זרקו את הנייר: המעבר למסמכים דיגיטליים נהיה פשוט במיוחד

”טופסולוגיה” היא בין הדברים השנואים הן על לקוחות של ארגונים והן על עובדי הארגונים בעצמם: היא גרועה לסביבה ומבזבזת זמן וכסף. בשנים האחרונות התפתחו טכנולוגיות שמקלות על מעבר מלא לטפסים דיגיטליים והופכות את חוויית הלקוח לטובה ופשוטה יותר

 Photographer is my life/ Getty Images Israel

צלם/תמונה: Photographer is my life/ Getty Images Israel

מאת שמעון עמית, מנהל פיתוח עסקי של המערכת לתקשורת עם לקוחות ולניהול סבב חתימות דיגיטליות בחברת Consist

המהפכה הדיגיטלית של העשור האחרון הולידה פרופיל חדש של לקוחות: מחוברים יותר, מעודכנים יותר, בעלי ציפיות גבוהות, ובעיקר כאלה שקשה יותר לשמר. כל אחד מאיתנו הוא לקוח בכובע כזה או אחר וכולנו מכירים ויודעים אילו אפשרויות מחכות לנו בחוץ, איזו חוויה אנחנו רוצים לקבל בשירות שעליו אנחנו משלמים ועל מה אנחנו מוכנים ולא מוכנים להתפשר. המצב הזה הוליד את המושג עיצוב חוויית לקוח  (CX) והפך אותו לאמצעי מרכזי לחיזוק הקשר בין הלקוח למותג.

כל ארגון וחברה, ולא משנה אם מדובר בחברה מסחרית או במוסד ממשלתי, שואף לספק ללקוחותיו שירות יעיל, מהיר ובעל ערך מירבי. אחת החוליות החלשות בהשגת המטרה הזו היא מילוי טפסים ומסמכים ארגוניים דוגמת חוזה עבודה, בקשה למשכנתה, טופסי תביעה לביטוח, טפסים למוסדות ממשלתיים ועוד, שכרוכים בטרחה לא מעטה ללקוח.

בעקבות הכניסה של הטלפונים החכמים לחיינו לפני למעלה מעשור, חברות מסחריות החלו להבין את החשיבות והפוטנציאל הטמון בשימוש במסמכים דיגיטליים, והטמיעו מערכות לעיצוב, הפקה והפצה של מסמכים וטפסים שכאלו. אך למרות הזמן הרב שעבר מאז, “הטופסולוגיה” עודנה קיימת בארגונים רבים והסחבת הכרוכה בניירת עדיין גורמת לתסכול רב, הן בקרב הלקוחות והן בקרב העובדים בארגונים שבעצמם מבזבזים על עבודת הניירת זמן יקר וטרחה רבה.

מילוי טפסים בקלות וסבב חתימות דיגיטליות

ברור שהתהליך של הפיכת הארגון לדיגיטלי אינו מתקדם במהירות הרצויה, אך גם ברור שהוא יכול היה לחסוך לארגונים זמן וכסף וגם לשפר באופן דרמטי את התקשורת בינו ובין לקוחותיו. הסיבה לכך יכולה להיות חוסר הנוחות הכרוך במילוי טפסים עם שדות רבים על גבי מסך הסמארטפון קטן המידות, שמאלץ את המשתמש לגלול ימינה ושמאלה, למעלה ולמטה.

 Philippe TURPIN/ Getty Images Israel

צלם/תמונה: Philippe TURPIN/ Getty Images Israel

בשנים האחרונות הטכנולוגיה של מסמכים דיגיטליים התקדמה מאוד ונמצאו פתרונות לאתגרים שמאפיינים יישום מלא של ארגון דיגיטלי. כיום יש למשל תכונות חדשות שמאפשרות למשתמשים למלא טפסים דיגיטליים ארוכים בקלות ובמהירות. אילו בדיוק?

תכונת Side-by-Side מאפשרת למשתמשים למלא את השדות המופיעים לכל רוחב המסך בנוחות רבה, משום שהמערכת היא שממקמת את המידע במקום הנכון בטופס וחוסכת מהמשתמש את הצורך לגלול ולמצוא את המיקום הנכון; Omni Channel מאפשרת למשתמש למלא את הטופס בכל המכשירים שברשותו – סמארטפון, טאבלט ומחשב שולחני – מבלי להתחיל כל פעם מחדש; ו-Co-browsing מאפשרת למוקדן של הארגון לסייע לכל לקוח המתקשה למלא את הטופס באמצעות גלישה משותפת.

נוסף על מילוי טפסים בצורה מהירה וקלה קיימים כיום גם מודולים חדשים לחתימה דיגיטלית. אלה מאפשרים ליצור בקלות ובמהירות סבב חתימות דיגיטליות בתוך הארגון ומחוצה לו על גבי טופסי PDF, ולהפיץ את המסמך לחתימה אל הטלפונים הניידים והמחשבים של כל המשתתפים בסבב, בין אם הם משתייכים לארגון או משמשים שותפים עסקיים, ספקים או לקוחות. כל אחד יכול לחתום באופן מאובטח מכל מקום – מסך הטלפון הנייד או המחשב, וכך להשלים תהליך סבב חתימות, שבעבר ארך אפילו שבועות, בתוך דקות ספורות.

מודולים אלו משלימים את התהליך חוצה הארגון של מסמכים דיגיטליים: הארגון שולח ללקוח קישור למילוי טופס דיגיטלי בפלטפורמה אינטרנטית, הלקוח ממלא את הנתונים בקלות וחותם על גבי מסך הסמאטרפון או המחשב ושולח בחזרה לארגון; המערכת הדיגיטלית מייצרת מהנתונים מסמך PDF הנשלח לסבב חתימות – בתוך הארגון ומחוצה לו – באופן מיידי ומאובטח.

מעבר מלא מנייר למסמכים דיגיטליים הוא מהלך שכל ארגון צריך לשקול כעת, כשהטכנולוגיה פשוטה וזמינה: בלי נייר, הדפסה, שינוע, דיוור וארכוב הארגון חסך במשאבים, שיפר את חוויית הלקוח ואת הקשר עם הלקוחות, חסך לעובדיו זמן וטרחה רבים ואפילו תרם לאיכות הסביבה.

הכתבה בחסות Consist

PB Digital הינה מערכת לניהול התקשורת עם לקוחות (CCM-Customer Communication Management) המותקנת אצל למעלה מ-200 חברות מובילות בארץ ובעולם. המערכת מאפשרת לארגונים ליצור בקלות ובמהירות טפסים ומסמכים דיגיטליים חכמים ולנהל תקשורת עסקית עם לקוחותיהם בכל ערוצי ההפצה הדיגיטליים. בשילוב Doxi - מערכת החתימות הדיגיטליות החדשה מבית קונסיסט, ניתן לייעל את סבב החתימות על מסמכים ארגוניים, למקסם את חווית הלקוח והמשתמש הארגוני, לחסוך בזמן ובמשאבים ולייעל תהליכים עסקיים רבים. לפרטים נוספים לחצו כאן.

כתב אורח

אנחנו מארחים מפעם לפעם כותבים טכנולוגים אורחים, המפרסמים כתבות בתחומי התמחות שלהם. במידה ואתם מעוניינים לפרסם פוסט בשמכם, פנו אלינו באמצעות טופס יצירת קשר באתר.

הגב

8 תגובות על "זרקו את הנייר: המעבר למסמכים דיגיטליים נהיה פשוט במיוחד"

avatar
Photo and Image Files
 
 
 
Audio and Video Files
 
 
 
Other File Types
 
 
 

* היי, אנחנו אוהבים תגובות!
תיקונים, תגובות קוטלות וכמובן תגובות מפרגנות - בכיף.
חופש הביטוי הוא ערך עליון, אבל לא נוכל להשלים עם תגובות שכוללות הסתה, הוצאת דיבה, תגובות שכוללות מידע המפר את תנאי השימוש של Geektime, תגובות שחורגות מהטעם הטוב ותגובות שהן בניגוד לדין. תגובות כאלו יימחקו מייד.

סידור לפי:   חדש | ישן | הכי מדורגים
אני
Guest

שטויות
הדרך ארוכה מאוד מאוד עדיין
כל עוד רשויות המס לא מקבלות נייר דיגיטל אז הכל חרטא
ועוד מסמכים שמגיעים מחברות ביטוח עם סיסמא ואתה חייב להדפיס כדי לשמור אותם
הכל חרטא עדיין

רן עדי
Guest

ממש לא חרטא. הדרך עודנה ארוכה אבל חברות – גם במגזר הפרטי וגם המגזר הציבורי צועדות בכיוון הזה. ראה לדוגמא נושא הפקסים שהיה קיים שנים במגזר הציבורי. התהליך הינו הדדי הן של החברה והן של הלקוח והוא לא יכול להיות מבוצע בבת אחת – אלא באופן מדוד והדרגתי, והוא אכן קורה – גם אצל חברות הביטוח הגדולות.

אני
Guest
מסכים איתך שיש מקום לאופטימיות. אבל צריך גם להבין שלפחות חלק מהטוספידה בכלל נועדה לשרת מטרות אחרות ולכן היא גם נעלמת לאט מהמצופה. יש גופים שמשתמשים בזה בכוונה להאטת תהליכים. אם כדי “להעסיק” את האזרח ( זה יכול להוריד עומס על פקיד, ויש מקומות שפקידים פיתחו לעצמם שיטות מלוכלכות כאלו) ולפעמים זה נועד להקשות קבלה של כסף שהאזרח זכאי לו. הוספת שתי טפסים מיותרים בממוצע שנתי יכול להפיק מאות אלפי שקלים. לדוגמה פעם הייתי בביטוח לאומי באיזה עניין ונזכרתי שיש לי חצי יום מילואים מתקופה שלא עבדתי. ניגשתי לפקידה והיא ראתה במחשב שזה נכון אבל לא הסכימה להעביר את הכסף… Read more »
הוא
Guest

הפקסים לא נעלמו ממשרדי הממשלה, משטרה ובית המשפט אלא הוחלפו ב-Fax2Mail.
העובדים מקבלים את הפקס לתיבת הדוא”ל שלהם ולאחר מכן מדפיסים עותק ושומרים גם את הנייר.
השליחה והקבלה הן דרך המחשב ולא דרך מכשיר פקס ורוב המדפסות האישיות בוטלו לטובת מדפסת מרכזית במסדרון.
שינו שיטה אבל בסוף המסמך עדיין מודפס.

אייל
Guest

מה לגביי OCR ?

רן עדי
Guest

הי אייל
המערכת תומכת גם ב OCR.
לפרטים נוספים:
ofirg@consist.co.il
0509335544
בברכה

אני
Guest

עידן הסמארטפונים המתקפלים בכלל יאיץ את התהליך.
כשכל אחד יסתובב עם טבלט בכיס

הוא
Guest

בממשלה יש עובדים רבים שלא מצליחים / לא רוצים לעשות את המעבר מפקס לדוא”ל (ובכלל מנייר למחשב).
כל האופציות זמינות להם: Desktop, Laptop, Tablet, Smartphone.
חלק מבוגרים ולא “מסוגלים” וחלק גדול פשוט לא רוצים.
ברור שלא יכריחו אותם (וועד).
לפעמים פשוט מביאים עובד נוסף, צעיר יותר, שיעשה את העבודה הממוחשבת.
הסיבות הן לא קבילות משפטית אלא חוסר רצון מצד בכירים.

wpDiscuz

תגיות לכתבה:

נותרו עוד
00
ימים
:
00
שעות
:
00
דקות
:
00
שניות
לכנס המפתחים הגדול בישראל