653667029 15 טיפים ו-8 תוספים שיהפכו את ה-Gmail שלכם לכלי עבודה יעיל יותר | גיקטיים

סוכן חכם
אישי ודיסקרטי

לוח משרות ההיי-טק
והטכנולוגיה של ישראל.

רוצים לדעת על משרות חדשות שמתאימות לכם?
תנו לנו לעבוד בשבילכם.
במקום לחפש משרות, קבלו אותן למייל ראשונים.

תודה רבה,
מעכשיו הסוכן האישי שלנו עובד בשבילך. בהצלחה:)
ההרשמה בוצעה בהצלחה
*הרשמה מאשרת לנו את תנאי השימוש
אני מאשר קבלת חומר פרסומי מגיקטיים וידוע לי כי באפשרותי לבקש הסרה מרשימת התפוצה בכל עת

15 טיפים ו-8 תוספים שיהפכו את ה-Gmail שלכם לכלי עבודה יעיל יותר

אם אתם בעניין של להספיק יותר בפחות ועושים שימוש בג׳ימייל - הנה כמה טיפים חשובים שיהפכו את העבודה שלכם ליעילה הרבה יותר

gmail

ג׳ימייל הוא כלי עבודה מעולה ורבים מאיתנו משתמשים בו מידי יום. בתור יזמים אימייל הוא אחד מכלי העבודה המרכזיים שלכם, בין אם זה לשלוח הצעה למשקיעים או לענות ללקוחות.

יש הרבה דרכים להגדיר את השימוש בשירות הדואר הפופולארי של גוגל והפוסט הזה יתמקד בטריקים ובשינויים שאני מקפיד ליישם בעצמי ושפשוט יהפכו את העבודה שלכם ביום יום לפי 10 יותר יעילה, מהירה, פרודוקטיבית לצד מספר תוספים לדפדפן ש"עושים את העבודה!".

שינוי הגדרות הדיפולט של Gmail

כדי למקסם את התפוקה שלנו ולקצר את זמן העבודה, יש כמה הגדרות דיפולטיביות שאני מקפיד לשנות.

גשו למסך ההגדרות ושנו את ההגדרות הבאות:

הגדלת כמות מיילים למסך – הגדלת כמות המיילים המוצגים במסך מ-50 ל-100 מיילים תחסוך לנו כמה קליקים וזמן.

gmail_100

איקטוב Undo send – אני קורא לו כפתור החזרה בתשובה. כמה פעמים שלחתם מייל ושניה אחרי נזכרתם שלא צירפתם את הקובץ הנדרש או עשיתם טעות קריטית שמוטב היה להעלים? הכפתור הזה יאפשר לכם לעצור את השליחה של המייל אחרי שכבר שלחתם באמצעות לחצן ה-Send. אנחנו כמובן נאקטב את האפשרות הזו שמכובה כברירת המחדל.

undo_send

קיצורי מקלדת – אני ממליץ בחום רב לאקטב את קיצורי הדרך. חייכם ישתנו ויתייעלו (נדבר על החשובים בהמשך הפוסט)

shortcuts

Reply all – כמובן איקטוב אופציית ה"השב לכולם" בדיפולט. מה שאומר שמעכשיו כשאתם עושים reply כולם יקבלו את זה, ולא צריך להתחיל להוסיף את כולם ידנית. כמובן שעם כוח גדול מגיעה אחריות גדולה – זהירות.

אופציונאלי ומומלץ

ערכת כוכביות – אני אוהב להחליף לערכה עם 4 סמנים, מה שמאפשר לי לסמן מיילים ספציפים באופנים שונים וגם כמובן לחפש אותם. (הקלקה 1 על הכוכב תתן את הכוכב הדיפולטיבי, כל הקלקה נוספת תציג סימן אחר).

stars

לא לשכוח להקליק על Save changes בתחתית העמוד כשסיימתם לערוך את כל השינויים.

הוספת פיצ'רים מ-Labs

הדבר הבא שנעשה זה נעבור לחלון Labs ושם נוסיף/נאקטב את התכונות הבאות:

Mark as Read Button – כשמו כן הוא, הוספת כפתור "קראתי" בראש העמוד.
Quick Links – מה שיאפשר לכם להוסיף קיצורי דרך לחיפושים/סינונים קבועים.
Unread message icon – לראות בפביקון כמה מיילים מחכים לכם.

לא לשכוח להקליק על Save changes בתחתית העמוד כשסיימתם לערוך את כל השינויים.

זהו, עכשיו נעבור לקיצורי דרך/מקלדת.

קיצורי מקלדת מומלצים

עכשיו שהפעלתם את תכונת קיצורי הדרך בג'מייל תוכלו להכניס אותם לפעולה.

יש רשימה מאוד ארוכה של קיצורי מקלדת מומלצים שיחסכו לכם את הצורך והזמן להעביר את היד לעכבר.

קיצורי הדרך שאני משתמש בהם כל הזמן ויקצרו משמעותית את זמן כתיבת המיילים שלכם הם אלו:

ניווט וקריאה

J או K – ניווט קדימה/אחורה בין מיילים. כשאתם בחלון המרכזי, תראו את הסמן הכחול משמאל עולה ויורד מסמן באיזה מייל אתם. כשאתם בתוך מייל מסויים לחיצה על המקשים האלה תקדם אתכם קדימה/אחורה בין מיילים. לחיצה על Enter כמובן תכניס אתכם ליעד המבוקש.

G ואח"כ i – חזרה לתיבת הדואר.

/ – קפיצה לחלון חיפוש.

תגובה למייל

R – השב למייל Reply.

F – העבר Forward

Shift + U – הפיכת מייל נקרא ל Unread.

כתיבה ושליחה

C – יפתח חלון מייל חדש.

Ctrl + K – הכנסת לינק.

Ctrl + Shift + V – הדבקת טקסט מועתק בלי העיצוב שלו, כטקסט בלבד.

Ctrl+ Enter – שליחה של מייל אחרי שסיימת לכתוב אותו.

אם עדיין לא התרגלתם לקיצורים, ושכחתם מה הם, תמיד תוכלו פשוט להקליק על סימן שאלה '?'
(סימן של סימן שאלה עושים עם Shift + /) וחלונית עם כל קיצורי הדרך תקפוץ לכם.

חיפושים אפקטיבים בג'מייל

יש המון דרכים לחפש בג'מייל. היום ג'מייל כבר משלים אוטומטית את פקודות "עזרי החיפוש".
אני מוצא שאני עושה שימוש חוזר וחוזר באלו:

Is:unread – החיפוש הזה גם שמור לי ב-Quick Links.

has:attachment + שם/מייל של מישהו – חיפוש במיילים עם קבצים, זה לרוב מוצא לי את המסמך שאני צריך.

label:inbox has:attachment – חיפוש בתוך תיוג מסויים.

תוספים חינם מומלצים לעבודה ב-Gmail

WiseStamp – טוב אני כידוע משוחד (גילוי נאות – אני ממייסדי החברה). אבל חתימה אפקטיבית שנכנסת בכל מייל שווה מאה מילים. החתימה תאפשר לכם גם ליצור חוויה אישית למקבל (תמונה שלכם), וגם בצורה מאוד אפקטיבית ומרשימה לשים את כל המידע החשוב שלכם ליצירת קשר ולהניע לפעולה (טלפון, לינקדין/פייסבוק/טוויטר, לינק מתעדכן לפוסט האחרון שלכם ועוד)

Hellosign for gmail – חתימה על מסמכי PDF מתוך המייל, פשוט מהיר ותענוג.

Streak – אני חולה על התוסף הזה. הוא נראה מעט מורכב ומסובך ואקדיש לו פוסט נפרד. אבל על קצה המזלג אציין שבין התכונות האפקטיביות שלו תוכלו למצוא – שליחה מאוחרת, נוטיפיקציה על פתיחת מייל, תגובות מובנות שנוספות באמצעות קיצור מקלדת ועוד ועוד… מומלץ בטירוף.

Clearbit – הקילר פיצ'ר שלו הוא שהוא כמו 144 של שליחת מיילים באמצעותו תוכלו בקלות למצוא מייל של מישהו בכמעט כל חברה (צריכים למצוא מייל של תפקיד מסויים בגוגל? מייל של כתב של Techrunch?) ו/או רוצים לקבל מידע נוסף על מי ששלח לכם מייל בלי לצאת מתיבת המייל? (הפייסבוק/לינקדין/טוויטר/חברה שלו?)

Rapportive – היה פעם מושלם, היום אצלי בעיקר משלים ל-Clearbit עם מידע יותר עדכני בהקשר Linkedin (הם נקנו על ידי Linkedin).

Grammerly – לא תוסף ייעודי לג'מייל, אבל כן מאוד משמעותי לכתיבת מיילים אז הוספתי אותו לרשימה, לא סגורים על האנגלית שלכם? (כתיב/תחביר?) התוסף הזה יסגור לכם את הפינה במהירות ובלי לצאת מהמייל.

אפשרי גם:

Trello for gmail – למשתמשי Trello (מומלץ – פוסט יגיע בהמשך) התוסף הזה יאפשר לכם להוסיף מיילים, כמשימה בבורד שלכם ב-Trello. (אני אישית משתמש בזה ומבסוט)

Sortd – התוסף הזה הופך את הג'מייל שלכם לסוג של Trello, שזה די מדהים. הם עשו עבודה מדהימה. גילוי נאות אני לא משתמש בהם (ניסיתי כמה פעמים, כנראה עניין של הרגל) אבל אני מכיר כמה שהמלצתי להם עליו והם לא זזים בלעדיו אז הוספתי לרשימה.

זהו עד כאן ההמלצות שלי להפיכת הג'מייל שלכם לכלי עבודה מהיר ואפקטיבי.

כמובן שלאופן התיוג ופילטור האימיילים שלכם תהיה גם השפעה רבה על העומס, היעילות והמהירות שבהם תוכלו לבצע את העבודה שלכם, אבל על כך בפוסט אחר.

אם יש לכם טיפים נוספים לייעול העבודה עם ג'מייל, או איזה טיפ שפיספסתי בפוסט, אתם יותר ממוזמנים לשתף.

המדריך פורסם במקור בבלוג Startuping

צביקה אבנרי

יזם שעובד על הסטארטאפ השני שלו ומייסד שותף ב-WiseStamp, מנטור של סטארטאפים. תוכלו לקרוא עוד פוסטים של צביקה על יזמות סטאטרטאפים ופרודקט מרקטינג בבלוג שלו Startuping.co.il

הגב

23 Comments on "15 טיפים ו-8 תוספים שיהפכו את ה-Gmail שלכם לכלי עבודה יעיל יותר"

avatar
Photo and Image Files
 
 
 
Audio and Video Files
 
 
 
Other File Types
 
 
 
Sort by:   newest | oldest | most voted
eric
Guest

את הטיפ המרכזי פספסתם..
לעבור להשתמש בINBOX
:)

ברוך
Guest

מילה במילה מה שרציתי לכתוב.
Inbox.google.com פשוט חוסך ומסדר את החיים!
אה, וגם יש לו את כל הנ"ל..

תוהה
Guest

איך, איך בונים פילטרים לאינבוקס??

שם מלא
Guest

בסוף רשימת התגיות, מעל האייקון של ההגדרות יש סימן + וכיתוב "Create new…"

תוהה
Guest

סבבה.
ו… איך מגדירים פילטר להעברה אוטומטית ל'פריטים שנמחקו'?

ולאד
Guest

אתה יכל לעשות את זה בג'ימייל כמו שאתה תמיד עושה. זה יתעדכן אוטומטית באינבוקס.

Avi
Guest

האם יש דרך לשלוח מייל לכמה עתקים מוסתרים ולקבל את התשובה במיילים שונים ולא את כולם תחת אותה התכתובת? (כמו באאוטלוק)
צורת התתכתבות של ג'ימייל היא מאוד מבולגנת (במיוחד שאנשי קשר שונים נכנסים ויוצאים) ויכולה לגרום למקרים מאוד מביכים.

Micky Mirila
Guest

שכחת את Preview Pane מה LABS
אי אפשר בלעדיו

יאיר
Guest

Boomerang תוסף מעולה!
נשמע ש streak עושה עבודה דומה אבל אני לא מכיר אותו

BasonJourne
Guest

איקטוב? – תקנו את זה בבקשה ל-"הפעלה", זה פשוט מביך!

BasonJourne
Guest

הייתי צריך לקרוא את כל הכתבה לפני שהגבתי, מסתבר שהיא מלאה בתמליל עברי-אנגלי מזעזע ("דיפולטיביות", "נוטיפיקציה" ועוד…).
הכתבה עצמה נחמדה, אבל להבא, אם אתה מתעתד להשתמש בעברית – השתמש בה.

Mec
Guest

אני מניח שרוב קוראי גיקטיים משתמשים באנגלית כדיפולט (או כברירת מחדל) ולכן המילים נוטיפיקציה, לאקטב, דיפולט וכו מאוד ברורות לרוב, בשונה מהתראות, הפעלה וכו..

יוסי יונה
Guest

אז עדיף לכתוב Activate ולא בדיחה כמו "איקטוב"…

BasonJourne
Guest

בדיוק!

ול-Mec, אני אמריקאי, ודובר אנגלית, עברית וספרדית (שלושתן ברמת שפת אם);
משמעות הביטויים הייתה ברורה למדי, אבל השימוש במונחים כאלו באופן שכזה הינו שגוי ולא נפוץ*

*אגב הזכרת טעויות נפוצות, הידעת שהשימוש בצירוף "במידה ו" על צורותיו השונות שגוי? – במקרה זה למשל, לא הייתי מתקן מכיוון שמדובר בטעות נפוצה, אבל על הביטויים ההזויים בהם נעשה שימוש – אין מחילה!

מולי
Guest

מסכים לגמרי! תרגום אומלל. למה לא משהו פשוט כמו "הפעלה" או "דריכה"?

אלי
Guest

זו המקבילה של "איפסוק" מהסרט I robot

נותן צ\'אנס ל inbox
Guest
נותן צ\'אנס ל inbox

עם כל הכבוד לחיפוש, עדיין מתייג אימיילים קריטיים. יש תוסף מעל inbox שמאפשר תיוג אפקטיבי? הממשק של inbox בלתי שמיש אחרי כעשרים תגיות (אין אפשרות לחיפוש תגית, רק גלילה ארוכה….)

קובי
Guest

כבר שנים מחפש אופציה כמו באאוטלוק מיילים מאנשים מסוימים לצבע כברירת מחדל, או ניהול קבוע ששל מכילים שייכנסו אוטומטית לתיקיה או תווית

Douglas A
Guest

אם יש לכם MAC או Iphone פשוט תעברו לPolymail אפליקציית אימייל (גימייל לדוגמא) דסקטופית ופשוט מעולה, בלי בולשיט ועם פיצ'רים מעולים!

אודי
Guest

ממליץ להתקין תוסף MAILTRACK – חובה לסטארטפים שמחפשים מימון. התוסף יאפשר לכם לראות אם המשקיעים העסוקים בכלל פתחו את המייל שלכם – וכמה פעמים – והאם העבירו את המייל למישהו נוסף!! ועוד: INBOX מומלץ רק באייפון למטרת קבלת התרעות על מייל (בדסקטופ הוא לא מראה הודעות לפי איך שהיית מצפה. הוא מסדר אותן מחדש כך שתפספסו הודעות חדשות שלא יופיעו למעלה!!). ועוד:

בעיקרון – למרות מה שחושבים – גימייל לא מגן עליך מוירוסים. כדי לראות איך ניראת הודעה שמכילה וירוס בג'ימייל (לפעמים ההודעה תהיה קטלנית) ראו http://udicomputerservices.com/%D7%90%D7%99%D7%9A-%D7%A0%D7%99%D7%A8%D7%90%D7%AA-%D7%94%D7%95%D7%93%D7%A2%D7%AA-%D7%9E%D7%99%D7%99%D7%9C-%D7%94%D7%97%D7%A9%D7%95%D7%93%D7%94-%D7%9B%D7%95%D7%99%D7%A8%D7%95%D7%A1/

רזומובסקי
Guest

אחלה כתבה.

sara
Guest

איך מחזירים את GMAIL להגדרות ברירת מחדל?

Liron Porat
Guest

תודה רבה רבה על כל הטיפים :)
מצרפת עוד כמה שאספתי כאן: https://goo.gl/tWp4j7

wpDiscuz

תגיות לכתבה: