להספיק יותר בפחות: 11 דברים שאנשים פרודוקטיביים עושים אחרת

תתפלאו, אבל יש אנשים שמסוגלים לבצע במהלך היום את כל המשימות שלהם בבית ובעבודה ואפילו ליהנות מזמן פנוי. רוצים להצליח גם?

Productivity

נכתב ע”י טראוויס בראדברי

בכל הנוגע ליעילות במהלך ימי העבודה, כולנו נתקלים באותה בעיה קשה, מוכרת ומתסכלת: בכל יום יש 24 שעות בלבד, בהן צריך להספיק לבצע שורה ארוכה של מטלות בבית ובמשרד, לישון, ואם אפשר – גם ליהנות מקצת זמן פנוי. אבל כל אלו פשוט לא נכנסים ל-24 השעות המוקצבות לנו מדי יום, או כמו שאמר הממציא האמריקאי תומאס אדיסון, “זמן הוא המשאב היחיד שלכל בני האדם יש במידה שווה – והיחיד שאף אחד לא יכול להרשות לעצמו לאבד או לבזבז”.אך האמת הכואבת הזו נכונה, כנראה, ל-99% מהאוכלוסייה בלבד. עבור ה-1% הנותר, נדמה כי מסגרת הזמן היומית מספיקה להם בהחלט, ולא מכיוון שהם מבצעים פחות משימות מאיתנו. מדובר, פשוט מאוד, באנשים סופר-פרודוקטיביים אשר מצליחים למלא שורה ארוכה של משימות ומטלות, לא דוחים טיפול בשום דבר, ועוד מספיקים להגיע הביתה בשעה סבירה.

אז מה מבדיל את אותם אנשים סופר-פרודוקטיביים מאיתנו, יתר הבריות? בסך הכל אפשר להצביע על 11 גורמים מבדילים שאותם אנשים עושים אחרת מהיתר – ואשר הופכים אותם ליעילים כל כך, לעובדים מועילים יותר, וכנראה שגם מסייע להם להנות מיותר זמן פנוי. אמנם אין כל ערובה לכך שאם תשנו את דרככם בהתאם לסעיפים אלו תהפכו גם אתם ל”סופר-פרודוקטיביים” בין רגע, אך אין ספק כי מדובר יהיה בהתחלה טובה – ויעילה במיוחד.

1. הם לא “נוגעים” במשימה פעמיים.

אחד הגורמים העיקריים לחוסר פרודוקטיביות הוא עיסוק מתמשך במשימה מבלי לסיים את הטיפול בה. אמנם המחשבה “אני אסיים את זה כבר מחר” נוחה מאוד באותו הרגע, אבל פרק הזמן שייקח לך כדי לחזור לנקודה בה הפסקת יהיה ארוך משמעותית מהזמן שהיה נדרש פשוט להשלים את המשימה באותו הרגע. אנשים פרודוקטיביים “נוגעים” בכל משימה פעם אחת – ופעם אחת בלבד.

2. הם מתכוננים ליום המחרת לפני שהם יוצאים מהמשרד.

בכל אוסף עצות להגברת היעילות סביר להניח כי תמצאו את העצה “להקדיש 10 דקות בבוקר לתכנון היום שלכם”. זו אכן עצה מועילה, אך ישנה עצה מועילה אפילו יותר: את אותן 10 דקות לתכנון היום תקדימו עוד יותר, ובצעו אותן יום קודם לכן בטרם תצאו מהמשרד. מהלך כזה יעזור לכם להבין את כמות המשימות שביצעתם היום (ומחקרים רבים מראים כי הבנה כזו מסייעת להגברת היעילות גם ביום הבא), וכן תסייע לכם להיות מאורגנים בהרבה כבר מהרגע הראשון של יום העבודה הבא.

3. הם בולעים צפרדעים.

“לבלוע צפרדע” הוא המינוח הקרוב ביותר לרבות מהמשימות שמוצאות את דרכן לתחתית רשימת המטלות שלנו: אלו מטלות לא מהנות, חסרות סיפוק, שאף אחד לא רוצה לבצע. רובנו מעדיפים באופן טבעי לדחות אותן ככל הניתן, ובכך אנחנו מעמיסים על הרשימה שלנו ועל תחושת ההישג שלנו. אנשים פרודוקטיביים, מנגד, אוכלים את אותן הצפרדעים לארוחת בוקר: המשימות המתסכלות האלו הן הדבר הראשון בו הם מטפלים עם הגיעם למשרד. שורה של מחקרים כבר הוכיחה כי סיום הטיפול באותן “צפרדעים” בטרם תיגשו למטלות אחרות יגביר משמעותית את הסיכוי שאכן תטפלו גם ביתר המטלות בצורה יעילה ומהירה.

Time management

4. הם לא נכנעים ל”עריצות הדחיפות”.

“עריצות הדחיפות” מתארת, באופן ציורי משהו, את שלטונן של המטלות הדחופות בחיינו: כשאותן מטלות מונחתות עלינו (וזה קורא כל העת) רובנו פשוט מקבלים עלינו את עריצותה של הדחיפות – ועוזבים כל מטלה אחרת כדי לטפל במטלה החדשה וה”דחופה” שזה עתה הגיעה. אנשי יעילים מצליחים להבחין מתי מדובר במטלה דחופה באמת – ומתי “עריצות הדחיפות” מנצלת את מעמדה כדי לנצל אותנו עוד יותר. במקום להוריד את הראש ולהיכנע לה, אנשים יעילים יותר נאבקים באותה עריצות כשהם מזהים מטלה שאינה דחופה באמת – ומקפידים לשבץ אתה ברשימת המטלות שלהם לאחר שיסיימו את הטיפול במטלות אשר היו שם לפניה.

5. הם נצמדים ללו”ז – לא משנה מה.

בתנאי מעבדה, כנראה שכולנו היינו יכולים להשתייך לאותו 1% קטן של אנשים יעילים כל כך. הרי רבים מאיתנו מתכננים את היום שלהם באופן מוקפד, ומקפידים להקדיש את פרק הזמן הדרוש להשלמת המשימות השונות. אך האויב הגדול ביותר של לוח הזמנים המוקפד שלנו – הן הישיבות. ישיבות, באופן טבעי, נוטות שלא להסתיים במועד המקורי אשר נקבע להן. אחוז גדול מהפגישות נדחה בפרק זמן מסוים, ורבים מאיתנו נותנים לכך יד שכן פגישות נתפסות על ידנו כ”עבודה” לכל דבר ועניין. ובכן, אמנם אותן פגישות הן אכן “עבודה”, אך הן לא משימה יעילה מעל לפרק זמן מסוים. אנשים פרודוקטיביים יודעים לחתוך בבשר החי ולסיים פגישה במועד אשר נקבע לה – גם אם נותרו דברים על סדר היום. כמובן שאם אתם עובדים זוטרים ניהול הישיבות והפגישות אינו תלוי בכם, אך ככל שהדבר מתאפשר – הקפידו לסיים פגישה בדיוק בשעה שנקבעה.

6. הם אומרים לא.

תשובה שלילית לבקשה לבצע מטלה נוספת היא אחד הכוחות החשובים ביותר של אותם אנשים יעילים. והכוונה היא ל”לא” מוחלט – הם אינם מסתפקים באמרות מפוזרות כמו “יהיה לי עמוס” או “אני חושש שלא אספיק”. אם אתם חוששים מהתגובות במשרד, זיכרו כי לעולם עדיף משימה אחת שבוצעה כהלכה – על פני 2 או 3 משימות שבוצעו באופן חלקי בלבד.

7. הם בודקים את הדוא”ל שלהם בזמנים קבועים בלבד.

שורה ארוכה של מחקרים הצליחה לבודד אויב אחד אשר פוגע ללא הרף בפרודוקטיביות של העובד המודרני: הדוא”ל. כן, דווקא הכלי האלקטרוני אשר הפך לאחד מכלי העבודה החשובים ביותר כיום, הוא האחראי על לא מעט עיכובים במהלך ימי העבודה שלכם במשרד. כשאתם זמינים בדוא”ל כל העת ובוחנים כל הודעה שנכנסת בזמן אמת אתם פוגעים פגיעה קשה ברצף העבודה שלכם: החוקרים טוענים כי גם אם רק תציצו בהודעה (מבלי אפילו להשיב לה), מידת המעורבות שלכם בביצוע המטלה צונחת פלאים. כל ניסיון להשיב אותה לרמה גבוהה יהיה קשה, מתסכל – וארוך. אנשים פרודוקטיביים בודקים גם הם את הדוא”ל שלהם – אך עושים זאת בחלונות זמנים מוגדרים וברורים, אשר נכתבו בלו”ז מבעוד מועד. כך הם נמנעים מלפגוע ברצף העבודה שלהם במהלך היום, וגם מבטיחים שהתייחסותם למכתבים שקיבלו תהיה עניינית ואיכותית יותר.

להשתחרר מהמייל

להשתחרר מהמייל

8. הם לא מבצעים כמה משימות במקביל.

נכון, רבים מהמדריכים ליעילות רבה יותר טוענים כי בעידן המודרני והאלקטרוני, כולנו חייבים לדעת כיצד לנהל כמה משימות בכל רגע נתון. זהו אכן כישרון אשר ניתן לבודדים, אשר מסוגלים לעשות כל העת כמה משימות במקביל – ולבצע אותן היטב. אך כאמור, זהו כישרון אשר ניתן לבודדים בלבד. אך גם אם לא התברכתם באותו כישרון, אין זה אומר שלא תוכלו להיות חלק מאותם אנשים “סופר פרודוקטיביים”. אך לנסות ולבצע מספר משימות במקביל לא תהיה הדרך לכך: מחקרים מראים כי רובנו פשוט פוגעים ברמת היעילות שלנו כשאנו מנסים לבצע שתי מטלות באותו הזמן. חלקו את רשימת המטלות שלכם על פי סדר הדחיפות שלהן – והשלימו את הטיפול בהן אחת אחרי השנייה. אל תשאירו מטלה פתוחה אם לא סיימתם לטפל בה (זכרו את סעיף מספר 1), ועל תעבדו, גם לא “רק לרגע”, על המטלה הבאה בתור.

9. הם “נעלמים מהרדאר”.

בעידן בו אנו חיים, כולנו זמינים כל העת: במכשיר הסלולארי, בדוא”ל, ברשתות החברתיות וכו’. כפי שתיארנו בסעיף 7, הזמינות הזו פוגעת פגיעה קשה ברמת היעילות של כל אחד ואחת מאיתנו. אחת הדרכים להתמודד עם כך היא פשוט מאוד “להיעלם”: תנו לקולגה את המכשיר הנייד שלכם, ובקשו ממנו להיות “שומר הסף” למשך מספר שעות. למעט מקרי חירום בלבד (עליהם הוא יחליט בעצמו), שום דבר לא יטריד אתכם.

10. הם משתפים פעולה.

אנשים יעילים במיוחד מבינים דבר מאוד חשוב: הם לא האדם החכם ביותר, היצירתי ביותר והמוכשר ביותר במשרד (וגם אם כן, הם לא היחידי). לכן הם לא חוששים להתייעץ, לבקש עזרה או להטיל משימות על עובדים נוספים בדרגתם או זוטרים להם. במקום “ללכת עם הראש בקיר” ולעשות כל דבר בכוחות עצמם – הם מבינים כי סיוע של חבריהם למשרד יוכל לשפר משמעותית את היעילות שלהם, וגם לשפר את תדמיתם.

11. הם נותנים לטכנולוגיה לעבוד עבורם.

אותם אנשים סופר יעילים לא מסתפקים בהאצלת הסמכויות לעובדים אחרים – הם נותנים גם לטכנולוגיה לעבוד עבורם. בעידן הטכנולוגי של היום שורה ארוכה של אפליקציות, תוכנות ושאר פיתוחים נועדו כדי לסייע לכם להיות יעילים יותר. חלקם ניתנים בחינם, חלקם דורשים תשלום פעוט. גם אם אינכם אנשים טכנולוגיים, הקדישו מספר ימים כדי ללמוד את אותם הכלים אשר זמינים בשוק, גלו מי מהם מתאים לצרכיכם – ולמדו איך לעבוד איתו. אתם תתפלאו כמה עבודה יכולה אפליקציה בודדת להוריד מעל כתפיכם.

 

הכתבה פורסמה במקור בפורבס ישראל.

קרדיט תמונות: Productivity / Shutterstock, Multipurpose Businessman / Shutterstock, Reading email on mobile phone / Shutterstock

לקריאה נוספת:

טעימה מן העתיד: מה יהיה בצלחת שלנו בעוד 30 שנה?

לידיעת הנוסעים: על מצבה העגום של התחבורה הציבורית בישראל

Avatar

פורבס ישראל

הגב

5 תגובות על "להספיק יותר בפחות: 11 דברים שאנשים פרודוקטיביים עושים אחרת"

avatar
Photo and Image Files
 
 
 
Audio and Video Files
 
 
 
Other File Types
 
 
 

* היי, אנחנו אוהבים תגובות!
תיקונים, תגובות קוטלות וכמובן תגובות מפרגנות - בכיף.
חופש הביטוי הוא ערך עליון, אבל לא נוכל להשלים עם תגובות שכוללות הסתה, הוצאת דיבה, תגובות שכוללות מידע המפר את תנאי השימוש של Geektime, תגובות שחורגות מהטעם הטוב ותגובות שהן בניגוד לדין. תגובות כאלו יימחקו מייד.

סידור לפי:   חדש | ישן | הכי מדורגים
Eyal Gantz
Guest

כתבה מעניינת מאוד, המון סעיפים נכונים.
פעם הבאה רק תדאגו לעשות הגהה לפני שאתם מפרסמים מאמר :)

אורי
Guest

הכל תלוי במסגרת.
בתור עצמאי לא תרשה לעצמך לבזבז זמן יקר על ישיבות חסרות ערך
בתור שכיר, נתון לך מראש שעליך להיות 10 שעות ביממה בעבודה ולכן כעת יש לך שפע של זמן שעליך לבזבז

#android lover#
Guest

כתבה שימושית מאוד:)

arik100
Guest

אחלה כתבה.
בעיקר הסעיפים הראשונים ברשימה.

עוז
Guest

טיפים טובים מאוד, רק שסעיף 5 סותר לחלוטין את סעיף 1 (וגם את המוזכר בסוף סעיף 8).

wpDiscuz

תגיות לכתבה: