5 טיפים שיקלו עליכם בהטמעת מערכת CRM בעסק

סוף סוף החלטתם לזנוח את האקסלים ולרכוש מערכת מסודרת לניהול לקוחות. עכשיו מגיע החלק הקשה של הטמעת המערכת ולימוד העובדים. הנה כמה צעדים שיעזרו לכם לעבור זאת בקלות

 skynesher/ Getty Images Israel

צלם/תמונה: skynesher/ Getty Images Israel

מאת דולב אלוש, מנהלת שיווק Powerlink CRM 

החלטתם שהאקסלים כבר לא מספיקים ורכשתם מערכת CRM. עכשיו תוכלו לבצע ניתוח נתונים פיננסיים ומדדי ביצועים של העובדים בלחיצת כפתור, לנהל את מאגר הלקוחות ותהליכי המכירה בצורה פשוטה ובמקום אחד – אין ספק שהפוטנציאל לשיפור ההתנהלות העסקית שלכם כעת גבוה במיוחד. אבל הוא לא יתממש אם לא תדעו איך משתמשים נכון במערכת, איך לנצל את כלל ההטבות והשיפורים שיכולים לבדל את העסק שלכם מזה של אחרים והכי חשוב – איך להעביר את כל הידע הזה בצורה נכונה לעובדים שלכם.

הטמעה מלאה של מערכת CRM בקרב העובדים אינה משימה פשוטה, ואפשר אפילו להגיד שהיא שלב בלתי נגמר בחיי העסק. כדי להקל עליכם הכנו לכם כמה טיפים שיעזרו לצמצם פערים בפרויקט הענק הזה, ולעסק שלכם לפרוח קצת יותר מהר.

1. השתמשו בכל עזרה שמציעים לכם

רוב החברות המשווקות מערכת CRM מעניקות כלים שונים לרוכשים, במטרה שבהתחלה יהיו כמה משתמשים שידעו לתפעל את המערכת בצורה מעולה, יעבדו עליה ויבינו את הצרכים של העסק ויוכלו להדריך בצורה נכונה את שאר העובדים בחברה. בין אם מדובר בליווי צמוד, מוקד תמיכה טכנית או מאמרים וסרטוני הדרכה ייעודיים, השתמשו בכל הכלים שעומדים לרשותכם כדי לשאול שאלות ולשפר את שליטתכם במערכת. ובמילים אחרות, ראו את עצמכם כעובד חדש שנכנס לעסק וצריך להבין במהירות איך עובדים הדברים.

אחרי שתשלטו בפעולות היומיומיות הבסיסיות תוכלו לחשוב על שימושים חדשים במערכת שיוכלו לייעל את העבודה ואולי גם לשפר את התוצאות העסקיות. ניתוח של נתונים חדשים, סידור חדש של הלקוחות שיעזור במציאת לידים חמים ואפילו יצירת דף נחיתה שיתממשק למערכת. זכרו שלרשותכם עדיין עומדים אנשי מקצוע רבים המיומנים בשיפור יכולות המערכת ויכולים לסייע לכם להבין לעומק תהליכים חדשים ולהפוך רעיונות שלכם למציאות.

 Ben Pipe Photography/ Getty Images Israel

צלם/תמונה: Ben Pipe Photography/ Getty Images Israel

2. תנו לעובדים את החופש לשאול

הבקיאות של העובדים במערכת משפיעה באופן ישיר על העסק. מדובר במערכת לניהול לקוחות, ושירות איטי או חלקי יוצר תסכול גם אצל העובדים וגם אצל הלקוחות. אל תסתפקו בהדרכה אחת או שתיים, הקפידו על הדרכות שוטפות לכלל המשתמשים במערכת, הנגישו להם פלטפורמות שבהן יוכלו להעלות סוגיות שמפריעות להן בעבודה היומיומית ותנו להם טיפים ועצות מועילות שיוכלו לנסות מדי פעם. עם הזמן, כשרוב העובדים יגידו לרמת תפקוד גבוהה, הם יוכלו לתת תשובות מהימנות לעובדים המתקשים יותר.

אם אחרי זמן מה אתם עדיין מזהים עובדים שמתקשים בהבנה, ערכו מבחן מעשי או עיוני בנוגע לפעולות המערכת והקפידו להדגיש שהכוונה היא להבין מאיפה נובעים הפערים ולצמצם אותם. מבחן דומה תוכלו לעשות גם לעובדים חדשים אחרי שעברו חפיפה מסודרת על המערכת.

3. הגדירו איש קשר שיעבוד מול משווקי ה-CRM

אחת הדרכים שיעזרו לשאר העובדים להרגיש בנוח לשאול שאלות היא להציב “מומחה” זמין במשרד. הטילו אחריות על עובד מקצועי שזיהיתם אצלו מיומנויות למידה גבוהות, ותנו לו להיות בקשר רציף עם נציגי מערכת ה-CRM. זכרו שמדובר בתהליך ארוך, כך שסביר שבזמן הזה גם ייכנסו חידושים ושינויים במערכת ושיהיה צורך לעדכן את העובדים בהם. למעשה מדובר בתפקיד נוסף אך זמני, וכדי שההטמעה תעבור חלק וכל הפיצ’רים יוצגו לעובדים בצורה נכונה, חשוב גם לצ’פר את אותו עובד.

 JGI/Tom Grill/ Getty Images Israel

צלם/תמונה: JGI/Tom Grill/ Getty Images Israel

4. צרו משתמש וערכו עליו ניסויים

כל תהליך שאינכם בטוחים שהוא נכון ותקין, נסו קודם כל על עצמכם. הכניסו למערכת לקוח פיקטיבי, עם פרטים כמו מייל וטלפון, ותנו לכל עובד לבדוק עליו את השימושים השונים. נניח שהחלטתם שהפעלה של טריגר מסוים במערכת תשלח באופן אוטומטי מייל ללקוח, הכניסו קודם את המייל של הלקוח הפיקטיבי ובדקו שהתהליך אכן מתנהל כשורה, לפני שתבצעו זאת על הלקוח.

5. הגדירו זמן הצלחה רצוי מראש

בהתאם לגודל החברה וכמות המשתמשים במערכת, קבעו מהו זמן הגיוני להטמעה. אין עוררין על כך שלארגון גדול ייקח הרבה יותר זמן להתרגל למערכת מאשר לעסק קטן עם מעט משתמשים, ועדיין חשוב לתת לעצמכם את הזמן להתרגל ולהתמקצע במערכת. כך למשל, גם אם אתם חברה קטנה חשוב לדעת כי הגדרת תקופת זמן קצרה מידי היא לא הגיונית ופוגעת בתהליך.

בנוסף, חשוב לזכור שכל הזמן יוצאות גרסאות חדשות, עובדים ותיקים עוזבים וחדשים נכנסים במקומם. כל “אירוע” כזה מביא איתו צפי לימים של תקלות ובעיות, וגם לכך צריך להתכונן. בקיצור, תהליך ההטמעה הוא ארוך ותמיד אפשר להשתפר, היו ראליים והבינו שזהו חלק בלתי נפרד מקיומה של מערכת חדשה בעסק.

הכתבה בחסות PowerLink

PowerLink היא תוכנה ישראלית העוזרת ליותר מאלף עסקים קטנים לנהל את הלקוחות והמכירות שלהם בענן. המערכת מאפשרת לבצע תהליכי מכירה מורכבים ויעילים הכוללים בקרה ושליטה על מסע הרכישה של הלקוח - מליד חדש ועד לקוח חוזר ומרוצה. בנוסף, מאפשרת זמינות בכל מקום ומספקת פתרונות בענן לתהליכי התממשקות, שירות, פיננסי, אנליטיקס ושיווק. לפרטים נוספים, לחצו כאן.

כתב אורח

אנחנו מארחים מפעם לפעם כותבים טכנולוגים אורחים, המפרסמים כתבות בתחומי התמחות שלהם. במידה ואתם מעוניינים לפרסם פוסט בשמכם, פנו אלינו באמצעות טופס יצירת קשר באתר.

הגב

הגב ראשון!

avatar
Photo and Image Files
 
 
 
Audio and Video Files
 
 
 
Other File Types
 
 
 

* היי, אנחנו אוהבים תגובות!
תיקונים, תגובות קוטלות וכמובן תגובות מפרגנות - בכיף.
חופש הביטוי הוא ערך עליון, אבל לא נוכל להשלים עם תגובות שכוללות הסתה, הוצאת דיבה, תגובות שכוללות מידע המפר את תנאי השימוש של Geektime, תגובות שחורגות מהטעם הטוב ותגובות שהן בניגוד לדין. תגובות כאלו יימחקו מייד.

wpDiscuz

תגיות לכתבה: