לעקוב אחרי קבלות במייל זה חתיכת כאב ראש, והאוטומציה הזאת היא כמו אקמול

מתקשים לעקוב אחרי ההוצאות? צריכים להגיש ל-HR או לרואה חשבון קבלות? תפסיקו לעבוד קשה. כמה שירותים יעשו את העבודה הקשה במקומכם

מקור: Pixabay

מידי חודש אני צריך לשלוח לרו״ח שלי קבלות לטובת החזרים. עכשיו, רוב הקבלות שלי מגיעות בצורה דיגיטלית, באימייל. ולא רק זה, כמעט כל הקבלות מגיעות לא בתור קובץ נפרד, אלא הקבלה היא ממש האימייל עצמו. לכן, כאשר אני רוצה לשלוח את כל הקבלות לרו״ח שלי אני צריך לעבור על כל האימיילים עם המילה “קבלה״ או “Invoice״ ללחוץ על האייקון של ״הדפס״ בג׳ימייל ואז לעשות ״שמירה בשם״ ולשים את זה בתיקייה הנכונה. אז, מגיע החלק הכי מתסכל – אני צריך לשנות את שם הקובץ לשם של השירות ממנו הגיע הקבלה + תאריך ההנפקה של הקבלה.

אז שאלתי את עצמי שאלה שאין ממנה דרך חזרה: האם אני יכול לעשות אוטומציה לכל התהליך הזה? כך שברגע שאני מקבל קבלה חדשה באימייל באופן אוטומטי ונסתר היא הופכת ל-PDF ונשמרת באופן אוטומטי בתקייה יעודית בגוגל דרייב. קסום, לא? אז אחרי הרבה סט-אפים, מצאתי פתרון.

איזה סופרטולס אתם צריכים?

  1. Zapier – שירות האוטומציות אשר מחבר בין כמה שירותי ענן ביחד. במקרה הזה אני רוצה לחבר את הג׳ימייל שלי לשירות שנקרא CloudConvert אשר יכול להמיר כל קובץ בעולם לאיזה סוג קובץ שתרצו – במקרה שלנו מה-HTML של האימייל ל-PDF.
  2. Hazel (אופציונלי) – שירות אוטומציות אשר עובד לוקלית על מחשבי מק וכותב מחדש בצורה ערמומית במיוחד את שם הקובץ של הקבלה ל- שם הקבלה+התאריך שהקבלה הונפקה . הדבר הזה אפשרי באמצעות טכנולוגיות OCR שמאפשרת חיפוש בתוך הקבלה עצמה ואז מזהות את התאריך בתוך התוכן של ה-PDF וכן מאיזה שירות הגיע הקבלה.

צעד-צעד: איך עושים את הדבר הזה

צעד ראשון: פותחים את זאפייר ויוצרים טריגר של New Inbound Email. בפועל מה שזה אומר הוא שזאפייר יוצרת לכם כתובת אימייל יחודית שאיתה אפשר להעביר אימיילים מתוך הג׳ימייל שלכם – אימיילים שעונים על חוק מסוים (במקרה שלנו אימיילים שהם ״קבלות״). זה מפעיל לנו טריגר לשלב הבא.

צעד שני: מחברים שירות שנקרא CloudConvert לתוך זאפייר, ובוחרים בפעולה הרצויה שהיא Convert Content. חשוב שתבחרו את השירות Legacy של קלאודקונברט ולא הבטא כי אחרת זה לא יעבוד. אתם תצטרכו גם לפתוח חשבון חדש. החשבון החינמי של CloudConvert מאפשר עד 25 פעולות בחודש. כך שזה יכול להספיק לכם.

צעד שלישי: להפוך את הקובץ HTML שמגיע מתוך הג׳ימייל (יענו, הקבלה) ל-PDF בצורה אוטומטית לחלוטין. כאן צריך לשים ב-Input File Content את המשתנה של Body HTML ולשים בפורמט נכנס html ובפורמט יוצא pdf. סה״כ הגיוני.

צעד רביעי: עכשיו אנחנו מגדירים שהקובץ, שעכשיו המרנו ל-PDF, יעלה באופן אוטומטי לתיקייה בתוך גוגל דרייב. אני בחרתי שזה יהיה ״הוצאות וקבלות 2020״. אפשר לבחור איזה שם שאתם רוצים לתיקייה. אבל בשביל לעשות אופטימיזציה לזרימת עבודה, בחרתי בתיקייה שמאגדת קבלות באופן שנתי (תבינו למה בסוף).

צעד חמישי: נכנסים להגדרות של ג׳ימייל ואז ללשונית של Forwarding. לאחר מכן לוחצים על Add a forwarding address ומוסיפים את הכתובת שקיבלתם מזאפייר בשלב הראשון.

צעד שישי: מגדירים חוק פילטור חדש בג׳ימייל שמסנן את אירוע הטריגר רק לאימיילים שהם בעצם קבלות. בוא נבין איך עושים את זה.

בגלל שכל קבלה מגיעה עם שם טיפה שונה – חלק בכותרת זה payment חלק זה invoice וחלק זה receipt. זרימת-העבודה שלי אומרת שכל קבלה שקיבלתי פעם ראשונה (נגיד שירות כמו mailchimp שאני משלם עליו באופן חודשי) אני יוצר פילטור בג׳ימייל, ומגדיר שכל פעם שאימייל הגיע מהכתובת הזאת ומכיל את המילה invoice (אפשר גם receipt) אז יעשה forward אוטומטי לכתובת שקיבלתי מזאפייר.

מוכנים לשלב הבא?

צ׳ק-אין קטן. עד עכשיו זה היה לסופרטולרים למתחילים. כלומר הגדרנו אוטומציה, שבנויה מטריגר שקורה בג׳ימיל לפי חוקי פילטור שהגדרנו מראש, ואז זה נשלח לזאפייר ומתחיל מתכון שלם של אוטומציה: המרה של האימייל ל-PDF ושמירה של הקבלה בתוך תיקייה בגוגל דרייב.

צעד סופרטולרים למתקדמים: אבל לא רציתי לעצור שם. כי אחד הדברים הכי כואבים בניהול קבלות זה לתת שם-מחדש לקובץ שכרגע נשמר לי על הדרייב. אני רוצה שהרו״ח שלי ואני נראה בסוף קובץ עם שם של השירות ממנו הגיע הקבלה ותאריך הנפקת הקבלה. זה עזור לארגן דברים בצורה יותר נעימה וכמובן לוודא שאתה לא מפספס שום דבר.

אז איך עושים את זה? אני משתמש בשירות שנקרא Hazel למק שעובד לוקלי על המחשב. בגלל שיש לי סנכרון של גוגל דרייב על המחשב אני יכול להגיד ל-hazel לעשות אוטומציות מגניבות על התיקייה הזאת. במקרה שלנו יצרתי כאן חוק אוטומציה כזה:

  1. חפש בתיקייה הזאת את כל הקבלות מסוג PDF
  2. אם מצאת, חפש בתוך ה-PDF את המילה Bird (כן, הקורקינטים).
  3. חפש גם תאריך כלשהו בתוך הקבלה.
  4. ואז, תשנה את השם של הקובץ לנוסחה הבאה: התאריך שנמצא-שם הקבלה.PDF

…וככה זה נראה:

זהו, באופן אוטומטי כל הקבצים עוברים שינוי שם לפי הנוסחה שקבעתי.

ואז ב-30 לחודש, יש לי אוטומציה נוספת בזאפייר אשר עושה את הפעולות הבאות:

  1. כל הקבצים שהיו באותה תיקייה עוברים באופן אוטומטי לתיקייה שנפתחה באמצעות Hazel על החודש הנוכחי.
  2. דרך זאפייר, אני שולח באופן אוטומטי אימייל לרו״ח שלי עם הלינק לתיקייה הזאת בגוגל דרייב.
  3. התיקייה מתנקה והאוטומציה חוזרת לפעולה על קבלות חדשות, חודש חדש, עולם חדש. איזה כיף לחיות בו.

אגב, אם אין לכם מק, אתם יכולים להוסיף ל-Zapier אינטגרציה של Docparser, שתעשה לכם OCR בענן על המיילים והקבצים.

היי-טק, סטארטאפים וטכנולוגיה - רוצים להקדים את כולם? היי-טק, סטארטאפים וטכנולוגיה - רוצים להקדים את כולם? להורדת אפליקציית גיקטיים לאייפון ולאנדרואיד לחצו כאן

תומי בראב

תומי בראב מוביל את התחום של Supertools, אומנות השימוש בטכנולוגיה. תומי גם היה בצוות ההקמה ואיש מרקטינג בחברת הסייבר לעולם הרכב Argus ו-MassChallenge בישראל

הגב

6 תגובות על "לעקוב אחרי קבלות במייל זה חתיכת כאב ראש, והאוטומציה הזאת היא כמו אקמול"

avatar
Photo and Image Files
 
 
 
Audio and Video Files
 
 
 
Other File Types
 
 
 

* היי, אנחנו אוהבים תגובות!
תיקונים, תגובות קוטלות וכמובן תגובות מפרגנות - בכיף.
חופש הביטוי הוא ערך עליון, אבל לא נוכל להשלים עם תגובות שכוללות הסתה, הוצאת דיבה, תגובות שכוללות מידע המפר את תנאי השימוש של Geektime, תגובות שחורגות מהטעם הטוב ותגובות שהן בניגוד לדין. תגובות כאלו יימחקו מייד.

סידור לפי:   חדש | ישן | הכי מדורגים
ייננ. מ\
Guest

אין על תומי

Kal
Guest

פשש, ממש קלי קלות :0

מישהו
Guest

אפשר לשאוב את תאריך המייל או שינוי קובץ ה pdf, זה לא מדוייק 100% אבל נשאר בענן ולא מצריך שום דבר לוקאלי ועוד על מק.
שנית, לא הזכרת באף מקום אבל zapier עולה כסף. יש תחליפים שלא.

Shoresh Evyatar
Member

יש חברה ישראלית מדליקה שעושה את כל זה ועוד בלחיצת כפתור: https://www.wellybox.com

סקווידוויד
Guest

אני מקווה שאתה שולח חשבוניות ולא קבלות. שזה המסמך שצריך לשלוח לרואה החשבון.
חשבונית = מסמך המתעד ביצוע עסקה
קבלה = מסמך המתעד ביצוע תשלום.
את רשות המיסים מעניין רק החשבונית. (פרט לדיווחים של ניכוי במקור , אבל אם אתה קטן זה לא מעניין אותך)

דור
Guest

מגניב אבל יש את לofficeguy בלי לעשות שום דבר.
מערכת שעולה רק 15 שח ועושה כל מה שנאמר כאן בעצמה.
plug and play
https://www.myofficeguy.com/applications/expenses/?r=fb

wpDiscuz

תגיות לכתבה: