ישן, מסורבל ואיטי: מדוע אנחנו ממשיכים להשתמש באימייל?
הוא מלווה אותנו משנת 1965 ומאז ועד היום לא השתנה משמעותית. להפך, האימייל הופך עם השנים לפופולארי יותר ויותר למרות שהוא מיושן, איטי ומסורבל. דוד קודיש חושב שהגיע הזמן לאתר חלופות ולהפרד ממנו לשלום
תמונה: flickr, cc-by, Steve 2.0
האימייל מלווה אותנו כבר הרבה מאוד שנים (1965) ובעשורים האחרונים קצב השימוש בו רק הולך וגדל. רוב החברות כבר לא שולחות מכתבים רגילים ומעדיפים לשלוח לנו חומר ישירות לאימייל וחברות הדואר הגדולות נאלצות להמציאת את עצמן מחדש לאחר שהמודל של המכתב והבול פשט את הרגל.
מחקר שנערך לאחרונה מראה שבארגונים רבים, רבע מיום העבודה של העובדים מוקדש לקריאה וכתיבה של אימיילים. חלק גדול של המיילים (עד חצי) הוא מייל שלא היה צריך להכתב או להשלח אם היו פועלים על פי האתיקה של שליחת מיילים. בנוסף, תיבות הדואר המשוייכות למיילים האלו מתפוצצות בשל שמירה לא שיטתית של מיילים ישנים וקבצים גדולים שצורפו למיילים. עולם הסמארטפונים והטאבלטים הוסיף מימד של אבטחת מידע והמיילים שלנו שעד אז היו על המחשב האישי, פתאום נמצאים על מגוון מכשירים שכל אחד מהם יכול ללכת לאיבוד ולחשוף מידע רגיש.
כלי ארכאי אך פופולארי
ולמרות המקום המרכזי שהאימייל תופס בחיינו, תוכנת האימייל והדרך בה אנחנו משתמשים בה, לא השתנתה מהותית בשנים האחרונות. למרות טענות מצד כל החברות שהן הוסיפו המון יכולות לאימייל, המהות נשארה אותה מהות. אני פותח מייל, מוסיף נמענים (הרבה יותר ממה שצריך) ושולח. תיבת הדואר שלי מכילה רשימה ארוכה של מיילים ממויינים בדר"כ לפי תאריך וסדר התגובות שלי למיילים הוא בדר"כ לפי מה שנכנס קודם עם קדימויות לאנשים כאלה ואחרים. ספקי המייל העיקריים מספקים תכונות שאנחנו כבר מצפים לקבל ביחד עם המייל כגון יומן פגישות וניהול אנשי קשר, למרות שאלו תכונות שלא היו קיימות באימייל של לפני 40 שנה.
חיפשתי במגוון חברות וסטארטאפים אחר השינוי האמיתי. לא עוד פלאגין או תוספת כזו או אחרת. לא תוכנה שפועלת בערך, לפעמים, אבל רק באנגלית. לא עוד ממשק דומה (מה שנקרא yet another email client). חיפשתי את המהפיכה. את החברה שתבוא ותאמר – ככה עושים מהיום והלאה. משהו שיתאים לארגונים גדולים, אבל גם למייל הפרטי. שיתאים לבעלי הטאבלטים והסמארטפונים, אבל גם לבעלי ה- PC / מק / לינוקס. החדשות הרעות הן שלא מצאתי. החדשות הטובות הן שמצאתי כמה תוספים ורעיונות מגניבים. החדשות הטובות הנוספות הן שיש לי כמה רעיונות להציע.
המהות הבסיסית שאני רואה באימייל העתידי היא שהוא חייב לעבוד בשבילנו. המנגנון של כתיבה ושליחת אימיילים חייב להכיל תכנים שיהיו ברורים לתוכנה המקבלת כך שהפעולה הנדרשת מהצד המקבל, תהיה אוטומטית עד כמה שניתן. אני מדמיין לי מעיין שולחן עבודה וירטואלי אליו מגיעים המיילים שלי. סדרה של חוקים מצליחה להוציא מתוכן המיילים שלי את הפעולות שאני נדרש לבצע. פעולות שיכולות להתבצע אוטומטית יתבצעו אוטומטית (לדוגמא באישור שעות עבודה לעובדים - אני מצפה שהמערכת תוכל להקריא לי תוך כדי נסיעה לעבודה את דוחות השעות החריגות וברגע שאומר לה OK, הדוחות יאושרו). מידע חשוב יסונן ויוצג לי בתמצית, ומכתבים שאני לא ממש חייב לקרוא יתוייקו בסדר מסויים. בהתאם למכשירים הניידים שיש לי, תכנים מסויימים יוצגו לי על כל מכשיר לפי סגנון החיים שלי (על הנייד שלי, יוצג מידע שונה מזה שיוצג כשאני ליד מחשב). תקשורת בין אנשים יכולה להשאר במתכונת דומה לאימייל של היום או במתכונת שתדמה יותר לרשת חברתית (כדוגמת מה שגוגל ניסו לעשות עם Wave).
נושא שמטופל בארגונים גדולים הוא ניהול המידע. הרבה מהתכנים נמצא היום בענן ארגוני / חיצוני ובתוכנות ERP כאלה ואחרות. מסמכים לדוגמה כבר כמעט ולא מצורפים למיילים ובמקום זה, מצורף לינק למסמך. סיכומי ישיבות מנוהלים ב- SharePoint או תוכנה דומה, וידע מנוהל בתוכנות ניהול ידע ופורומים. אישורי שעות, החזרי הוצאות, אישורי רכש ושימוש במלאי מנוהלות בתוכנות שונות. מערכת האימייל העתידית צריכה להיות מסוגלת לשאוב את המידע שלה ממגוון המקורות ע"מ לספק לי תמונה מלאה של מה שאני צריך לדעת ולעשות. לכאורה החלק הזה לא שייך לאימייל, אבל אני טוען שכן – כי בסופו של דבר אני מקבל אימייל שאומר לי שאני צריך לאשר או לעשות משהו ואז אני גם מקבל תזכורות כל כמה שעות/ימים. תוכנה עתידית אמורה למנוע את הדואר הזה.
אחת התוכנות (אם אפשר לקרוא לה ככה) שנראות לי הכי מעניינות וקרובות לאיך שהייתי רוצה שהמייל יעבוד היא Zimbra. מעיון בארכיטקטורה שלה, נראה שהיא גם אחת היחידות שמהוות אלטרנטיבה ארגונית של ממש, עם גב כלכלי יציב, ופתרון כולל. למרות שהממשק… עדיין לא שונה מהותית מאאוטלוק. התוספת שהכי מעניינת אותי היא החיבוריות שיש ל-Zimbra עם תוכנות נוספות כגון SAP ואחרות.
שני תוספים נחמדים לבנתיים למי שלא רוצה לחכות עד שיחליפו את האימייל…
פלאגין נחמד שעוזר לשמור על רשימת אנשי הקשר שלנו מעודכנת היא WriteThat.name. החברה עושה מה שהרבה חברות אחרות עושות – חיפוש במגוון מקורות המידע כדי לחפש שינוי כלשהו בפרטי אנשי הקשר ע"מ לשמור עליהם מעודכנים. ההבדל שמייחד את החברה הזו הוא שהם מחפשים פרטי קשר בחתימות של המיילים. כאשר נמצא שינוי, פרטי איש הקשר מתעדכנים.
Taskforce הוא פלאגין לג'ימייל שהופך כל מייל למשימה. מייסדי החברה עובדים לפי מתודולוגיה של Get Things Done – GTD שעל פיה, כל קריאה של מייל צריכה להסתיים בהגדרה של הפעולות הבאות אותן צריך לבצע, רישום של הפעולות במקום כלשהו, ומחיקת המייל או תיוקו. התוסף (שעובד בכרום) לא ממש מצליח להבין את התכולה של המיילים ולא ליצור אוטומטית את המשימות שטמונות בו, אבל ככיוון ראשוני הוא בסדר. תכונה שאהבתי היא היכולת לשלוח הודעה למי ששלח לי את המייל עם המשימות שהגדרתי לעצמי בעקבות המייל שלו, והוא מתעדכן כאשר אני מסיים את המשימה.
courteous.ly הוא תוסף קטנטן ושונה. הוא מוסיף שורה קטנה בתחתית המייל שמעדכנת את מקבל המייל בעומס המיילים של השולח. נשמע מצחיק בהתחלה, אבל אי אפשר להתווכח עם זה, 'שאת זה עוד לא עשו'.
חייב לומר שכל השימוש בפלאגינים הוא לא כ"כ לרוחי. חלק גדול מהפלאגינים מבקשים ממני את סיסמת המייל שלי, בדיוק כמו כל מי שרוצה להתחבר לחשבון הפייסבוק שלי, וזה בהחלט מלחיץ ומיותר. מצד שני, הם צריכים לעבוד על החשבון שלי… חובבי אבטחת המידע מן הסתם לא היו מסכימים לאפשר את הגישה הזו.
ואפשר גם בלי אימייל בכלל…
חברת Atos (חברת IT צרפתית עם 76 אלף עובדים) הודיעה שתוך 18 חודשים היא תחדל משימוש באימייל בתוך החברה ותעבור לשימוש בממשקים חברתיים (כלומר צ'ט ותקשורת חברתית). לטענת החברה, השימוש באימייל בתוך החברה לא יעיל ומבזבז זמן. לטענת מנכ"ל החברה, רק 10% מתוך 200 המיילים שעובד מקבל בממוצע ליום הם חשובים, ו- 18% הם דואר זבל. בתוך 6 חודשים מהטמעת ההמדיניות, החברה הקטינה ב- 20% את תעבורת המיילים.
בין אם על ידי שיפור הממשק וייעול השימוש במיילים, ובין אם זה ע"י ביטול האימייל – משהו חייב לקרות כדי להחזיר את האימייל לפרופורציות הנכונות שלו.
<<< לפוסט הקודם: איך יראה האימייל העתידי?
הפוסט פורסם לראשונה בבלוג Technologeek.
דוד קודיש
דוד קודיש הוא מומחה מערכות מידע, IT, טכנולוגיה, ושימושי אינטרנט. נמצא בחזית הטכנולוגיה מעל ל- 15 שנה בתפקידי הנדסה וניהול בחברות הייטק.
תגיות לכתבה:
להגיב
13 תגובות
-
מאת אריאל:
הרבה אימיילים הם time consumers רציניים, גם לכותב ובמיוחד למקבל/ים.
במקום לתרום לעבודה הם יוצרים עבודה של קריאה, הבנה, קריאה של התכתבות בין 5+ כותבים שונים, שליחת בקשת הבהרה.
אחרי שני אימיילים אני מתחיל להרים טלפונים כדי לחסוך לי את בזבוז הזמן.
כמובן שיש אימיילים חשובים ויעילים אבל הם מועטים. -
מאמר מעניין מאוד – תודה דוד
"תקשורת בין אנשים יכולה להשאר במתכונת דומה לאימייל של היום או במתכונת שתדמה יותר לרשת חברתית"
לא יכלתי להגיד את זה יותר טוב –
הגיע הזמן להפוך את המייל לכלי אפקטיבי ואנטרקטיבי – זה משהו אחד להשפיע על ניהול המיילים אבל לא פחות חשוב להשפיע על החוויה והאפקטיביות של המייל עצמו לא משנה איפה הוא נקרא!
זה בדיוק החזון שאנחנו שואפים ומגשימים ב WiseStamp – גישור בין הרשת החברתית הדינאמית שאנחנו רגילים לה בעולם שמחוץ לאימייל , לעולם המסורתי והשמרן של תיבת הדואר שלך באמצעות אפליקציות מייל.
דמיינו עולם שבו מוכרים יכולים לכלול את המוצר העדכני האחרון שלהם במיילים שהם שולחים, אנשי שיווק את המסר העדכני בפייסבוק, שני הצדדים יכולים לראות את זמינות הפגישות מתוך המייל עצמו ולקבוע פגישה בקליק וכו'…
והכול בצורה אינטראקטיבית שמביאה תועלת לשני הדדים ובאופן שמעשיר את המייל הרגיל והמסורתי.
זה לא חלום – זה מציאות קיימת של היוזרים שלנו – מוזמנים להתחיל להכניס את האימייל שלכם לעבוד! -
מאת טל:
אימייל הוא לא הבעיה, אנא, אל תאשים את המדיום, זה כמו שתגיד שהאינטרנט הוא כלי ארכאי שיש למגר בגלל שפדופילים משתמשים בו.
הבעיה האמיתית #1 היא שאנשים פשוט לא יודעים לכתוב אימייל. יש מספר כללים פשוטים שאם מספיק אנשים ישמרו עליהם – יעשו את החיים של כולנו קלים יותר.
עוד בעיה היא שיש יותר מידי אימייל, לזה גם יש פתרון – priority inbox של גוגל – כמו שהם יודעים לסמן ספאם בודאות גבוהה, הם יודעים גם לסמן הודעות חשובות.
-
מאת משה:
1965?! לא זכור לי שדור הפרחים התעסק באימיילים יותר מדי… האינטרנט המסחרי התחיל רק ב1994!
-
מאת ישראל:
קראתי פעמיים את המאמר הזה, ולדעתי הכותב לא הצליח להוכיח את טענתו העיקרית כלל וכלל. מסקנתי היא שהמאמר הזה כך כך מיותר – ועובדה שאנו מוזמנים להגיב…במייל!
ואפשר גם בלי אימייל בכלל… אפשר? באמת? על כל פנים, אפשר לעבור לטלפתיה, לטלקינזיס, לתיקשור רוחני ולשאר הבלים בדיוניים, ובלבד שהתקשורת תהיה משוכללת ועתידנית…
פשיטא, כל אחד יכול לארגן את תיבת המייל שלו כרצונו, לסנן כותבים, להתעלם ממייל זה או אחר – ובקצרה, אם אתה חפץ ש "באימייל העתידי היא שהוא חייב לעבוד בשבילנו…" אז אין דבר כזה. תמיד תצטרך לומר לו מה לעשות, ותמיד תצטרך להתעדכן ולעדכן אותו: גם למכונת הכביסה שלך יש תכניות כביסה שעליך לתכנת, וגם מכוניתך לא נוסעת ללא הכוונה ובקצרה – הקניית תכונות של "יכולת עצמית" לחפצים דוממים היא שלב מוקדם ביותר בילדות…אחר כך, צריך להניע את העולם ולעצב אותו כל פעם מחדש, שום דבר לא נעשה מעצמו.
לא להיעלב, אבל הייתי אומר – מאמר סרק.
-
קראתי פעמיים את הכתבה הזו, ולא זו בלבד שהכותב לא הצליח להוכיח את טענתו, הוא גם סתר אותה. ממה נפשך, אם אתה לא רוצה לקבל מייל – אל תקבל. אם אתה רוצה לסנן – סנן, אם אתה רוצה להתעלם – התעלם…בכל מקרה, אתה חייב "לעשות" משהו, המייל לא יעשה זאת מעצמו.
מעבר לכך, יש כאן איזו משאלה לפעולה עצמית של חפצים (זהו שלב מאוד מוקדם בפסיכולוגיה התפתחותית), אבל אפילו ילדים מבינים שהשלב הזה חולף – שום דבר לא נעשה מעצמו…
ועוד – אם היינו יכולים לתקשר באמצעות טלפתיה, טלקינזיס, קריאת מחשבות, ושאר הבלי הניו אייג' והבלים מסויימים של המדע הבדיוני…דיינו. בשלב זה, מה לעשות, בני אדם צריכים לדבר ביניהם, וזה מה שמבדיל אותנו מ"תוכנות" שאינן אלא פרי….דיבורים ומיילים בין המפתחים.
אגב, הקוראים התבקשו להגיב במייל, וזה אומר הכל.
-
כן, בטח!
אולי גם נפסיק לדבר כי זאת טכנולוגיה ארכאית מלפני כמה מליוני שנים?
אני בטוח שאם יחקרו ימצאו כי 80% מהמילים הנאמרות בעבודה לא קשורים בכלל ולא היו אמורים להאמר בעבודה, אלא בבית. אולי נמנע מהעובדים לדבר?
אימייל הוא כלי חשוב ושימושי. יש כלים נוספים היום שמצטרפים אליו ויש צורך להשתמש בהם.
הבעיה האמיתית היא כמות המידע שאנו חשופים אליו והצורך לפלטר ולפקס את המידע – ולא למנוע מסוגים מסויימים להתקיים.