15 טיפים ו-8 תוספים שיהפכו את ה-Gmail שלכם לכלי עבודה יעיל יותר
אם אתם בעניין של להספיק יותר בפחות ועושים שימוש בג׳ימייל – הנה כמה טיפים חשובים שיהפכו את העבודה שלכם ליעילה הרבה יותר
ג׳ימייל הוא כלי עבודה מעולה ורבים מאיתנו משתמשים בו מידי יום. בתור יזמים אימייל הוא אחד מכלי העבודה המרכזיים שלכם, בין אם זה לשלוח הצעה למשקיעים או לענות ללקוחות.
יש הרבה דרכים להגדיר את השימוש בשירות הדואר הפופולארי של גוגל והפוסט הזה יתמקד בטריקים ובשינויים שאני מקפיד ליישם בעצמי ושפשוט יהפכו את העבודה שלכם ביום יום לפי 10 יותר יעילה, מהירה, פרודוקטיבית לצד מספר תוספים לדפדפן ש"עושים את העבודה!".
שינוי הגדרות הדיפולט של Gmail
כדי למקסם את התפוקה שלנו ולקצר את זמן העבודה, יש כמה הגדרות דיפולטיביות שאני מקפיד לשנות.
גשו למסך ההגדרות ושנו את ההגדרות הבאות:
הגדלת כמות מיילים למסך – הגדלת כמות המיילים המוצגים במסך מ-50 ל-100 מיילים תחסוך לנו כמה קליקים וזמן.
איקטוב Undo send – אני קורא לו כפתור החזרה בתשובה. כמה פעמים שלחתם מייל ושניה אחרי נזכרתם שלא צירפתם את הקובץ הנדרש או עשיתם טעות קריטית שמוטב היה להעלים? הכפתור הזה יאפשר לכם לעצור את השליחה של המייל אחרי שכבר שלחתם באמצעות לחצן ה-Send. אנחנו כמובן נאקטב את האפשרות הזו שמכובה כברירת המחדל.
קיצורי מקלדת – אני ממליץ בחום רב לאקטב את קיצורי הדרך. חייכם ישתנו ויתייעלו (נדבר על החשובים בהמשך הפוסט)
Reply all – כמובן איקטוב אופציית ה"השב לכולם" בדיפולט. מה שאומר שמעכשיו כשאתם עושים reply כולם יקבלו את זה, ולא צריך להתחיל להוסיף את כולם ידנית. כמובן שעם כוח גדול מגיעה אחריות גדולה – זהירות.
אופציונאלי ומומלץ
ערכת כוכביות – אני אוהב להחליף לערכה עם 4 סמנים, מה שמאפשר לי לסמן מיילים ספציפים באופנים שונים וגם כמובן לחפש אותם. (הקלקה 1 על הכוכב תתן את הכוכב הדיפולטיבי, כל הקלקה נוספת תציג סימן אחר).
לא לשכוח להקליק על Save changes בתחתית העמוד כשסיימתם לערוך את כל השינויים.
הוספת פיצ'רים מ-Labs
הדבר הבא שנעשה זה נעבור לחלון Labs ושם נוסיף/נאקטב את התכונות הבאות:
Mark as Read Button – כשמו כן הוא, הוספת כפתור "קראתי" בראש העמוד.
Quick Links – מה שיאפשר לכם להוסיף קיצורי דרך לחיפושים/סינונים קבועים.
Unread message icon – לראות בפביקון כמה מיילים מחכים לכם.
לא לשכוח להקליק על Save changes בתחתית העמוד כשסיימתם לערוך את כל השינויים.
זהו, עכשיו נעבור לקיצורי דרך/מקלדת.
קיצורי מקלדת מומלצים
עכשיו שהפעלתם את תכונת קיצורי הדרך בג'מייל תוכלו להכניס אותם לפעולה.
יש רשימה מאוד ארוכה של קיצורי מקלדת מומלצים שיחסכו לכם את הצורך והזמן להעביר את היד לעכבר.
קיצורי הדרך שאני משתמש בהם כל הזמן ויקצרו משמעותית את זמן כתיבת המיילים שלכם הם אלו:
ניווט וקריאה
J או K – ניווט קדימה/אחורה בין מיילים. כשאתם בחלון המרכזי, תראו את הסמן הכחול משמאל עולה ויורד מסמן באיזה מייל אתם. כשאתם בתוך מייל מסויים לחיצה על המקשים האלה תקדם אתכם קדימה/אחורה בין מיילים. לחיצה על Enter כמובן תכניס אתכם ליעד המבוקש.
G ואח"כ i – חזרה לתיבת הדואר.
/ – קפיצה לחלון חיפוש.
תגובה למייל
R – השב למייל Reply.
F – העבר Forward
Shift + U – הפיכת מייל נקרא ל Unread.
כתיבה ושליחה
C – יפתח חלון מייל חדש.
Ctrl + K – הכנסת לינק.
Ctrl + Shift + V – הדבקת טקסט מועתק בלי העיצוב שלו, כטקסט בלבד.
Ctrl+ Enter – שליחה של מייל אחרי שסיימת לכתוב אותו.
אם עדיין לא התרגלתם לקיצורים, ושכחתם מה הם, תמיד תוכלו פשוט להקליק על סימן שאלה '?'
(סימן של סימן שאלה עושים עם Shift + /) וחלונית עם כל קיצורי הדרך תקפוץ לכם.
חיפושים אפקטיבים בג'מייל
יש המון דרכים לחפש בג'מייל. היום ג'מייל כבר משלים אוטומטית את פקודות "עזרי החיפוש".
אני מוצא שאני עושה שימוש חוזר וחוזר באלו:
Is:unread – החיפוש הזה גם שמור לי ב-Quick Links.
has:attachment + שם/מייל של מישהו – חיפוש במיילים עם קבצים, זה לרוב מוצא לי את המסמך שאני צריך.
label:inbox has:attachment – חיפוש בתוך תיוג מסויים.
תוספים חינם מומלצים לעבודה ב-Gmail
WiseStamp – טוב אני כידוע משוחד (גילוי נאות – אני ממייסדי החברה). אבל חתימה אפקטיבית שנכנסת בכל מייל שווה מאה מילים. החתימה תאפשר לכם גם ליצור חוויה אישית למקבל (תמונה שלכם), וגם בצורה מאוד אפקטיבית ומרשימה לשים את כל המידע החשוב שלכם ליצירת קשר ולהניע לפעולה (טלפון, לינקדין/פייסבוק/טוויטר, לינק מתעדכן לפוסט האחרון שלכם ועוד)
Hellosign for gmail – חתימה על מסמכי PDF מתוך המייל, פשוט מהיר ותענוג.
Streak – אני חולה על התוסף הזה. הוא נראה מעט מורכב ומסובך ואקדיש לו פוסט נפרד. אבל על קצה המזלג אציין שבין התכונות האפקטיביות שלו תוכלו למצוא – שליחה מאוחרת, נוטיפיקציה על פתיחת מייל, תגובות מובנות שנוספות באמצעות קיצור מקלדת ועוד ועוד… מומלץ בטירוף.
Clearbit – הקילר פיצ'ר שלו הוא שהוא כמו 144 של שליחת מיילים באמצעותו תוכלו בקלות למצוא מייל של מישהו בכמעט כל חברה (צריכים למצוא מייל של תפקיד מסויים בגוגל? מייל של כתב של Techrunch?) ו/או רוצים לקבל מידע נוסף על מי ששלח לכם מייל בלי לצאת מתיבת המייל? (הפייסבוק/לינקדין/טוויטר/חברה שלו?)
Rapportive – היה פעם מושלם, היום אצלי בעיקר משלים ל-Clearbit עם מידע יותר עדכני בהקשר Linkedin (הם נקנו על ידי Linkedin).
Grammerly – לא תוסף ייעודי לג'מייל, אבל כן מאוד משמעותי לכתיבת מיילים אז הוספתי אותו לרשימה, לא סגורים על האנגלית שלכם? (כתיב/תחביר?) התוסף הזה יסגור לכם את הפינה במהירות ובלי לצאת מהמייל.
אפשרי גם:
Trello for gmail – למשתמשי Trello (מומלץ – פוסט יגיע בהמשך) התוסף הזה יאפשר לכם להוסיף מיילים, כמשימה בבורד שלכם ב-Trello. (אני אישית משתמש בזה ומבסוט)
Sortd – התוסף הזה הופך את הג'מייל שלכם לסוג של Trello, שזה די מדהים. הם עשו עבודה מדהימה. גילוי נאות אני לא משתמש בהם (ניסיתי כמה פעמים, כנראה עניין של הרגל) אבל אני מכיר כמה שהמלצתי להם עליו והם לא זזים בלעדיו אז הוספתי לרשימה.
זהו עד כאן ההמלצות שלי להפיכת הג'מייל שלכם לכלי עבודה מהיר ואפקטיבי.
כמובן שלאופן התיוג ופילטור האימיילים שלכם תהיה גם השפעה רבה על העומס, היעילות והמהירות שבהם תוכלו לבצע את העבודה שלכם, אבל על כך בפוסט אחר.
אם יש לכם טיפים נוספים לייעול העבודה עם ג'מייל, או איזה טיפ שפיספסתי בפוסט, אתם יותר ממוזמנים לשתף.
המדריך פורסם במקור בבלוג Startuping
הגב
23 תגובות על "15 טיפים ו-8 תוספים שיהפכו את ה-Gmail שלכם לכלי עבודה יעיל יותר"
* היי, אנחנו אוהבים תגובות!
תיקונים, תגובות קוטלות וכמובן תגובות מפרגנות - בכיף.
חופש הביטוי הוא ערך עליון, אבל לא נוכל להשלים עם תגובות שכוללות הסתה, הוצאת דיבה, תגובות שכוללות מידע המפר את תנאי השימוש של Geektime, תגובות שחורגות מהטעם הטוב ותגובות שהן בניגוד לדין. תגובות כאלו יימחקו מייד.
את הטיפ המרכזי פספסתם..
לעבור להשתמש בINBOX
:)
מילה במילה מה שרציתי לכתוב.
Inbox.google.com פשוט חוסך ומסדר את החיים!
אה, וגם יש לו את כל הנ"ל..
איך, איך בונים פילטרים לאינבוקס??
בסוף רשימת התגיות, מעל האייקון של ההגדרות יש סימן + וכיתוב "Create new…"
סבבה.
ו… איך מגדירים פילטר להעברה אוטומטית ל'פריטים שנמחקו'?
אתה יכל לעשות את זה בג'ימייל כמו שאתה תמיד עושה. זה יתעדכן אוטומטית באינבוקס.
האם יש דרך לשלוח מייל לכמה עתקים מוסתרים ולקבל את התשובה במיילים שונים ולא את כולם תחת אותה התכתובת? (כמו באאוטלוק)
צורת התתכתבות של ג'ימייל היא מאוד מבולגנת (במיוחד שאנשי קשר שונים נכנסים ויוצאים) ויכולה לגרום למקרים מאוד מביכים.
שכחת את Preview Pane מה LABS
אי אפשר בלעדיו
Boomerang תוסף מעולה!
נשמע ש streak עושה עבודה דומה אבל אני לא מכיר אותו
איקטוב? – תקנו את זה בבקשה ל-"הפעלה", זה פשוט מביך!
הייתי צריך לקרוא את כל הכתבה לפני שהגבתי, מסתבר שהיא מלאה בתמליל עברי-אנגלי מזעזע ("דיפולטיביות", "נוטיפיקציה" ועוד…).
הכתבה עצמה נחמדה, אבל להבא, אם אתה מתעתד להשתמש בעברית – השתמש בה.
אני מניח שרוב קוראי גיקטיים משתמשים באנגלית כדיפולט (או כברירת מחדל) ולכן המילים נוטיפיקציה, לאקטב, דיפולט וכו מאוד ברורות לרוב, בשונה מהתראות, הפעלה וכו..
אז עדיף לכתוב Activate ולא בדיחה כמו "איקטוב"…
בדיוק!
ול-Mec, אני אמריקאי, ודובר אנגלית, עברית וספרדית (שלושתן ברמת שפת אם);
משמעות הביטויים הייתה ברורה למדי, אבל השימוש במונחים כאלו באופן שכזה הינו שגוי ולא נפוץ*
*אגב הזכרת טעויות נפוצות, הידעת שהשימוש בצירוף "במידה ו" על צורותיו השונות שגוי? – במקרה זה למשל, לא הייתי מתקן מכיוון שמדובר בטעות נפוצה, אבל על הביטויים ההזויים בהם נעשה שימוש – אין מחילה!
מסכים לגמרי! תרגום אומלל. למה לא משהו פשוט כמו "הפעלה" או "דריכה"?
זו המקבילה של "איפסוק" מהסרט I robot
עם כל הכבוד לחיפוש, עדיין מתייג אימיילים קריטיים. יש תוסף מעל inbox שמאפשר תיוג אפקטיבי? הממשק של inbox בלתי שמיש אחרי כעשרים תגיות (אין אפשרות לחיפוש תגית, רק גלילה ארוכה….)
כבר שנים מחפש אופציה כמו באאוטלוק מיילים מאנשים מסוימים לצבע כברירת מחדל, או ניהול קבוע ששל מכילים שייכנסו אוטומטית לתיקיה או תווית
אם יש לכם MAC או Iphone פשוט תעברו לPolymail אפליקציית אימייל (גימייל לדוגמא) דסקטופית ופשוט מעולה, בלי בולשיט ועם פיצ'רים מעולים!
ממליץ להתקין תוסף MAILTRACK – חובה לסטארטפים שמחפשים מימון. התוסף יאפשר לכם לראות אם המשקיעים העסוקים בכלל פתחו את המייל שלכם – וכמה פעמים – והאם העבירו את המייל למישהו נוסף!! ועוד: INBOX מומלץ רק באייפון למטרת קבלת התרעות על מייל (בדסקטופ הוא לא מראה הודעות לפי איך שהיית מצפה. הוא מסדר אותן מחדש כך שתפספסו הודעות חדשות שלא יופיעו למעלה!!). ועוד:
בעיקרון – למרות מה שחושבים – גימייל לא מגן עליך מוירוסים. כדי לראות איך ניראת הודעה שמכילה וירוס בג'ימייל (לפעמים ההודעה תהיה קטלנית) ראו http://udicomputerservices.com/%D7%90%D7%99%D7%9A-%D7%A0%D7%99%D7%A8%D7%90%D7%AA-%D7%94%D7%95%D7%93%D7%A2%D7%AA-%D7%9E%D7%99%D7%99%D7%9C-%D7%94%D7%97%D7%A9%D7%95%D7%93%D7%94-%D7%9B%D7%95%D7%99%D7%A8%D7%95%D7%A1/
אחלה כתבה.
איך מחזירים את GMAIL להגדרות ברירת מחדל?
תודה רבה רבה על כל הטיפים :)
מצרפת עוד כמה שאספתי כאן: https://goo.gl/tWp4j7