאישית, כך שלעובד מתפנה זמן לעסוק בעבודתו, שהופכת לגמישה ומאפשרת לו להתמודד עם המציאות החדשה ומעצימה אותו ואת אחריותו בתוך הצוות. מנהלים שישכילו לאמץ מתודולוגיה זו יזכו בעובדים יעילים ומרוצים יותר, המרגישים חשיבות במקום העבודה, יודעים שסומכים עליהם, ויזכו, כמובן, לראות זו בתוצרים עם ערך כספי לארגון.

2. שקיפות ונראות – כלים טכנולוגיים לניהול מרחוק

מנהלים האחראים על צוות או מספר צוותים שעובדים מהבית עלולים להרגיש שהם לא יודעים מה העובדים שלהם עושים במהלך היום, ומהו סטטוס הפרויקט אותם הם מנהלים. גם העובדים עצמם השייכים לצוות צריכים לדעת ולהיות מסונכרנים על מה עובדים יתר חבריהם.

יצירת שקיפות ונראות בזמן אמת לכל דרגות הארגון אפשרית כשעובדים מרחוק באמצעות מערכת אחידה הנגישה לכולם, ומאפשרת זרימת מידע באופן מיידי מהמנהלים לעובדים ולהיפך. בצורה זו כולם מעודכנים בזמן אמת, מבינים את תפקידים בצוות ובארגון ויכולים לקבל הקשר לעבודתם מול עבודת הצוות ואסטרטגיית הארגון כולו.

באופן זה מנהלים יודעים בדיוק מתי עובד סיים משימה, מי לא סיים, מה נשאר פתוח ומה הושלם, וגם העובדים רואים מה קורה בצוות. הצגה שקופה של הנתונים והמדדים היא קריטית למנהלים להבחנה בדגלים אדומים ולקבלת החלטות בזמן אמת. כלי שכזה מייתר את הצורך בשיחות סטטוס ובפגישות מרובות, מייעל את מערך ניהול משאבי הזמן ומייצר מערכת אימון טובה וחזקה יותר בין העובד למנהלו.

כיום ישנם כמה כלים מובילים שעוזרים ליישם את השקיפות והנראות בארגון בהצלחה, הפופולריים בקרב צוותי פיתוח ומנהלים הם JIRA ו-Monday.com, המאפשרים עקיבות מלאה בין מפת התכנון הארגונית וההנחיות שמועברות בין כל דרגי הארגון לביצוע בפועל של העובדים בבית. בתוך מערכות ניהול כאלה מומלץ להשתמש בדשבורדים ככלי משלים ליצירת שקיפות, מעקב סטטוס משימות, סנכרון בין כולם בזמן אמת ומדידת תפוקות.

3. מפגשים וירטואליים בצורה קצת שונה

עד כה לא נמצא תחליף מוחלט לתקשורת הבינאישית, אבל יש חלופות ראויות ואפילו כיפיות לניהול פגישות במרחב הווירטואלי, שיותירו חותם גדול יותר על העובדים המשתתפים.

אחת האופציות היא להשתמש במערכות Whiteboard, כמו Obeyai ו-Miro, שמדמות מרחב שיתופי בו כל משתתף יכול להעביר הדרכות, לבצע תרגילים בשיתוף הצוות בזמן אמת, לצייר תרשימים, להדביק פתקים וירטואליים, “לקום ללוח” על מנת להציג, או אפילו ליצור משחקי חברה יצירתיים בין חברי הצוות.  כן, אפשר לנהל ישיבות בזום, אבל מערכות Whiteboard מאפשרות למשתתפים לוח שיתופי עליו כולם יכולים לעבוד במקביל. כך ניתן לייצר עבודת צוות אמיתית, מה שיביא את התקשורת לאופן הכי קרוב לניהול אינטראקציות של פנים מול פנים.

4. ניהול בינאישי מותאם

הכלים הטכנולוגיים הללו יכולים לעזור ולהקל מאוד על המנהלים והעובדים בימים אלה, אך כל מנהל חייב להוסיף גם יכולות ניהול אישיות המותאמות לחיבורים שמתקיימים במרחב הווירטואלי. תפקידה של מנהיגות בזמן שינוי היא לספק תחושת ביטחון לעובדים גם ברגעים של חוסר ודאות, ולייצר צינור מידע אמין ומשקף. מנהלים שידעו לשים את הכל על השולחן יעודדו עצמאות ופרודוקטיביות; אלה שיקבלו החלטות אמיצות, יקשיבו ויביעו התעניינות בעובדים, ישימו את הפוקוס על העתיד וישרו אנרגיות טובות, שליטה ורוגע, וכמובן התאמות לשינויים וניצול הזדמנויות – יצליחו לסחוף אחריהם את העובדים, ייצרו עבורם תחושת שייכות ויהפכו אותם להרבה יותר פרודוקטיביים.

הכתבה בחסות מטריקס גלובל מזרח אירופה

מטריקס גלובל מזרח אירופה, זרוע שירותי ה-Offshore של מטריקס, מתמחה במגוון שירותים ביניהם בנייה והקמה של צוותי פיתוח במרכזי הפיתוח השונים במזרח אירופה, מעסיקה מעל 300 אנשי מקצוע מוכשרים ופועלת מעל ל-14 שנה במגוון מתודולוגיות מוצלחות ומוכחות לעבודה מרחוק. לקוחות החברה מעידים כי העברת הפעילות הארגונית או חלק ממנה למרכזי פיתוח בעולם עוזרת להם לייצר יתרונות עצומים לארגון, מבחינת הפחתת עלויות, הרחבת הגישה לעובדים כישרוניים יוצאי אוניברסיטאות מובילות באירופה, מתן המשכיות עסקית, יתרון תחרותי בשוק הישראלי ועוד.
מטריקס גלובל מזרח אירופה מזמינה אתכם להשתתף בוובינר מורחב שיתקיים ב-26.10.20 ויסייע לכם ליישם באופן הטוב ביותר כלים טכנולוגיים לניהול הצוות ומדידת תפוקות, ומתודולוגיות פרקטיות לעבודה מרחוק בארגון שלכם, בדגש על ניהול נכון בימי הקורונה.

Avatar

כתב אורח

אנחנו מארחים מפעם לפעם כותבים טכנולוגים אורחים, המפרסמים כתבות בתחומי התמחות שלהם. במידה ואתם מעוניינים לפרסם פוסט בשמכם, פנו אלינו באמצעות טופס יצירת קשר באתר.

הגב

1 תגובה על "גם לעובדים, גם למנהלים: 4 טיפים שיעזרו לכם לבחור כלים לעבודה מרחוק"

avatar
Photo and Image Files
 
 
 
Audio and Video Files
 
 
 
Other File Types
 
 
 

* היי, אנחנו אוהבים תגובות!
תיקונים, תגובות קוטלות וכמובן תגובות מפרגנות - בכיף.
חופש הביטוי הוא ערך עליון, אבל לא נוכל להשלים עם תגובות שכוללות הסתה, הוצאת דיבה, תגובות שכוללות מידע המפר את תנאי השימוש של Geektime, תגובות שחורגות מהטעם הטוב ותגובות שהן בניגוד לדין. תגובות כאלו יימחקו מייד.

סידור לפי:   חדש | ישן | הכי מדורגים
יוכי
Guest

כתבה שלמה כדי לספר לנו על Agile ו Jira…

wpDiscuz

תגיות לכתבה: