איך יוצרים את חדר הישיבות המושלם?

המעבר ההולך וגובר לאופן ספייס הגביר את הצורך בחדרי ישיבות פרטיים. אך למרות הדרישה הגבוהה ארגונים רבים נכשלים במימוש הפתרונות הטכנולוגיים בהם, ובכך גם פוגעים בתפוקת העובדים וגם גורמים לחוויית משתמש מתסכלת ומסורבלת. הנה כמה קשיים שנפוצים בחדרים אלה והדרך לפתור אותם

 

צלם/תמונה: Hero Images / Getty Images Israel

עולם התעסוקה וסביבת העבודה עוברים שינויים רבים בשנים האחרונות, והבולט שבהם הוא עבודה בתצורת Open Space. החללים הפתוחים הביאו עמם דרישה הולכת וגוברת לחדרי ישיבות קטנים ובינוניים שבהם ניתן להציג תוכן באופן פרטי. חדרים אלו, הנקראים חדרי Huddle, מאפשרים לצוות מצומצם שבו בין 2 ל-6 אנשים, לשבת בסביבה שקטה ולדון בנושא מסוים, לרוב תוך כדי הצגת מצגת, עבודה על מסמך משותף או קיום שיחת (UC (Unified Collaboration עם צד מרוחק.

מחקרים מגלים כי העובד הממוצע מבלה למעלה מ-35% מזמנו בפגישות, וכי דרגי מנהלי ביניים מבלים קרוב ל-60% מזמנם בחדרי ישיבות. לצד העלייה בדרישה לחדרים אלו, וההשקעה הניכרת של ארגונים רבים ביישום פתרונות טכנולוגיים בהם, נראה כי ארגונים רבים עדיין נכשלים ביישום הפתרונות – למעלה מ-90% מהעובדים טוענים כי הפגישות שלהם אינן יעילות; למעלה מ-40% מהישיבות המתקיימות מתחילות באיחור, הנובע במקרים רבים בשל קשיים טכנולוגיים בתפעול מערכות החדר, בצורך בתמיכת IT וכדומה. בנוסף, מעניין לגלות כי עובדים רבים נמנעים משימוש ביותר משני שלישים מהחדרים בארגון מחשש שאלו לא יעבדו כנדרש, או מאחר שהם לא יודעים כיצד לתפעל אותם.

אם נביא בחשבון שחמש הדקות הראשונות בכל ישיבה “מבוזבזות” על הפעלת מערכות החדר, נגיע בחישוב פשוט למסקנה שארגונים בינוניים מבזבזים במצטבר מאות אלפי דולרים בשנה, בעלות שעות עבודה בלבד.

פשוט וטוב יותר

חוויית השימוש של חדרי Huddle צריכה להיות אחידה, אוטומטית ככל הניתן וכזו שתהיה פשוטה לתפעול, כמו חיוג משלוחת טלפון או התחברות לרשת ה- WiFi הארגונית – חוויית שימוש מורכבת יותר תגרור במרבית המקרים חוסר שביעות רצון מצד המשתמשים. אז איך הופכים את חדרי הישיבות לפשוטים יותר לשימוש, ובדרך גם חוסכים כסף יקר? הנה כמה כשלים נפוצים והדרכים לפתור אותם.

הפעלה אוטומטית: אחד הכשלים הנפוצים בחדרי ישיבות הוא מורכבות התפעול. גם בחדרים פשוטים בעלי מסך תצוגה אחד, וללא מערכות VC, השלטים בחדר תמיד נעלמים כשצריך אותם או שהסוללות בדיוק נגמרו. לפעמים משתמשים טכניים מתקדמים שהשתמשו בחדר לפנינו “שיחקו” עם המערכות בחדר באופן שמקשה על הפעלתו. כדי למנוע מצבים כאלו כדאי להעדיף הפעלה אוטומטית של מסך התצוגה בחדר עם חיבור מחשב נייד, ומיתוג אוטומטי של המקור הנבחר עם חיבורו באופן שייתר כל שלט בחדר וימנע את הצורך בהפעלה ידנית של המסך.

חוויית משתמש והוראות הפעלה: חוויית המשתמש בחדרים היא לרוב לא מזמינה, ומשתמשים רבים חוששים מהטכנולוגיה במקום לנצלה וליהנות ממנה. במקרים רבים שקף ממותג – סטטי או דינמי – שבו הוראות הפעלה פשוטת על גבי מסך התצוגה בחדר יכול להקל באופן משמעותי על תפעול החדר, ולהפוך את החוויה למזמינה ונעימה יותר, גם עבור המשתמשים הטכנופובים ביותר.

אחידות: מאחר שבארגון חדרים רבים, לא פעם נמצא את עצמנו משתמשים בחדרים שונים. על מנת להקל על התפעול של חדרים אלו, חשוב לשמור שחוויית השימוש בהם תהיה זהה או דומה ככל הניתן, כדי למנוע את הצורך ללמוד מחדש את אופן ההפעלה של כל חדר. בחדרים הכוללים מסכי מגע חשוב לוודא שממשק המשתמש אחיד ככל הניתן, אינו מורכב לתפעול ומשתמש בשפה גרפית אוניברסלית.

שילוט דיגיטלי המסייע במציאת החדר: שילוט דיגיטלי מחוץ לחדר המציג את סטטוס זמינות החדר מאפשר לעובדי החברה למצוא בקלות את חדר הישיבות המתאים, מונע הפרעות מיותרות, ומאפשר לישיבה בחדר להתנהל באופן שוטף.

ניטור ובקרה: בעבר, כשבכל ארגון היו מספר מצומצם של חדרי ישיבות, נהוג היה לבדוק את תקינותם באופן ידני מדי יום. כיום, כאשר מספר החדרים גדול, חייבים לאמץ גישות מתקדמות יותר לבדיקת תקינותם על ידי מערכות ניטור אקטיביות מבוססות IP. באופן כזה, תחזוקת המערכת הופכת להיות פרו-אקטיבית ומבטיחה זיהוי תקלות, אם ישנן, לפני שהמשתמש מגיע לחדר ונתקל בבעיה. המערכות המודרניות מנוטרות לרוב על ידי צוות ה-Helpdesk, אשר יכול לספק ישרותי תמיכה מרחוק במידת הנדרש.

הכתבה בחסות Crestron

חברת Crestron הינה החברה המובילה בעולם בפיתוח והטמעת פתרונות טכנולוגיים מתקדמים בתחום השליטה והבקרה, מערכות UC, הפצת וניהול וידאו ואודיו ואחרות. החברה מעסיקה אלפי עובדים בפרישה עולמית, ומחזיקה משרד רשמי בישראל. במרוצת השנים, הפך מותג Crestron לשם נרדף לאמינות ללא פשרות, לצד הובלה טכנולוגית ייחודית וחדשנות מתמדת – מה שהפך אותה לבחירה המועדפת ע"י לקוחות רבים בעולם.

כתב אורח

אנחנו מארחים מפעם לפעם כותבים טכנולוגים אורחים, המפרסמים כתבות בתחומי התמחות שלהם. במידה ואתם מעוניינים לפרסם פוסט בשמכם, פנו אלינו באמצעות טופס יצירת קשר באתר.

הגב

4 Comments on "איך יוצרים את חדר הישיבות המושלם?"

avatar
Photo and Image Files
 
 
 
Audio and Video Files
 
 
 
Other File Types
 
 
 
Sort by:   newest | oldest | most voted
צחי
Guest

כתבה חשובה. בחיי כל חברה קטנה הגדולה יש נקודה מהירה של החלטה איך להקים חדר ישיבות. טעות פה תשפיע להרבה זמן. חבל שאין מרשם מודרני לחדר ישיבות שאפשר להזמין כיחידה אחת במחיר שלא יידחוף לקנות טלוויזיה ממחסני חשמל וגדגט עלוב של סקייפ שלוקח דקות ארוכות להתחבר.

Omer
Guest

צחי – אתה בהחלט צודק, וזה בדיוק מה שאנחנו מנסים לעשות עם פתרונות ה-Huddle החדשים שלנו – להקל משמעותית על כל תהליך התכנון וההזמנה ע”י כך שמזמינים “יחידה אחת”, וזהו. את הסטים האלו אנחנו גם מתמחרים במחיר מתאים לחדרים האלו, ואפשר לקרוא עליהם עוד כאן – huddle.crestron.co.il

Tzahi Fadida
Guest

לא שאני לקוח שלך ברגע זה, אבל הייתי מוסיף סרטון שמראה דוגמא חיה לשימוש. עדיף בלי מצויירים. פשוט דוגמא עובדת עם אנשים אמיתיים וחדר ישיבות אמיתי. זה היה יותר משכנע יותר לדעתי.

אייב
Guest

היי צחי, עומר ו-Fadida:
חבל שאין לכם מרשם לטוקבקים ממומנים, עם שילוט דיגיטלי מאיר עיניים וחווית משתמש אחידה, זה יכל לתרום ליוקרת החברה,
בהצלחה!!

wpDiscuz

תגיות לכתבה: